AUTOEVALUACIÓN E. F. I. G. EN LA METODOLOGÍA DEL CAMBIO

1.-INTRODUCCIÓN.-

Leer en mi nuevo blog el post:

http://actualidadempresa.com/la-autoevaluacion-e-f-g-en-la-metodologia-del-cambio/

Como continuación del articulo de mi blog tituladoLa organización del proceso de cambio empresarial presento una metodología propia , publicada en 1999 en los Cuadernos de Management nº 90 de la revista Nueva Empresa , que sirve para realizar un proceso de cambio en una organización empresarial y que esta basada en la aplicación del análisis DAFO y autoevaluaciones con la filosofía EFQM y su interrelación con las 7S  y el C.M.I. (cuadro de mando integral de Kaplan).

Para una mejor comprensión de este artículo  recomiendo la lectura del post titulado: ” La E.F.Q.M. :modelo europeo de autoevaluación de la gestión empresarial”

2.-ANÁLISIS DAFO-FODA.-

El análisis DAFO debe realizarse para cada cambio previsto en el Proceso de Cambio,  contrastándolo con la situación existente en cada una de las 7S.  Es posible agrupar los cambios que tienen una naturaleza similar, un mismo enfoque o cuyo éxito depende de una misma fuerza dinámica, con el fin de aplicarlo el Test de manera conjunta.

Es evidente la necesidad de efectuarse cambios organizativos periódicos para superar la turbulencia de los cambios a los que la empresa está sometida. La sensibilidad a los cambios al entorno varia con la posición que tenga la empresa en el mercado, siendo el móvil de la necesidad de cambio la combinación de varios factores externos e internos como principales causas.

Como factores externos podemos citar el mercado, la competencia, la innovación tecnológica, la legislación, y la sociedad y sus modos de vida, además de las modificaciones que puedan surgir en la composición del accionariado que podrían variar los objetivos de la empresa drásticamente.

En cuanto a los factores internos tendremos el propio desarrollo de la empresa, cuyo crecimiento entraña cambios sustanciales en su estructura organizativa, y todo lo concerniente a la visión de futuro de la dirección.

Con el análisis  se pondrá determinar:

  • Cuales son las verdaderas posibilidades que tiene una empresa de implantar el cambio
  • Tomar conciencia sobre la existencia de barreras que podrían impedir o afectar negativamente la implantación del cambio y cuáles son sus dimensiones.
  • Explotar más eficazmente los factores positivos y neutralizar o eliminar los efectos negativos.

Seguidamente se adjunta un ejemplo de un análisis DAFO efectuado en una empresa donde se cruzan las amenazas y oportunidades con las fortalezas y debilidades para terminar sintetizando en los factores clave de éxito que acabaran definiendo las estrategias básicas o esenciales que habrá que desarrollar para alcanzar la excelencia en la gestión.

Del estudio del entorno o análisis externo podremos deducir las amenazas y oportunidades y de la visualización de la situación interna de la propia organización comprobaremos los vectores que ofrezcan fortalezas o debilidades a la competitividad de la empresa.

Asimismo del cruce entre amenazas y debilidades obtendremos las estrategias defensivas, del de debilidades con oportunidades las estrategias adaptativas, del de amenazas y fortalezas las estrategias reactivas y de oportunidades con fortalezas las estrategias ofensivas. Al final  obtenemos 6 factores clave de éxito que podremos valorar según su importancia y urgencia de aplicación.

Descargar analisis_DAFO

3.-LOS FACTORES E.F.I.G.

Por otro lado, para facilitar el análisis del nivel de cambios necesarios, propongo la utilización de 7 Factores Dinámicos de Gestión (F.D.G.), basados en el “esquema de las 7 S” descrito por T.J. Peters y R.M. Watermann en su libro “En busca de la excelencia” (1982),de donde tenemos los agentes facilitadores del cambio o Factores Dinamicos de Gestion,  así como el concepto del “Balance Scorecard” (BSC) de  R.J. Kaplan y D.P. Norton (1.992) o posteriormente llamado Cuadro de Mando Integral (C.M.I.), de donde obtengo cinco indicadores de resultados y estrategia, a los que llamo Ratios Indicadores de Gestión (R.I.G.).

Estas “7S de McKinsey”: Shared , values,  skills,  strategy, structure, systems, staff y style,  las podemos traducir como: cultura empresarial, competencias o aptitudes esenciales, estrategias básicas, estructura y recursos, sistemas y procesos, gestión del personal y estilo de gestión o dirección. Ver los artículos sobre “ el sistema empresarial en el siglo XXI” y la gestión del cambio”.
Estos factores están interrelacionados, influyéndose unos con otros por vía directa o indirecta, de manera que en la mayoría de las veces no tiene sentido actuar sobre alguno aisladamente porque no se obtienen resultados sostenidos. Es preciso actuar sobre el conjunto, si bien la ponderación de cada factor puede ser distinta según la  naturaleza de la organización, fines, actividad, etc. En las  representaciones  de powerpoint que se adjuntan  se representa la interrelación entre las 7 F.D.G. junto al C.M.I. y sus 5 R.I.G. con respecto al sistema E.F.I.G. basado en la metodología mencionada.

Descargar EFQM_7S_CMI

Descarga Puzzle F.D_R.I.

Los F.D.G. deben ser armónicos y coherentes entre sí, sirviendo de equilibrio de la propia gestión empresarial, necesitándose de todos para alcanzar la excelencia. Como modelo a alcanzar se prevén  20 conceptos clave en los F.D.G, que son  actitudes clave por cada factor F.D.G., cuya cumplimentación conduce inexorablemente a una excelente gestión, por lo que, pueden utilizarse como valores clave para evaluar las fuerzas positivas de la organización que ayudan a la consecución de los objetivos-meta fijados, cuyo control se efectúa por medio de los R.I.G. mencionados.

Ver el articulo de mi blog La organización del proceso de cambio empresarial”

La metodología empleada consiste en una asignación de la puntuación de los F.D.G. y R.I.G., sobre la base del grado de cumplimentación y su utilización en el caso de los factores y al grado de excelencia de los resultados y su importancia en el caso de los ratios.

5.-PUNTUACIÓN DE LA EVALUACIÓN E.F.I.G..-

1.LOS FACTORES DINÁMICOS

Se evalúan en base a dos premisas:

  1. El grado de cumplimentación en el factor utilizado
  2. El grado de respuesta del mismo

FACTOR                                                        UTILIZACION                                                                                PUNTUACIÓN
Anecdótico o sin añadir  valor          No hay evidencia de uso efectivo                                                            0%

Hay alguna evidencia del uso

Aplicado en aproximadamente el 25% de las actividades relevantes                                                             25%
Utilización  de su prevención
Sujeto a revisiones ocasionadas
Algo utilizada en operaciones normales

Evidencia de uso sistemático

Aplicado en prácticamente el 50% de las áreas o actividades relevantes y de sistemas de prevención   50%

Sujeto a revisiones regulares
Integración en las operaciones normales y en proceso de aplicación bien establecido

Clara utilización sistemática y prevención

Aplicado en el 75% de las áreas                                                                                                                                        75%

Evidencia de la mejora del negocio a través de ciclos de revisión

Buena integración del factor en las operaciones normales y en la planificación

Clara evidencia de su utilización sistemática

Aplicado al 100% en todas las áreas y actividades relevantes  y de sistemas basados en la prevención   100%

Clara evidencia de la mejora de la efectividad del negocio a través de ciclos de revisión

El factor esta totalmente integrado en los modelos de trabajo normal

Se podría utilizar como modelo de aprendizaje por otras organizaciones

2. – LOS INDICADORES DE RESULTADOS
Se evalúan en base a dos factores:

  • El grado de excelencia en los resultados
  • El alcance de estos resultados

RESULTADOS                     ALCANCE                                                                           PUNTUACIÓN
Anecdótico.

Afectan a pocas áreas y actividades relevantes                                                             0%

Procedimiento no existente.

Todos los resultados son negativos
Algún resultado satisfactorio

Alcanzaran algunas áreas y actividades                                                                        25%
Hay tendencias positivas de mejora en algún resultado

Realización satisfactoria en la mayoría

Los resultados alcanzan a muchas áreas  y actividades                                           50%

de las áreas (en un período mínimo de 1 año)

Tendencia fuertemente positiva
Se comprenden los motivos causas de las tendencias negativas

Buenos resultados en la mayoría de las áreas

Los resultados alcanzan a las áreas más relevantes                                                 75%

Tendencia fuertemente positiva (mínimo durante 3 años)

Las tendencias negativas son corregidas con planes de acción

Excelente resultados en todas las áreas

Los resultados alcanzan a todas las áreas y actividades relevantes                   100%

Fuertes tendencias positivas (mínimo 5 años)

Indicaciones  positivas de que la posición de liderazgo va a ser excelente

Para su análisis, se utilizan unas listas de preguntas de comprobación para cada F.D.G. y R.I.G. estipulados, evaluándolos y viéndose el nivel de gestión del cambio en la dirección, detectándose sus puntos fuertes y las ventajas clave que den competitividad a la empresa.  Asimismo, se obtienen las carencias y debilidades que debieran ser corregidas, comprobándose la armonización entre la cultura empresarial, su estrategia y el cambio estructural a realizar.

Seguidamente adjuntamos en powerpoint 7 cuestionarios para la evaluacion de los factores dinámicos de gestión (F.D.G.), como agentes facilitadores del cambio, a saber:

Descarga Evaluar_Estilo
Descarga Evaluar_ Cultura
Descarga Evaluar_Competencias
Descarga Evaluar_Estrategia
Descarga Evaluar_Estructuras
Descarga Evaluar_RRHH
Descarga Evaluar_Procesos

A continuación adjuntamos en power point 5 cuestionarios  para la evaluación de los ratios indicadores de gestión(R,I,G,), como indicadores de los resultados obtenidos.

Descarga Evaluar_IR_personal
Descarga Evaluar_ IR_clientes
Descarga Evaluar_IR_sociedad
Descarga Evaluar_IR_mejoras
Descarga Evaluar_IR_resultados

La ponderación utilizada en la evaluación  E.F.I.G. (evaluación de los factores e indicadores de gestión) es similar a la E.F.Q.M. de la Comunidad Europea y al Plan PREMIE de la Diputación Foral de Vizcaya, con la salvedad de haber potenciado especialmente la R.I.G. referente a la satisfacción del personal (15% en lugar del 10%) al considerarla mas decisiva en las empresas de tamaño mediano y pequeño.

Descarga factores_evaluacion

En el esquema sobre las” comparaciones entre sistemas de evaluación “, se puede comprobar la composición de los sistemas de evaluación E.F.Q.M., PREMIE, orientado hacia las pequeñas empresas (PYMES) y el propuesto por el autor E.F.I.G., partiendo del sistema de las 7 S.

Descargar comparaciones

Para finalizar el proceso de autoevaluacion de los factores  e indicadores de gestión se debera  representar en una tabla las puntuaciones totales obtenidas evaluando las 10 preguntas  de cada cuestionario de evaluacion para obtener la puntuación media y los puntos alcanzados al ser debidamente ponderados. se puede fijar un minimo de 500 puntos como objetivo minimo y un maximo de 1.000. Seguidamente se adjunta un ejemplo de la tabla mencionada.

Descarga  ejemplo_evaluacion

La obtención de un buen clima laboral con afán de compromiso y movilización del personal, en el logro de los objetivos estratégicos consensuados, permitirá la colaboración en la mejora de procesos, que redundará en una reducción de los costos y una mayor satisfacción de los clientes, con lo que se incrementarán las ventas, con la consecuencia de alcanzarse unos resultados económico-financieros satisfactorios para los accionistas e indirectamente para el entorno socioeconómico.

Una ayuda a la utilización de esta metodología y su análisis se puede plasmar    utilizando un cuadro que represente  la situación de la organización empresarial con respecto a sus factores dinámicos de gestión  desglosados en los  20 conceptos clave  comparados con los recursos existentes, preguntándose ¿que somos? ; con los objetivos que pretendemos alcanzar o ¿que queremos ser? , así como con   la necesidad de nuevos recursos contestando a ¿que necesitamos para lograr los objetivos deseados?.Como ejemplo aplicado a una empresa del sector de la consultoría adjuntamos la siguiente representación powerpoint

Descarga analisis_necesidades
El lector ya habrá inferido que actuar eficientemente sobre el conjunto de los “factores dinámicos” no será fácil, ya que apelamos a valores, creencias, ritos, prácticas, comportamientos y conductas de personas y/o de grupos; por tanto, difíciles de modificar, máxime si están muy arraigadas en la empresa.

El problema aparecerá cuando no se actúe, se haga con demora, insuficientemente o de manera intermitente. Las organizaciones que no resuelven satisfactoriamente y a tiempo los requerimientos prescritos son organizaciones inadaptadas al entorno que las alimenta y, por tanto, abocadas a la crisis.

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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