LA DIRECCION ES COMUNICACIÓN

NOTA.-

Leer los siguientes artículos de mi nuevo blog:

http://actualidadempresa.com/era-de-la-comunicacion-y-el-conocimiento/

http://actualidadempresa.com/la-comunicacion-cataliza-el-conocimiento-creando-competitividad/

http://actualidadempresa.com/la-comunicacion-total-definicion-y-estructura-organizativa/

http://actualidadempresa.com/la-comunicacion-y-su-importancia-en-la-empresa/

http://actualidadempresa.com/direccion-de-organizaciones-empresariales/

1.-La actividad gerencial.-

Contrariamente a lo que suele decirse la finalidad de una empresa no es la maximización del beneficio, ni tampoco obtener un beneficio de la inversión. El beneficio no es una causa sino un efecto: el resultado del rendimiento dela empresa en el terreno de la comercialización, de la innovacion y de la productividad. El beneficio es un control por retroalimentación o feedback.
Es falso pensar que, para que una empresa sea excelente, tiene que maximizar el beneficio. La realidad es que una empresa debe aplicar sistemas y tener una estructura tal que funcione con eficacia, con lo que el resultado, el subproducto obtenido, es el beneficio.
La empresa de negocios tiene fines genéricos que le son propios, a saber:

  • Poner a disposición de la sociedad productos o servicios útiles para las personas
  • Crear riqueza mediante la generación del suficiente valor económico añadido (V.A.) y su adecuado reparto
  • Promover el desarrollo personal de quienes trabajan en la empresa.
  • Garantizar la continuidad de la empresa.

En toda empresa las actividades que se realizan no se llevan a cabo de cualquier manera, puesto que, si así ocurriera, seria prácticamente imposible que la empresa alcanzase sus objetivos. El modo como se llevan estas actividades es el proceso de dirección general o la actividad gerencial. Este proceso esta integrado por diferentes especialidades que fundamentan la propia dirección empresarial, con una visión integral de la misma. Dichas especialidades consistirán en:
-La formulación de estrategias, compuesta de sus análisis y diagnósticos, que permiten la planificación de la situación futura que se plantea alcanzar la empresa.
-La gestión de los recursos humanos, en cuanto a la cultura organizativa, que desarrolle en el personal pautas de comportamiento y actuación acordes con la misión de la empresa, y en cuanto al fomento de la formación, promoción y motivación del personal.
-La gestión de las operaciones de producción, marketing y finanzas, que permiten su funcionamiento en cuanto a la fabricacion y comercialización de los productos o servicios, así como el control financiero de la empresa.
-La gestión de los sistemas relacionados con el diseño de la estructura organizativa y de los sistemas de información, que faciliten las relaciones internas y externas de la empresa.
A continuación se representa en una diapositiva power point la visión integral de la organización empresarial.

Descarga  vision_integral

Para asumir con éxito la dirección en una actividad empresarial  es necesario que el ejecutivo al mando se base en su propia intuición, experiencia y conocimientos, es decir, que las decisiones empresariales tienen que salir de dentro de uno mismo, a manera de amalgama de todo lo que haya aprendido, aplicada a los hechos de la situación o del problema en estudio.
Lo que es importante es la fe y confianza en un equipo directivo unificado, avanzando todos con la mayor rapidez posible hacia un conjunto común de objetivos aceptados por todos.
Para dirigir una empresa se empieza por los fines y luego se hace lo necesario para conseguirlos, valiendo un solo criterio para juzgar a una empresa, a su director y a todo el equipo directivo: el resultado. La rentabilidad realmente es el crecimiento y prosperidad sostenida a lo largo de un periodo prolongado pese a las incertidumbres de los negocios. En la empresa siempre hay problemas y el deber del consiste en resolverlos.
En una organización empresarial se puede identificar la necesidad de la disposición de  los siguientes elementos :

  • La presencia de una meta final u objetivo principal común, es decir, una misión empresarial en base a la cual se constituye una organización.
  • Un conjunto de personas y de medios, es decir, los recursos humanos y materiales que se establecen en función del objetivo común prefijado.
  • Un esfuerzo combinado, de manera que combine sus recursos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
  • Un sistema de dependencias y de relaciones que consiga coordinar todos los esfuerzos del total de recursos hacia la consecución del objetivo, para lo cual se definen las funciones, relaciones jerárquicas, procedimientos, sistemas y normas de disciplina.

La razón de ser y la existencia de una organización dependen estrechamente de la presencia de los cuatro elementos mencionados, y de su combinación de la manera mas adecuada, en relación a las condiciones ambientales externas en que esa organización se encuentre viviendo y actuando. Del equilibrio de los cuatro elementos entre si y de la manera en que se combinan en relación con la situación exterior, depende la supervivencia de la organización, de tal forma que al producirse cambios en la situación exterior, deben seguirse cambios adecuados en los citados elementos, para mantener la organización eficiente, por otra parte, al variar alguno de los cuatro elementos, debe efectuarse la oportuna adaptación de todos los demás.

2.-La dirección empresarial y sus fases.-

La definición de dirección no es nada fácil, entre otras cosas , por que el termino dirección es usado para diversos conceptos, a saber:

  • El proceso de dirección dentro de una organizacion
  • La actividad de dirigir
  • El conjunto de ejecutivos encargados de la actividad de dirección
  • El órgano u órganos de la empresa o grupo organizado en el que reside el poder de dirección
  • El conjunto de conocimientos y experiencias referentes a la actividad de dirigir

De todas las numerosas definiciones que se han sucedido históricamente, al final me atreví a establecer mi propia definición, a saber: “ La dirección es un proceso social de adaptación de los recursos de una organización, a través de un plan lógico de acción, que consiga con la máxima productividad y rentabilidad, el mantenimiento de la misión-objetivo consensuada en dicha organización.”
La responsabilidad primordial de la dirección es maximizar el rendimiento de la organización , a fin de alcanzar las metas establecidas.
Recomiendo leerse el post de mi blog titulado “ la eficiencia y eficacia”
Los indicadores que miden el rendimiento o funcionamiento de la organización son:

  • EFICACIA: la medida en que una organización cumple los objetivos establecidos
  • EFICIENCIA: la medida en que una organización usa sus recursos para alcanzar los objetivos organizativos.
  • La PRODUCTIVIDAD de una organización se refleja en el ratio: RESULTADOS/RECURSOS

La dirección es un proceso compuesto de cinco funciones o actividades secuenciales tendentes a alcanzar los objetivos organizativos, a saber:

  1. –PLANIFICACIÓN . Determinar los objetivos organizativos, decidir los recursos para alcanzarlos y fijar los planes de acción necesarios. La planificación puede ser a corto y largo plazo, derivándose de los objetivos a corto y medio o largo plazo de las actividades. Planificar supone un abanico de posibles soluciones a los problemas, siendo importante alentar la creatividad de los planificadores  y la aplicación de sistemas que faciliten la toma de decisiones.
  2. –ORGANIZACION : Definir las actividades organizativas , asignar sus recursos humanos y formular las lineas de autoridad y responsabilidad. Para lograr el éxito es necesario estructurar la organización sobre una base de orientación hacia los resultados y metas establecidos. Dentro del concepto de organización, deberán definirse las características del personal necesario y sus lineas de actividad , responsabilidad, dependencias y relación con otros miembros de la organización y el entorno. Es importante utilizar la descentralizacion, la delegación y la configuración de agrupaciones al máximo, con el fin de potenciar una estructura mas comunicativa y flexible, procurando encauzar adecuadamente la estructura informal que, casi seguro, existirá en la empresa.
  3. –COORDINACION .Liderar al personal motivándolo y estableciendo mecanismos de comunicación entre las áreas de la organización, sincronizando y dirigiendo las actividades y los recursos para la consecución de los objetivos. Para facilitar la coordinación se utiliza la formación de comisiones o agrupaciones de ejecutivos u otros empleados, que propician la gestión participativa
  4. –CONTROL . Establecerlos cuadros de mando que permitan comparar las pautas establecidas con las reales alcanzadas y preparar acciones correctivas necesarias. En el caso del control es necesario fijar las normas de actuación, que permitan la comparación de los resultados reales con dichas normas, para proceder a las acciones correctoras pertinentes. Es conveniente que se establezca un cuadro de mando operativo, que permita a la dirección controlar las desviaciones y establecer los planes de acción que permitan la continuidad competitiva de la empresa.
  5. –EJECUCION : Esta actividad , aunque no sea específicamente una fase, es la acción de mandar, ordenar, dirigir en resumidas cuentas, la ejecución de los programas y planes establecidos, lo cual exige evidentemente una capacidad de mando y comunicación en la dirección.

Todas estas fases, perfectamente diferenciadas en teoría, en la realidad están estrechamente unidas y ligadas la una con la otra. Los ciclos de acción siempre se suceden en el mismo oren de planificación, organización, ejecución, coordinación y control. En ningún caso se puede organizar si antes no se ha planificado, ni se puede controlar si falta la organización y la ejecución. Al final, al proceder al control se cierra el ciclo para empezar de nuevo si hay modificaciones o correcciones que realizar.
Seguidamente adjunto una diapositiva power point donde se representa el procedimiento mas idóneo para efectuar un trabajo de consultoria en  una empresa de tamaño medio o pequeño ( PYME).

Descarga  direccion_PYME

En este caso ,las fases del proceso de asesoría las podemos definir de la forma siguiente:

  • 1.Estudio y diagnosis de la PYME: Analizar la misión, estructura, recursos y rentabilidad del negocio, con respecto a su coyuntura, entorno, mercado y competencia.
  • 2.Desarrollo de la metodología gestionada : Adaptar y desarrollar las técnicas y métodos de gestión mas eficaces a la propia empresa y su evolución futura, creando un marco o cuadro de mando adecuado.
  • 3.Control de gestión . Establecer una metodología de utilización, con los correspondientes análisis de desviaciones en los parámetros de gestión y mando prefijados.
  • 4.Planificación estratégica: Fijar los planes de acción que sirvan para mantener la rentabilidad de la empresa y sus objetivos estratégicos, reaccionando con prontitud y eficacia a las tendencias detectadas y a las posibles amenazas del entorno, logrando una mejora de la competitividad en continuidad.

3.-El concepto de la  comunicación.-

Cada vez que se ha producido un incremento substancial de tráfico de comunicación, se ha producido inmediatamente después un cambio de civilizaciones incremento actual de comunicación es el más grande de todos cuantos se han registrado hasta ahora. El cambio cultural que puede producir también será el más importante de todos y se producirá a gran velocidad, durante los próximos 20 años. Leer en este blog los posts que tratan sobre:La comunicación total como sistema de organización” y El sistema empresarial en el siglo XXI”
La revolución de la comunicación producirá profundos cambios culturales, sociales, políticos y económicos. Por lo tanto, todas las instituciones sociales deberán transformarse para poder enmarcar adecuadamente la actividad. La comunicación se intensifica porque la nueva tecnología rompe barreras que hace solo pocos años eran insalvables. Es evidente  que la evolución de la civilización ha sido catalizada por el progreso de la comunicación en el mundo siguiendo sus dos campos de desarrollo de la comunicación entre las personas: los adelantos llamémosles físicos e  intelectuales.
Los adelantos físicos se refieren a aquellas tecnologías e inventos que han revolucionado el transporte físico de las personas en el menor tiempo posible, con lo cual han fomentado la comunicación personal de manera enormemente positiva. Así tenemos : la rueda, las embarcaciones, el timón de popa, la brújula, el ferrocarril, el aeroplano, el coche, los trenes de alta velocidad, los reactores, la lanzadera espacial,…etc.
Como adelantos intelectuales se consideran aquellos inventos innovadores que revolucionaron el avance y transmisión del conocimiento entre las personas, facilitando la divulgación de las ideas y su comunicación hablada o escrita. Por ejemplo tenemos: la escritura, el papel, la imprenta, la fotografía, el telégrafo, la radio, la televisión, los ordenadores, el fax, el video, la telefonía móvil, Internet,…etc.

Podemos decir que:  “LA COMUNICACIÓN CATALIZA  EL CONOCIMIENTO CREANDO COMPETITIVIDAD”
El progreso de la humanidad  y sus civilizaciones, por tanto, se han basado en el incremento de la comunicación física e intelectual que han hecho mezclarse las razas, las  ideas, los conceptos, las culturas y las civilizaciones, de tal manera que esa fusión ha producido emulsiones de nuevas ideas y conceptos  innovadores que al aplicarse han producido saltos cualitativos en el progreso de la raza humana.
Es decir que la comunicación ha actuado y actúa como revulsivo y catalizador de los conocimientos para impulsar con su contacto la globalización de nuevas visiones  e ideas que en el mundo empresarial y económico han incrementado  e incrementan la competitividad y ventajas competitivas entre civilizaciones, naciones y organizaciones empresariales. La historia de la humanidad y sus civilizaciones nos enseña la relación e importancia que tiene la comunicación física e intelectual entre las personas para potenciar exponencialmente su progreso en conocimientos y en consecuencia su calidad de vida.
Las condiciones para un cambio cultural  se pueden materializar entre 2010 y 2025, y serán el resultado de la actual revolución de la comunicación. La magnitud de esos cambios es proporcional al incremento de la comunicación, con lo  que  un gran incremento de la comunicación producirá un gran cambio cultural. Como sea que la revolución de la comunicación se está desencadenando a gran velocidad, su impacto cultural debe producirse igualmente muy deprisa.  La capacidad para asimilar dicho cambio cultural en profundidad dependerá  de  la cultura en la que cada uno de halla inmerso y  del entorno socio-económico en el que cada cual se desenvuelve., de manera que el entorno económico y cultural puede favorecer los cambios, pero también puede entorpecerlos. Tendremos que en el caso de las culturas propias de las regiones en desarrollo  evolucionaran  más lentamente,y si se trata de las culturas más rígidas y menos dinámicas,  las perspectivas son aun peores.  Luego existe el peligro de que se produzcan tensiones internacionales graves entre las distintas áreas culturales,  necesitándose  culturas que estimulen el cambio y, al mismo tiempo, que ayuden a asimilarlo.

¿Qué se entiende por comunicación?: la comunicación puede entenderse como un intercambio, interrelación, como diálogo, como vida en sociedad, todo ello relacionado indiscutiblemente con las necesidades productivas del hombre y no puede existir sin el lenguaje. Comunicación es pensamiento compartido y no puede existir pensamiento sin palabra.
Comunicación proviene de la palabra latina Communis, que significa común, por tal motivo al comunicarse, se trata de establecer una comunidad con alguien.
A través de símbolos (gráficos o verbales) se emite un mensaje por medio de un canal hacia un receptor, en un esfuerzo por compartir la información. Este mensaje debe incluir códigos que sean comunes tanto al emisor como al receptor para que el objetivo del acto de emisión del mensaje se cumpla, o sea, para hacer eficaz la comunicación.

Hemos visto anteriormente  las cinco disciplinas : Planificar, Organizar, Mandar, Controlar y Coordinar,  para lograr una eficaz gestión en la dirección de empresas. A nada que nos esforcemos, veremos como en todas  lo imprescindible es la riqueza en alcanzar un alto grado de comunicación leal y sincera.
En el caso de PLANIFICAR, hay que desarrollar planes de acción que se derivan de los objetivos a corto y medio plazo  que se fijan buscando soluciones a los problemas y desarrollando diversas alternativas. Por tanto es necesaria una clara participación de todos los elementos de la organizacion para tomar las decisiones adecuadas y establecer unos objetivos participativos con una fuerte motivación.
Con respecto a ORGANIZAR, hay que lograr una estructura organizativa bien conjuntada, fijando adecuadamente el organigrama, funciones, relaciones jerárquicas y responsabilidades del personal. La organización se basa en una fluida comunicación de las normas y procedimientos establecidos, de forma que estén sujetos a una mejora de los mismos en continuidad, manteniéndose en correcto funcionamiento en el transcurso del tiempo.
En cuanto a la acción de MANDAR o dirigir, es reconocida la importancia de una buena comunicación , para ser un jefe-líder, que transmita con coherencia sus ideas, ordenes y objetivos a sus subordinados, manteniendo un buen dialogo con los mismos. Asimismo deberá ser capaz de seleccionar al personal y saber delegar, ademas de formarlos en continuidad, para lo cual deberá utilizar su capacidad de comunicación con eficiencia.
También la COORDINACION y el CONTROL , se fundamentan especialmente en la comunicación, fijando de forma participativa las normas de actuación y control, y potenciando al máximo los lazos de comunicación que faciliten el trabajo en equipo y la comunicación entre departamentos, incluso formando grupos de trabajo adecuados.
En resumen, que para dirigir hay que ser un líder de la comunicación activa y pasiva, es decir, saber exponer sus deseos y conocimientos y saber escuchar y recapacitar sobre las ideas, criticas y colaboraciones que se reciban de los subordinados.
Un buen director ademas debe tener muy claro que una de las mas importantes misiones que tiene es la de fomentar la comunicación en su organización, evitando todas las barreras que existan, cambiando la actitud del personal y ayudando con medios técnicos y organizativos al incremento de la comunicación interna y con el exterior de la empresa.
A resaltar, que  se pueden identificar cuatro papeles o interpretaciones que los directivos suelen realizar en el ejercicio de sus funciones. Dichos roles son :

  1. -RELACIONES INTERPERSONALES: Ejercitar su liderazgo y capacidad de comunicación y coordinación de actividades con personas fuera de su propia jurisdicción
  2. -TOMA DE DECISIONES . Desarrollo de estrategias de negocios, asignación de recursos, resolución de conflictos organizativos y otros procesos de negociación interna y externa.
  3. -PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION :Recepción, asimilación, recopilación y comunicación o difusión de la información interna y externa que maneja y recibe la organización.
  4. -PRODUCCION: Dirección de las necesidades operativas de la organización, fijando, ejecutando y controlando los presupuestos, planes de acción y corrección adecuados.

Es decir, que las funciones especificas de Planificar, Organizar, Coordinar y Controlar, junto a la necesaria Ejecución, siguen teóricamente validas, aunque la realidad cotidiana es que los directores generalmente no planifican y organizan sus actividades de dirección, sino que reaccionan ante los hechos o situaciones que afectan a su organización, lo cual se agrava en un medio en constante cambio como sucede en los tiempos actuales.
Luego, es necesario concebir la función de dirección a partir de lo que realmente hacen las personas responsables de la dirección, es decir, los papeles  o roles anteriormente descritos. Esta concepción de la dirección como un conjunto de papeles y actividades desarrolladas por los responsables de guiar la organización hacia el logro de sus objetivos refleja mucho mas adecuadamente la compleja realidad cotidiana de la mayoría de las organizaciones, debiendo actuar la dirección simultáneamente en los distintos subsistemas organizativos descritos.
Es decir, que podemos establecer una relación directa entre cada uno de los subsistemas de la organización y cada uno de los roles o papeles que el o los responsables de la dirección desempeñan., con lo que podremos conjuntar la visión integral de la empresa, anteriormente representada , con el subsistema de relaciones empresariales presentando sus interrelaciones en la diapositiva power point que seguidamente adjunto:

Descarga  subsistemas_relaciones

Se recomienda leer el post de mi blog titulado El sistema empresarial en el siglo XXI”.
Ateniéndonos a las “ 7 S “ de Mc Kinsey como actividades mas características de la dirección de empresas. Los primeros tres elementos: estrategia, estructura y sistemas, se consideran el hardware de la empresa, mientras que los cuatro restantes son el software: estilo, personal, conocimientos y cultura. Leer el libro “En busca de la excelencia “.
Mc Kinsey añadió los elementos software estudiando las empresas excelentes de U.S.A. , descubriendo que sus puntos fuertes estaban fuera de la estrategia escogida para alcanzar el fin común y los objetivos clave, el diseño de la estructura organizativa adecuada para llevar a cabo dicha estrategia y los consiguientes sistemas de información, planificación,control y retribuciones para realizar optimamente el trabajo.
Estos cuatro elementos adicionales son:

  1. El estilo: el personal comparte un estilo común de pensamiento y comportamiento
  2. El personal : se dispone de un personal capacitado, perfectamente entrenado y con las tareas adecuadas debidamente asignadas.
  3. El conocimiento : todo el personal posee los conocimientos necesarios para llevar adelante la estrategia de la empresa.
  4. La cultura empresarial : De forma que sean compartidos por todo el personal  la misión y los mismos objetivos y valores estipulados.

Posiblemente las columnas para una organización eficaz, en el principio del siglo XXI, sean las “ 4 C”, a saber.

  1. -La CULTURA que debe ser creada por un directivo con capacidad de liderazgo.
  2. -La CREATIVIDAD fundamentada en la potenciacion de la innovacion, para dar satisfacción a los clientes.
  3. -La COMUNICACIÓN creando una estructura organizativa que la facilite al máximo
  4. -El CONOCIMIENTO basado en la formación en continuidad del personal y su   evaluacion, reconociendo su creatividad y capacidad de comunicación, debidamente ponderadas.

Seguidamente adjunto una diapositiva power point que fundamenta especialmente dos de estas columnas como pilares para realizar el cambio en continuidad en las organizaciones empresariales inmersas en la vorágine de los cambios de la época en que vivimos.

Descarga   pilares-cambio

La necesidad de la empresa de comunicarse con los miembros de su organización y gestionar la información que circula de manera interna por la misma ha ido cobrando reconocimiento de manera que se le asigna a la función de comunicar múltiples objetivos relacionados con la satisfacción de las necesidades de los empleados o con el logro de objetivos finales como la rentabilidad o productividad de la misma. En pocos años se ha elevado la comunicación interna a la categoría de función directiva, se le ha dotado de ubicación física en la empresa y asignado presupuestos y capital humano en la medida en que se han diversificado las funciones asignadas.
Las relaciones  que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio  se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella.
Por estas razones, toda institución que se respete,  debe priorizar dentro de su estructura organizacional  un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos  que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan  hacia su área de influencia. Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración  y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
La comunicación cumple una serie de funciones dentro de la institución como: proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad.
Para que la comunicación  sea efectiva dentro y fuera de la organización esta debe ser:

  • Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al medio más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como externo.
  • Evolutiva: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una organización.
  • Flexible: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.
  • Multidireccional: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.
  • Instrumentada: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación sea efectiva.

“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”. Estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por ejemplo:
1.Comunicación escrita: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información.  Esta puede darse a través de:

  • Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.
  • Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización.
  • Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal
  • Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad de la organización.
  • Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.
  • Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para los públicos internos y externos de la organización.

2.Comunicación masiva: Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de:

  • Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados dentro de la organización para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento preliminar parra estructurar la comunicación interna; ahí se puede aplicar una conversación especifica para determinar los elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.
  • Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde sé retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.
  • Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en la comunicación  no verbal.

La comunicación organizacional se entiende también como: “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”.
Desde el anterior enfoque la comunicación organizacional se mira en cinco perspectivas:
1.COMUNICACIÓN INTERNA: Son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización.
2.COMUNICACIÓN EXTERNA: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.
3.RELACIONES PÚBLICAS: Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización.
4.PUBLICIDAD: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.
5.PUBLICIDAD INSTITUCIONAL: Se considera como una herramienta de las relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización.

La comunicación puede tener dos acepciones:
1.El proceso de intercambio de información. Constituye un reflejo, más o menos fiel de la realidad. Abarca documentos impresos, videos, fotografías, un disco magnético (cualquiera que sea su contenido)  etc. Incluye el traslado físico de soportes como periódicos, revistas, fotos, discos compactos o casettes). Una información interviene en comunicación cuando el mensaje además de ser significativo para el sujeto, propicia un cambio de actitud definitiva o temporal.
2.Comunicación social. Donde lo primario no es lo físico, sino los procesos intelectuales para hacer llegar la información hasta las personas receptoras. A través del proceso de comunicación social se trasmite el resultado de la actividad de los hombres y desde sus orígenes posibilitó la transmisión de ideas, pensamiento y experiencias vividas, pero también de los conflictos, necesidades y las aspiraciones de los hombres.

4.-Elementos de la comunicación:

1.-emisor: Fuente que elabora y emite el mensaje, que proporciona la información. Puede ser un individuo, un grupo social, un país, etc.
2.-mensaje: Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El mensaje es el contenido de la comunicación. En el modelo, el mensaje lleva implícito su elaboración sobre la base de un sistema de signos que sirven de elementos portadores, comprende el tema la racionalización de lo que se dice en torno a ese tema y la forma en que se expresa.
Todo mensaje lleva también un sistema de valoraciones que el emisor ha plasmado en la selección del tema y en el tratamiento de este. Esto supone una escala de valor que se quiere trasmitir. El proceso de estructurar un mensaje sobre la base de signos disponibles lo denominamos codificación.
Además, los requisitos que debe contener un mensaje con el fin de que no exista deformación de lo que realmente se quiere trasmitir son:

  • Credibilidad: La comunicación establecida por el mensaje presentado al receptor, sea real y veraz, de manera que éste descubra fácilmente el objetivo de nuestra labor y elimine actitudes pre- concebidas que deformarían la información.
  • Utilidad: La finalidad de nuestra comunicación será dar información útil que sirva a quien va dirigida.
  • Claridad: Para que el receptor entienda el contenido del mensaje será necesario que la transmitamos con simplicidad y nitidez.
  • Continuidad y consistencia: Para que el mensaje sea captado, muchas veces es necesario emplear la repetición de conceptos, de manera que a base de la continuidad y consistencia podamos penetrar en la mente del receptor para vencer las posibles resistencias que éste establezca.
  • Adecuación en el medio: En el proceso para establecer comunicación con los receptores en una organización será necesario emplear y aceptar los canales establecidos oficialmente, aun cuando estos sean deficientes u obsoletos.
  • Disposición del auditorio: Es válido el siguiente principio: la comunicación tiene la máxima efectividad, cuando menor es el esfuerzo que realiza el receptor para captar. De tal manera, una comunicación asequible dispone al auditorio a captar la noticia, una forma oscura, que implique grande esfuerzos por parte del receptor, lo predispone negativamente a los mensajes. Un acto de comunicación entre dos personas es completo cuando estas entienden, al mismo signo del mismo modo.

3.-código: Elementos que conforman el mensaje y que constituyen el conjunto de reglas de combinación pertenecientes a un sistema de señales específicas.  La codificación es un proceso a través del cual el emisor “prepara” el mensaje para que pueda ser comprendido por el sujeto. Para la preparación o codificación del mensaje se vale de sus conocimientos relacionados con las características del canal que va a emplear, las exigencias del público al que va a dirigirse, del lenguaje que va a utilizar, como de la cultura de quien lo va a recibir. La codificación comprende varias etapas:

  • Selección de la información disponible, en función de las necesidades e intereses del comunicador y el receptor.
  • Búsqueda del lenguaje más apropiado en atención al canal disponible.
  • Valoración de la información en el contexto informativo del receptor
  • Momento y lugar adecuado para trasmitir la información.
  • Conocimiento de la preparación del receptor.

La decodificación es un proceso inverso de la codificación, en el cual el sujeto que recibe la información procede a “entender” el mensaje que ha recibido, lo descifra. Este proceso supone:

  • El recibir con claridad todos los signos emitidos (legibilidad).
  • Conocimiento pleno del significado de cada uno de esos signos.
  • Comprensión del sentido exacto de la estructura de esos signos.

Esto supone que el receptor interprete el valor de cada palabra, cada gesto, cada color, cada movimiento, cada frase dicha o supuesta. Cuando nos trasmiten un mensaje, además de las palabras existen otros lenguajes, los gestos, las miradas, las entonaciones, el énfasis, la cercanía etc. La decodificación tiene que ver con el momento en que un signo se decodifica, influyen los factores ambientales o emocionales en que se desarrolla la comunicación.
4.-canal o medio: Soporte físico en que se expresa o manifiesta el mensaje. El vehículo o medio que transporta los mensajes: memoranda, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc.
Los canales pueden ser  formales e informales; los primeros son aquellos que deben planearse y estructurarse adecuadamente, los segundos surgen espontáneamente en la organización. No son planeados y siguen las corrientes de simpatía y acercamiento entre los miembros de la organización. Pasan de una persona a otra y se deforman en cada transmisión. Están constituidos por rumores, chismes, etc.
El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones de tipo formal e informal. Las formales se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por  donde  circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa; tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de  la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la organización.
Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo.  En este tipo de comunicación la información que se trasmite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la empresa; el compartir la información con todos lo miembros de la organización tiene como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización.
La comunicación formal e informal son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las comunicaciones. Por último se puede decir que la comunicación formal e informal, tiene como fin el enviar una serie de mensajes en la que se asegure una difusión adecuada por los procedimientos estipulados en la organización, estos mensajes suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan dentro de la organización.
Dentro de la comunicación formal e informal se habla de comunicación multidireccional:  descendente, ascendente,  horizontal, transversal, interna y externa.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Esta clase de comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar; en dicha comunicación se pierde el valor comunicativo que lleva el mensaje.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama general que sucede al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; ésta información suele ser detallada y específica.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico.  La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.  Por otro lado,   cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los caminos establecidos por la estructura, se dice que es comunicación informal y comprende toda la información  no oficial que fluye entre los grupos que conforman la organización.  La comunicación informal incluye el rumor”
La comunicación juega papel importante en las relaciones interpersonales  de la organización, porque a medida que los trabajadores conocen su empresa y son consientes de sus capacidades intercambian experiencias que contribuyen al logro de los objetivos trazados por la organización.

A continuacion definiremos al RECEPTOR: El ente que recibe el mensaje. Es la persona que recibe la información, el individuo o grupo a los que se le proporcionan los mensajes. Para la comprensión del mensaje necesita descodificar el mismo. Para su adecuada recepción (a partir de la intencionalidad del emisor), el receptor debe conocer los códigos empleados por el emisor. Aconsiderar también la RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK: El receptor se convierte en un emisor de una respuesta o comportamiento que el emisor inicial espera, recibe y comprueba con relación al objetivo de su mensaje inicial. La retroalimentación más rápida y directa ocurre cuando este proceso tiene lugar entre personas directamente
Los objetivos asignados a la comunicación interna responden a la satisfacción de algún tipo de necesidad. A este respecto, podemos diferenciar dos enfoques distintos. Las necesidades a cubrir se pueden analizar desde el punto de vista de las demandas de información del empleado o cliente interno de la organización o desde el punto de vista de la propia dirección de la empresa, o de manera más específica de la unidad funcional de gestión de los recursos humanos de la empresa. A continuación se identifican los objetivos asignados a la comunicación interna desde uno y otros enfoques:
1.-Desde el primer punto de vista, la comunicación interna en la empresa responde a la exigencia de satisfacer una necesidad latente en las personas que forman parte de la misma . Del reconocimiento de estas necesidades y la identificación de un mercado interno en la organización surge y se desarrolla el concepto del marketing interno. El empleado demanda a la empresa una mayor satisfacción en su trabajo y aumentar su nivel de participación dentro de la organización.
2.-Desde otra perspectiva, la de recursos humanos, la comunicación interna satisface las necesidades propias de la empresa ya que contribuye a alcanzar los objetivos finales de la misma. Una adecuada información interna reduce la conflictividad y mejora el clima laboral .
Las características del entorno actual en que se desenvuelve la empresa exigen una continua adaptabilidad, así como la flexibilidad suficiente para minimizar los efectos del cambio y maximizar el provecho de las oportunidades que ofrece el entorno. Esa condición de adaptabilidad se ve favorecida en organizaciones en las que cada uno de sus miembros conoce y comprende la dirección de la organización. Éste es uno de los objetivos atribuidos también a la comunicación interna, es decir, saber transmitir con velocidad y claridad tanto la política empresarial como los cambios acontecidas en la misma.
La posibilidad de utilizar la comunicación interna por la empresa como herramienta de gestión que satisfaga la necesidad de difundir sus políticas y su propia identidad, forma parte de las funciones atribuidas a esta nueva función. De igual manera, incrementar el grado de compromiso e implicación de los miembros de la organización supone una necesidad inherente a la dirección de la empresa, y cuyo logro condiciona los resultados de la empresa .

El plan estratégico de comunicación interna de una empresa se puede definir como una secuencia de fases que comprende el diagnóstico, diseño, ejecución y control de las acciones de comunicación.
De una parte, el diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación interna de una organización. Debe dar a conocer los modos de comunicación existentes, qué medios se utilizan, y con qué eficacia, qué información se da y cuál no. Esta primera fase informa sobre los puntos fuertes y débiles del sistema de comunicación de la empresa.
De otra parte, el control pretende verificar si la materialización y los resultados de las acciones de comunicación coinciden con las previsiones y objetivos. Esta última fase concluye con la propuesta de medidas correctoras que fundamentan el reinicio del proceso planificador

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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