EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN LAS ORGANIZACIONES

Leer los artículos de mi nuevo blog sobre el sistema de evaluación del desempeño, a saber:

http://actualidadempresa.com/iniciacion-la-evaluacion-del-desempeno-en-las-organizaciones-empresariales/

http://actualidadempresa.com/evaluacion-del-desempeno-con-escalas-graficas-y-metodo-4444-de-personal-r-o-c/

http://actualidadempresa.com/diseno-del-sistema-de-evaluacion-del-desempeno-s-e-d-y-su-metodo-de-la-entrevista/

“Metodologia de implantación  del Sistema de Evaluación del Desempeño: S.E.D.”

1.-Introducción.-

La tarea de evaluar el desempeño constituye un aspecto básico de la gestión de los RRHH en las organizaciones empresariales. Un sistema de evaluación del desempeño es una técnica de gestión de recursos humanos que permite determinar la actuación de  cada una de las personas que estén involucradas en dicho sistema,en relación a una serie de factores establecidos de antemano y en consecuencia su aportación a la consecución de los objetivos individuales,departamentales y globales de la organización.
La tarea de evaluar el desempeño no debe ser considerada como un ejercicio de examen anual,ni como un procedimiento para juzgar y sancionar o premiar,sino fundamentalmente para ayudar,colaborar y mejorar las relaciones humanas en la empresa. Es en definitiva,un análisis del pasado,en el momento presente,para proyectar el futuro.
El profesional de recursos humanos enfrenta diversos desafíos en el logro de su objetivo en las organizaciones. Éste objetivo puede resumirse en la búsqueda permanente de coincidencias entre los intereses del recurso humano y los intereses del propietario, para el mejor desarrollo de la organización a la cual están integrados, sin olvidar el contexto social en el cual se desenvuelven.
En términos concretos, el principal desafío del especialista en recursos humanos es lograr el mejoramiento permanente de las organizaciones de las que forman parte, haciéndolas más eficientes y más eficaces. Ser eficiente implica utilizar la cantidad mínima de recursos necesarios para la producción de bienes y servicios. Ser eficaz implica lograr la producción de estos bienes y servicios adecuados, de manera que sean aceptables para la sociedad. Estos dos factores conducen a mejores niveles de productividad. Leer el post“La eficiencia y la eficacia” de mi blog.
La respuesta que el especialista de recursos humanos da al desafío indicado, es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del recurso humano a la organización.
La tarea de evaluar el desempeño constituye un aspecto básico de la gestión de recursos humanos en las organizaciones. La evaluación del desempeño constituye una función esencial que de una u otra manera suele efectuarse en toda organización moderna. Al evaluar el desempeño la organización obtiene información para la toma de decisiones: Si el desempeño es inferior a lo estipulado, deben emprenderse acciones correctivas; si el desempeño es satisfactorio, debe ser alentado.
Contar con un sistema formal de evaluación de desempeño permite a la gestión de recursos humanos evaluar sus procedimientos. Los procesos de reclutamiento y selección, de inducción, las decisiones sobre promociones, compensaciones y adiestramiento y desarrollo del recurso humano requieren información sistemática y documentada proveniente del sistema de evaluación de desempeño.

2.-Definiciones.-

La valoración del personal o evaluación del desempeño se define como una apreciación sistemática del valor que un individuo demuestra,por sus características personales y/o por su prestación,con respecto a la organización de la que forma parte,expresado periódicamente conforme a un preciso procedimiento por una o mas personas  encargadas en tal sentido y que conozcan al individuo y su trabajo.
El concepto de evaluación del desempeño es una tarea básica y fundamental de la dirección,entendida como un proceso  riguroso que posibilita una adecuada gestión de recursos humanos mediante la obtención de información de la  contribución que ha realizado cada empleado en un periodo de tiempo determinado a la consecución de los objetivos de la  organización
Luego se puede definir la evaluación del desempeño como un proceso sistemático y periódico de análisis que permite  determinar la eficacia con que las personas han llevado a cabo su cometido y funciones en la organización.
También la evaluación del desempeño permite realizar un pronostico del potencial de la persona evaluada,así como un  indicador de necesidades de formación.

3.-Objetivo.-

La finalidad del sistema de evaluación del desempeño es orientar la actuación profesional con el objetivo  ultimo de conseguir la mayor adecuación posible de las personas a sus puestos de trabajo,como medio para obtener un   rendimiento optimo y satisfacción y,en consecuencia , obtener la máxima eficiencia de la organización,ya que sus resultados permiten un empleo mas racional de los recursos humanos de que se dispone y una mejora de los mismos.
Se pueden distinguir dos finalidades en la valoración del merito individual,a saber:
a)Administrativas : en que la atención esta puesta en la posibilidad de fundar sobre bases mas objetivas y justas toda una serie de medidas administrativas (ascensos,aumentos, traslados,despidos,etc.),favoreciendo así su comprensión y aceptación por parte del personal
b)De mejora : en que la atención esta puesta en la posibilidad tanto de desarrollar la capacidad de los empleados y de  corregir sus faltas,como de estimularlos a perfeccionarse y a superar sus defectos a través de un conocimiento objetivo
de sus cualidades y de sus puntos débiles

4.-Contribuciones.-

Son diversas las contribuciones del sistema de evaluación del desempeño : SED, representadas en las dos diapositivas power point que adjuntamos seguidamente:

Descarga contribuciones

Su descripción es como sigue:
Selección.- Permite en el proceso de selección del personal incorporar como necesidades de la actitud del personal nuevo los valores esenciales para la cultura empresarial consensuada. Revisar y valorar los criterios de selección  Poner en evidencias debilidades existentes entre personas procedentes de una determinada selección .Revisar programas de reclutamiento y selección a realizar en el futuro
Retribuciones.- Sirve para establecer una política de retribuciones que considere las compensaciones adecuadas para premiar el trabajo en equipo u otras consideraciones. Completar en forma eficaz la política de compensaciones basada en la responsabilidad de cada puesto y en la contribución que cada persona realiza en función de los objetivos del puesto .
Motivación.- Resulta un valioso instrumento para utilizarlo como parte del plan de motivación del personal. Contribuir como medio eficaz para servir de instrumento de motivación, y no sólo de valoración cuantitativa .
Comunicación.- Facilita la comunicación entre el personal y sus dirigentes , así como la retroalimentacion ayudando a la mejora continua en la organización. Permite el dialogo constante entre los responsables y los subordinados, tanto en la comunicación de resultados como en la planificación y proyección de acciones a seguir en el futuro y de objetivos a conseguir.
Promoción.- Ayuda a valorar el clima social y a conformar los planes de carrera del personal. Es una magnifica ocasión para analizar la acción, definir objetivos y planes de actuación  Confrontar los diferentes puntos de vista de los diferentes niveles jerárquicos y abordar los problemas de relaciones interpersonales, así como el clima de la empresa. Obtener datos para el desarrollo de cada persona en su carrera profesional, sirviendo de base a la programas de planes de carrera .
Capacitación.- Comprueba las aptitudes del personal para realizar con eficacia sus tareas en el desempeño de su trabajo. Analizar las características del puesto desempeñado, así como su entorno.  Revisar los objetivos previstos en cada puesto de trabajo  Detectar necesidades de Capacitación, tanto personal como colectiva.
Adaptación.- Considera las aptitudes del personal para realizar las rotaciones adecuadas que aumenten la polivalencia de la plantilla. Facilitar la operación de cambios  Obtener del trabajador información acerca de sus aspiraciones a largo plazo  Integrar al trabajador al puesto a través de un proceso de seguimiento .
Formación.- Fundamenta la realización del plan de formación continua del personal identificando las áreas con mayor deficiencia en los conocimientos y competencias necesarias para  mejorar la competitividad de la organizacion.

Descarga contribuiciones_descipcion

5.-Principios básicos.-

La valoración del personal o evaluación del desempeño debe estar fundamentada en una  serie de principios básicos que orienten su desarrollo. Estos son los que seguidamente se mencionan:
1.La evaluacion del desempeño debe estar unida al desarrollo de las personas en la organización
2.Sus parámetros deben estar fundamentados en información relevante del puesto de trabajo
3.Los objetivos del sistema de evaluacion del desempeño deben definirse clara mente
4.El sistema de e.d. requiere el compromiso y participación activa de todos los trabajadores
5.El papel de juez del supervisor-evaluador debe considerarse la base para aconsejar mejoras

6.-Alcance.-

Se puede considerar la evaluación del desempeño como un proceso que afecta a todos los miembros de la organización en que se implanta,ya que implica a toda la plantilla desde los niveles de dirección hasta los escalones mas bajos de la organización empresarial de que se trate.
Aunque esta implicación sea generalizada,los distintos miembros que intervienen desempeñan distintos papeles,a saber:

  • DIRECCION: Aprueba y valida dando su beneplácito a la implantación del sistema de evaluación del desempeño
  • RECURSOS HUMANOS: Diseña o supervisa técnicamente el sistema y planifica la ejecución,integrando en el sistema la Información obtenida.
  • SUPERVISOR: Garantiza la ejecución del proceso en tiempo y forma,y media cuando hay discrepancias entre evaluador y evaluado
  • EVALUADOR: Observa,registra,valora e informa sobre el desempeño,potencial y necesidades de formación del evaluado
  • EVALUADO: Es el objeto de la evaluación. Consensúa con el evaluador su nivel de desempeño y los objetivos para el próximo periodo.

Hay que señalar estos papeles en ocasiones no se mantienen fijos durante el proceso, ya que el supervisor puede ser evaluador y evaluado, y el evaluado supervisor y evaluador. La practica mas habitual en la actualidad es centralizar el diseño y la implantación del sistema y el tratamiento de los  resultados obtenidos en el departamento  de recursos humanos y descentralizar la ejecución a través de toda la  pirámide organizativa,de manera que toda persona con un equipo a su cargo evalué la actuación de sus miembros.
En realidad la evaluación del rendimiento consiste en realizar un análisis del valor del individuo para la organización. Por ello trata  de establecer un sistema que permita situar dentro de la organización a cada colaborador en relación con lo que opina o se espera de el,a fin de permitirle corregir en un determinado plazo de tiempo su evolución profesional en los casos en que resulte necesario.

7.-Elementos de evaluación.-

Los elementos susceptibles de evaluación son los que seguidamente se   mencionan: EL COMPORTAMIENTO, EL RENDIMIENTO Y  LOS RESULTADOS. Y en relación con las características personales del individuo:LA CAPACIDAD,LA EXPERIENCIA Y LA PERSONALIDAD. Con lo que se identifican los puntos fuertes y débiles de la persona en relación a las exigencias del puesto de trabajo.

 

8.-Objetivos básicos.-

Se pueden considerar como,los mas señalados los siguientes:

  • premiar el rendimiento sostenido
  • reconocer la contribución a los objetivos de la organización
  • proporcionar retroalimentacion( feedback) sobre el rendimiento alcanzado
  • identificar áreas de mejora y elaborar los planes de mejora correspondientes
  • elaborar planes de desarrollo personal
  • formular acciones correctivas cuando proceda

9.-Ventajas .-

Para el Evaluador:

  • conocer como se están haciendo las cosas
  • detectar necesidades de formación
  • conocer mejor al colaborador directo
  • establecer objetivos individuales
  • orientar y prestar ayuda al desarrollo profesional del colaborador
  • poner al día las descripciones de puestos
  • conocer las aspiraciones,deseos y preferencias de los evaluados
  • establecer sistemas de retribución mas  justos

Para el Evaluado :

  • conocer como esta realizando su trabajo
  • obtener información para ejecutar mejor  su trabajo y/o superar sus deficiencias
  • facilitar la integración a través del análisis de sus oportunidades en la empresa
  • motivación a partir del elogio

La valoración del merito individual es una apreciación sistemática del valor que el individuo posee para la organización.  La importancia de una conexión entre la valoración del trabajo y del merito individual es fundamental. La primera determina el valor relativo de todas las tareas criticas de la organización y la segunda valora a las personas
1º Principio.- no es el valor absoluto del individuo en si el que interesa, sino su valor en el ámbito de la organización y dentro de la finalidad para las que ha sido empleado. Lo que interesa conocer son las cualidades,capacidades y facetas del   comportamiento que se reflejan en la eficiencia del individuo y,en  consecuencia, de la organización. Es necesario saber ante todo cuales de entre todos los posibles aspectos personales,de prestación y de comportamiento,son importantes para las finalidades del trabajo efectuado por el individuo medio del trabajo en estudio.
2º Principio.- una correcta valoración del merito individual tiene que ser  formulada y realizada de  acuerdo con un preciso conocimiento del contenido de cada trabajo en particular o grupo de trabajos similares. Hace falta conocer con suficiente   precisión los requisitos del trabajo,sus características principales y qué  capacidades,aptitudes y niveles de  preparación profesional requiere para ser efectuado de manera satisfactoria. El análisis del trabajo se puede definir como la reunión de todo  los elementos que componen un trabajo:herramientas,maquinas y materiales empleados, requisitos materiales y físico  necesarios,capacidad  responsabilidad,grado de  adiestramiento,ritmo de trabajo y riesgos existentes,condiciones en las que se efectuá el trabajo.
3º Principio.- para juzgar el valor efectivo  (nivel del merito individual)de un individuo con respecto a la  organización ,es necesario conocer la importancia  relativa de las tareas y de las responsabilidades que le  competen Es necesario:

1º.determinar el valor de cada elemento constitutivo del trabajo ,con respecto a los demás elementos que concurren a  formar el mismo trabajo.
2º.determinar el valor de toda cualidad,capacidad y característica humana requerida por el trabajo con respecto a todas las demás que por el mismo trabajo se exigen.
3º.determinar el valor total del trabajo mismo con respecto a todos  los demás existentes en la organización.

10.-Métodos de evaluación del desempeño.-

Existen diversas metodologías de evaluación, entre estas pueden mencionarse las siguientes: de escalas gráficas, de comparación, de comprobación, Hay de evaluación del desempeño, el método ECBC, por incidentes críticos. No obstante, con frecuencia los resultados de la aplicación de este tipo de métodos no son los esperados, haciendo necesario la utilización de una metodología que se fundamente en los siguientes factores:

  • Aceptación del trabajador por participar en la fijación de objetivos y programas de actividades
  • Generación de un adecuado grado de confianza entre el supervisor y el subordinado
  • Basado en datos e información suficiente, pertinente y objetiva
  • Que utilice metas cuantitativas
  • Que permita revisiones periódicas del desempeño para ajustes
  • Que permita acordar con el trabajador estrategias para superar sus deficiencias.
  • Que se permita la participación en el desarrollo inicial, diseño de herramientas
  • Que permita a los trabajadores tener un conocimiento completo y actualizado sobre lo que piensa la empresa acerca de sus esfuerzos.
  • Apoyado en procesos de Capacitación para todo el personal
  • Que el evaluador-supervisor conozca en detalle el puesto de trabajo

11.-Los Criterios de desempeño.-

Son indicadores, tasas o datos del resultado deseado en la ejecución de alguna tarea. Los criterios de desempeño están relacionados con las funciones principales del puesto y constituyen no sólo una lista de tareas sino que describen lo que el empleado debe lograr en el desempeño de su puesto. Fijar criterios de desempeño permite minimizar la aparición de elementos de subjetividad en el proceso de evaluación.
Fijados los criterios de desempeño, al momento de la evaluación, el evaluador hace una descripción de los resultados del empleado. Es importante que se hayan realizado revisiones periódicas, tanto de los criterios de desempeño inherentes a cada tarea, como de los objetivos en forma separada. La evaluación adecuada busca mejorar el desempeño, desarrollar posibilidades, permitir la distribución de recompensas y el conocimiento del potencial del trabajador.
Las acciones a cumplir son:
a.Evaluación del cumplimiento general de los criterios de desempeño
b.Evaluación del logro específico de los objetivos
c.Revisión de los logros especiales alcanzados
d.Establecer el plan de mejoras para el desarrollo del trabajador.

12.-La entrevista de evaluación.-

La entrevista es la clave del sistema de evaluación y, de no ser maneja adecuadamente, puede dar al traste con él. Su objetivo fundamental es darle a conocer al empleado informaciones significativas sobre su desempeño.
La entrevista se debe considerar como la revisión anual de la gestión de recursos humanos; es la actividad principal que ha de consolidar y dar valor al contacto diario de directivos con su personal para revisar lo que pasa y lo que debería pasar entre el empleado y la empresa
La entrevista de evaluación cumple los siguientes propósitos:
1.Llegar a acuerdos con el empleado, de manera que se le permita tener una idea clara de cómo se desempeña comparado con los patrones, normas o conductas esperadas.
2.Definir medidas de mejoramiento
3.Estimular relaciones motivadoras más fuertes
4.Eliminar o reducir disonancias, ansiedades, tensiones o dudas.
Son sesiones de verificación del desempeño que proporcionan a los empleados retroalimentación sobre su actuación en el pasado y su potencial a futuro. El evaluador puede proporcionar esa retroalimentación mediante varias técnicas:

  • la de convencimiento (utilizada con los empleados de poca antigüedad, se pasa revista al desempeño reciente y se procura convencer al empleado para que actúe de determinada manera),
  • la de diálogo (se insta al empleado para que manifieste sus reacciones defensivas, excusas, quejas, se propone superar estas reacciones mediante asesoría sobre formas de lograr un desempeño mejor) y
  • la de solución de problemas (identifica las dificultades que puedan estar interfiriendo en el desempeño del empleado, a partir de allí se solucionan esos problemas mediante capacitación, asesoría o reubicación).

Mediante el hincapié en los aspectos deseables del desempeño por parte del empleado, el evaluador se encuentra en posición de brindar nueva y renovada confianza en su habilidad para lograr sus metas. Este enfoque positivo también capacita al empleado para hacerse una idea global de los aspectos fuertes y débiles de su desempeño.
La sesión de evaluación del desempeño concluye centrándose en las acciones que el empleado puede emprender a fin de mejorar áreas en las que su desempeño no es satisfactorio. La entrevista de evaluación proporciona a los empleados retroalimentación directamente relacionada con su desempeño.
Las entrevistas deben cumplir ciertas etapas para su correcta realizacion, las cuales se mencionan en la diapositiva power point que adjuntamos.

Descarga entrevista

13.-Mediciones del desempeño.-

Son los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeño. Las observaciones del desempeño pueden llevarse a cabo en forma directa o indirecta. En general, las observaciones indirectas (exámenes escritos, simulaciones) son menos confiables porque evalúan situaciones hipotéticas. Las mediciones objetivas del desempeño son las que resultan verificables por otras personas. Por norma general, las mediciones objetivas tienden a ser de índole cuantitativa. Se basan en aspectos como el número de unidades producidas, el número de unidades defectuosas, tasa de ahorro de materiales, cantidad vendida en términos financieros o cualquier otro aspecto que pueda expresarse en forma matemáticamente precisa.

Las mediciones subjetivas son las calificaciones no verificables, que pueden considerarse opiniones del evaluador. Cuando las mediciones subjetivas son también indirectas, el grado de precisión baja aún más.

14.-La evaluación del rendimiento.-

Los principios del   evaluador:

  • Conozca los motivos de la evaluación
  • Evalué sobre la base de una información representativa,suficiente y relevante
  • Realice una evaluación honesta
  • Mantenga la coherencia entre la evaluación oral y la escrita
  • Presente la evaluación como una opinión
  • De información sobre las evaluaciones solo a quienes tengan una buena razón para conocerlas
  • No insinué la existencia de una evaluación que no haya sido hecha
  • No acepte las evaluaciones de otros sin conocer en que se han basado
  • Fije una normativa para las evaluaciones y respétela
  • Transmita datos de la evaluación a un tercero solo si han sido dados también al interesado
  • Ponga las evaluaciones escritas a disposición de los empleados
  • Proporcione a los empleados el derecho de apelación
  • Deje las evaluaciones abiertas a las aportaciones del empleado

Diez reglas básicas para la evaluación:

  1. Prepare la evaluación:estudio del curriculum vitae, de las evaluaciones precedentes,del contenido del puesto,de los objetivos fijados anteriormente y de otros datos diversos
  2. Observe la diferencia,por una parte,entre la realidad de la empresa y el potencial observado en el evaluado,y,por otra parte,las percepciones y comportamientos de este que puedan apartarse de esa realidad.
  3. Realice una cuantificación aproximada de la actitud media existente en la empresa,para poder efectuar una comparación entre la actitud del evaluado y esa actitud media
  4. Cuantifique la realización de los objetivos y el papel desempeñado por el entorno en dicha realización
  5. Dialogue de forma sencilla,sincera,completa y constructiva
  6. Enumere las situaciones frustrantes  y gratificantes del año anterior y busque explicaciones y soluciones creíbles,con cortesía e interés
  7. Evite los juicios definitivos y no llegue a la conclusión de una falta de capacidad del colaborador cuando este no ha tenido simplemente la ocasión de demostrarla
  8. Defina nuevos objetivos,exigentes pero realistas,aceptados por ambas partes
  9. Establezca ,de acuerdo con los resultados de la e entrevista,un cambio en la retribución,carrera,formación,redefinición del puesto,…etc…
  10. Recoja la opinión del segundo nivel jerárquico superior y transmita la síntesis al evaluado

Seguidamente representamos la evaluacion del rendimiento en una diapositiva power point:

Descarga principios-reglas

NOTA.-Se recomienda la lectura a continuación del post del blog tituladoMetodología 4444 en la evaluación del desempeño(ROCA)”

COMUNICACIÓN >>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD                                              


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