IMPLANTACION DE LAS “5 S”

Lerr el artículo del nuevo blog.

http://actualidadempresa.com/las-459s-herramientas-de-mejora-continua/

1. - OBJETO:
1.1. -El objeto del presente procedimiento es definir la sistemática a seguir a la hora de gestionar e implantar la metodología de las llamadas “5 S”, dentro de la estructura organizativa y canales de comunicación de la empresa.
2.ALCANCE:
2.1.-El presente procedimiento afecta en especial a todas las acciones de definición y desarrollo de las fases y documentación precisa para la sensibilización, formación, implantación, seguimiento y mejoras de los conceptos  de las 5 S: Organización, orden y limpieza y de los otros dos  referentes al control visual y disciplina y habito en la estructura organizativa de la empresa. Ver el documento soporte : “Procedimiento de Implantación de las 5 S”en la diapositiva power point que adjuntamos.
Descarga implantacion_5S
Los trabajos a realizar pueden estructurarse de la siguiente manera:

  • Preparación: Se refiere a la planificación del trabajo a realizar, aplicando el concepto de la mejora continua con un PDCA que fije en primera instancia las prioridades de actuación en las acciones de planificar, hacer, comprobar y actualizar según se refleja en el documento soporte”: El PDCA en las 5 S”en la diapositiva power point .

Descarga PDCA_5S

  • Implantación: Se trata de la realización de todas las acciones de implantación de la metodología de las 5 S  y la aplicación de las estrategias y procedimientos adecuados para lograr en cada puesto de trabajo y área de la empresa una organización, orden y limpieza excelentes.
  • Seguimiento: Se considera cuando hay que desarrollar el  control y seguimiento de los resultados obtenidos en cada una de las 5 S y evaluar los mismos efectuando acciones correctoras si procede, aplicando el concepto del control visual y utilizando formularios de evaluación que avalen la disciplina y buenos hábitos en el desarrollo de las áreas y puestos de trabajo de la organización empresarial.

2.2. -Asimismo este procedimiento encierra todo lo concerniente al tratamiento de las modificaciones que surjan en el mismo.
3. -TERMINOLOGIA:
Seguidamente se especifican diversas  abreviaturas empleados en el procedimiento:
3,1-D.C. Director de Calidad
3.2. -D.G. Director Gerente
3.3. -D.T. Director Técnico
3.4. -C.D. Comité de Dirección
3.6. -L.5 S. Líder responsable de la implantación de las 5S
3.7–N.P.S. Normas de Pintura para las líneas divisorias del Suelo
3.8. –F.R.L.  Fases y Reglas de Limpieza
3.9. –C.M.F. Clasificación de los Materiales por la Frecuencia de utilización
3.10. –L.M.N. Listado de los Materiales Necesarios
3.11. –L.M.I. Listado de los Materiales Innecesarios
3.12. –F.E.I. Formularios para la Evaluación del grado de Implantación de las 5S
3.13. -O.M. 5S.Orden de Modificación del Procedimiento de las 5S
3.14. -R.O.M. Registro de Ordenes de Modificación del Procedimiento de las 5S
3.15. -H.A.C. Hoja de Acciones Correctivas  por Grupo Implantador de las 5S
3.16. -R.M.S.  Metodología de la Reunión Mensual de Seguimiento de las 5S
3.17. –P.M.I. Planificación Mensual de las Inspecciones de los Grupos 5S
3.18. –C.E.P. Cuestionarios de Evaluación y Progreso de la implantación de las 5S
3.19. –C.P.F. Cronograma de la Planificación de las Fases de Implantación de las 5S
3.20. –M.T.R. Modelo de impreso de Tarjeta Roja de materiales innecesarios
3.21. –P.I.5S.Panel Indicador del progreso de las 5S.
3.22. –I.P.P. Impreso para croquizar el layout o Plano en Planta del área o del puesto de trabajo
3.23. –I.H.F. Impreso para recopilar el Histórico de Fotos del antes y después de la implantación
3.24. -E.I.I. Etiqueta de Identificación del material Innecesario
3.25. -L.A.C. Listado de Apaños y Chapuzas
3.26. -L.P.D. Listado de Piezas Dañadas o Deterioradas
3.27. -L.F.S. Listado de Focos de Suciedad
3.28. -L.L.D. Listado de  Lugares de Difícil Acceso para limpiar
3.29. -R.P.I. Registro del Progreso en la Implantación de las 3S
3.30. -L.C.V. Listado de Control Visual
3.31. -D.L.E. Designación de Lideres y Equipos de Control Visual y paseos de inspección 5S
3.32. -M.G.I. Modelo de Gráfico Indicador del progreso en la implantación de las 5S
3.33. -C.A.M. Codificación del Almacenamiento y la Ubicación de los Materiales
3.34. -A.C.D. Archivo y Codificación de la Documentación
3.35. –A.R.M. Convocatoria/Acta de la Reunión Mensual de Seguimiento de las 5S
3.36. -M.L.I. Modelos de Letreros de Identificación de estanterías, baldas, cajones, archivadores…
3.37. -P.M.L. Programación Mensual de la Limpieza de plantas, pasillos, zonas descanso y trabajo.
3.36. -R.A.M. Registro de Acciones de Mejora y correctoras en las 5S
3.37. -I.C.V. Impreso para la descripción del Control Visual
3.38. -L.O.H. Ejemplo de Layout de Oficina y Habitáculos para los Documentos
3.39. -L.U.D. Listado de las Ubicaciones de los Documentos.
3.40. -H.M.D . Hoja Maestra de la Documentación.
3.41. -M.R.U. Modelo de Relación de las Ubicaciones de la Documentación.
3.42.-E.I.5S.  Etapas o Fases de la Implantación de las “ 5S “ en el Puesto de Trabajo.
4. -COMPETENCIA:
4.1. -Es responsabilidad del Director de Calidad(D.C.) la elaboración, modificación y puesta en practica del presente procedimiento
4.2. -Es competencia de la Gerencia(G) la aprobación del presente procedimiento, después de haber sido analizado y consensuado por el Comité de Dirección(C.D.)
4.3. -Es responsabilidad del D. C. el control de las normas y especificaciones sobre el tratamiento de la documentación y su distribución y archivo
4.4. -Es responsabilidad del D.C. la designación, si lo cree conveniente, de uno o varios Lideres(L.5S) responsables de la implantación de las 5 S. La misma, debe ser aprobada por el C.D.
4.5. -Es  competencia de cada L.5 S., la configuración de sus equipos de  implantación e inspección del progreso en las 5 S, cuya composición final se reflejara en la hoja de Designación de Lideres y  Equipos de Control Visual(D.L.E.), que se hacen cargo del seguimiento del progreso en las implantaciones, evaluando e indicando acciones de mejora.
4.6. -Es función de cada L.5 S la supervisión de sus equipos de evaluación de las 5S ,que le hayan sido asignadas por el D.C., para sigan las etapas de implantación(E.I.5S) que confeccionen las  listas de materiales necesarios(L.M.N.) e innecesarios(L.M.I.),usando los formularios(F.E.I.),cuestionarios de evaluación(C.E.P.),listas de acciones correctoras(L.A.C.), y  de control visual(L.C.V.)….etc. y el resto de los modelos,impresos o etiquetas del procedimiento. Asimismo cursaran al D.C. cualquier modificación que surja del procedimiento de las 5 S. usando las ordenes de modificación pertinentes(O.M.5S.)
4.7. -Es obligación de cada L.5 S. la  planificación mensual, así como la  supervisión de todas las implantaciones. asignadas a su equipo, utilizando y cumplimentando las hojas de planificación y programación  de inspecciones de control visual(P.M.I.) y las de limpieza(P.M.L.), así como sus registros de acciones correctoras(R.A.M.), y el de progreso de las implantaciones(R.P.I.)
4,8. -Es competencia del Director de Calidad la metodología y ejecución de una reunión mensual de coordinación  y seguimiento de las implantaciones de las 5S(R.M.S.)con los L.5S., y el Director Técnico(D.T.)  si existe en la organización. En las mismas se ponen al día las planificaciones P.M.L. y P.M.I. y el cronograma del plan de implantación de las 5S(C.P.F.)
5. -DESCRIPCIÓN:
5.1. -La definición del procedimiento de  la implantación de la herramienta de gestión conocida como la técnica de las “ 5 S “ utilizada para lograr una mayor productividad y mejorar cada lugar o puesto de trabajo en las organizaciones empresariales de producción y servicios. La misma puede resumirse en el concepto siguiente:
Se trata del procedimiento que abarca todo el proceso de  implantación de las 5S en los talleres y oficinas de la organización de forma paulatina y empezando en aquellos puestos de trabajo y áreas de mejora que mayores ventajas  y con mayor facilidad se puedan alcanzar.
El fundamento primordial de la aplicación de las 5S es potenciar y clarificar en la corporación empresarial los conceptos de la organización, el orden y la limpieza, planificando su mejora y estableciendo unos indicadores visuales que permitan el seguimiento de los resultados y progreso alcanzado, estableciendo, si procede, acciones correctoras que permitan la mejora continua en los tres conceptos de organización, orden y limpieza en todos los departamentos y sus puestos de trabajo, logrando con perseverancia involucrar una adecuada disciplina y habito en el trabajo que alcance la excelencia en los tres conceptos mencionados
Se trata de evitar todos los problemas inherentes al desorden, suciedad, descoordinación y mal clima del personal que implican mayores costos, bajo rendimiento y mal ambiente de trabajo. En el documento soporte sobre “ Las 5S: Objetivos, problemas y definiciones”, en diapositiva que adjuntamos, se relacionan los problemas mencionados anteriormente y los objetivos de mejora que se pueden lograr con la aplicación de las 5S,definiéndose también  los conceptos de la siguiente manera:
Descarga objetivos_5S

  • Organización: Consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar de cada puesto de trabajo todos los materiales y documentos innecesarios, conservando todos los necesarios que se utilicen.
  • Orden: Es establecer la manera de mantener los materiales necesarios debidamente situados e identificados para que cualquiera pueda encontrarlos, usarlos y reponerlos de forma fácil y rápida.
  • Limpieza: Significa que debe mantenerse perfectamente limpio cada puesto de trabajo, asegurándose que los suelos, equipos y medios de trabajo se encuentren siempre en perfecto estado de utilización.

También se disponen de tres documentos soporte , con diapositivas power point que adjuntamos, que sirven para recopilar y presentar los conceptos de organización, orden y limpieza enfocados dentro de un plan de colaboración en el puesto de trabajo, en los cuales se  dan los objetivos  o metas más prioritarios de cada concepto y las operaciones a realizar para su aplicación.

Descarga orden_5S
Descargaorganizacion_5s
Descarga limpieza_5S

Descarga planificación mensual de limpieza 5S

Como ya se expuso en el apartado nº 2 sobre el alcance del procedimiento se sigue una metodología para la implantación de las 5S,la cual se representa en el anexo de documentos soporte por medio de la hoja del  “Procedimiento de Implantación de las “5 S “” y de la del El PDCA en las “5 S”, donde se  representa la aplicación de la metodología PDCA en el proceso de mejora continua en la implantación de las 5S.
Por tanto, se procederá por parte de la Dirección con su Comité de Dirección(C.D.) y bajo la responsabilidad del Director de Calidad al visto bueno de  la planificación estratégica de la implantación de las 5S,basándose en las etapas para su implantación en cada puesto de trabajo mencionadas en el documento E.I.5S. y en el C.P.F.: plan fases implantación 5s como Cronograma de  la Planificación de las Fases de Implantación. Programando para toda la organización las etapas de sensibilización, preparación, organización, orden, limpieza, control visual y disciplina y habito y estableciendo los lideres y grupos 5S y la planificación mensual de sus implantaciones, utilizando los formatos de designación lideres y grupos 5S Designación de Lideres y Equipos o  Grupos 5S”(D.L.E.) y la planificación mensual de grupos “Planificación Mensual de los Grupos 5S”(P.M.I.)
Asimismo el D. C. pondrá en marcha las reuniones de seguimiento utilizando el documento de modelo reunión mensual seguimientoMetodología de las Reuniones de Seguimiento de las 5S”(R.M..S.) y el formato de acta reunión mensual seguimiento 5SActa/Convocatoria de Reunión Mensual de Seguimiento(A.R.M.)
El C.D.  después de establecer la organización, documentación a utilizar, planificación y metas a lograr, dará la orden de partida para que el D. C .comience la etapa de sensibilización  presentando y explicando a la plantilla las ventajas y objetivos a alcanzar con las 5S. El D. C. procederá de inmediato a la formación de la plantilla, nombrando los lideres(L.5S) y grupos 5S y fiscalizando su coordinación y objetivos.
Seguidamente cada Líder de Grupo 5S(L.5S., jefe de Grupo dedicado a la implantación de una zona, área o departamento, compuesto por diferentes puestos de trabajo´formara con el vºbº del D.C. Y C.D. el equipo de cada grupo 5S, programara mensualmente los proyectos de implantación de las 5S, desglosando cada proceso en diferentes fases de ejecución consensuando sus responsables, dentro de los miembros del grupo a su cargo, y estableciendo el cronograma del tiempo de trabajo necesario para cada fase, utilizando el formato de Etapas de las 5 S en un Puesto de TrabajoPlanificación de las Fases de Implantación”(C.P.F.. Cada L.5S.dirigirá todo el proceso de implantación, haciéndose cargo de su correcta ejecución en el plazo programado, según se haya especificado por el D.C. en la correspondiente hoja de Planificación Mensual de los Grupos 5S(P.M.I..
Asimismo cada L.5S.se hará cargo de la supervisión de los trabajos realizados por su equipo, ayudando y enseñando si procede a los tres miembros de su grupo. Uno actuara siempre de secretario, cumplimentando todos los listados, croquis y resto de formatos que se utilicen. Otro deberá conocer perfectamente el área sujeta a estudio y el ultimo será uno de los empleados que ocupe el lugar de trabajo de que se trate.
Los L.5S., jefes de Grupo 5S, siempre deberán seguir las normativas especificadas para el procedimiento, las cuales deberán ser supervisadas en continuidad por el D.C., informándole de cualquier modificación que suceda aplicando el formato de las orden de modificación del procedimiento 5s Ordenes de Modificación del Procedimiento de las 5S(O.M.5S)  que se entregara al D.C. para su aprobación y cumplimentación del registro modificaciones procedimiento 5s Registro de Ordenes de Modificación del Procedimiento de las 5S(R.O.M.)

5.2. -El procedimiento de implantación se divide en varias etapas bien diferenciadas, a saber:
1ª.-La preparación y sensibilización de la dirección y del personal por parte de la Gerencia(D.G.)y visto bueno del Comité de Dirección(C.D.), procediendo  el Director de Calidad a su realización y nombramiento de los Lideres de Grupo 5S(L.5S).
La implantación a ser supervisada  por el D.C,  se realizara aplicando y conformando las hojas o formatos de Clasificación de los Materiales(C.M.F.) y la de Fases y Reglas de Limpieza (F.R.L.), Normas de Pintura para los suelos(N.P.S.), y los impresos de ayuda como el impreso para planos 5S Impreso para croquizar la distribución en planta(I.P.P.), el Impreso para recopilar las fotos testimonio(I.H.F.) y el Impreso para la descripción del Control Visual. Seguidamente adjuntamos diversas diapositivas power point sobre los formatos mencionados:

Descarga etapas_limpieza_5S
Descarga pintura_suelos_5S
Descarga antes-despues_5s

Asimismo se confeccionaran y usaran los siguientes listados de ayuda a la implantación: Listado de los Materiales Necesarios(L.M.N.), Listado de los Materiales Innecesarios(L.M.I.), Listado de Apaños y Chapuzas(L.A.C.), Listado de Piezas Dañadas o Deterioradas(L.P.D.), Listado de Focos de Suciedad(L.F.S.), Listado de Lugares de Difícil Acceso para ser limpiados(L.L.D.). A continuación se adjuntan diversas diapositivas power point con estos formatos:

Descarga organizacion_material_5S
Descarga etiqueta_innnecesario_5s
Descarga materiales_necesarios_innecesarios_5s
Descarga listas_limpieza_5s

Para la correcta identificación de los materiales, productos o documentación de los materiales innecesarios se usaran tarjetas o etiquetas como el Modelo de impreso de Tarjeta Roja de materiales innecesarios(M.T.R.), y la Etiqueta de Identificación del material innecesario(E.I.I.) Ambos formatos se adjuntan seguidamente en diapositivas power point:

Descarga tarjeta_roja_5s
Descarga etiqueta_innnecesario_5s

Con respecto a las oficinas y la aplicación de las 5S  a la documentación se utilizaran los formatos que se indican a continuación: Hoja Maestra de la Documentación(H.M.D.), Archivo y Codificación de la Documentación(A.C.D.), Ejemplo de Layout de Oficina y Habitáculos para los Documentos(L.O.H.), Modelo de Relación de las Ubicaciones de la Documentación(M.R.U.), Listado de Ubicaciones Listado de las Ubicaciones de los Documentos(L.U.D.).Estos formatos se añaden en diapositivas power point a continuación:

Descarga layout_despacho_ 5S
Descarga ubicacion_documentos_5s
Descarga maestro_documentacion-5s
Descarga codificacion_documentos_5S

En el caso de tratarse de almacenar los materiales o productos se usaran los formatos siguientes: Codificación del Almacenamiento y la Ubicación de los Materiales(C.A.M.) y el Modelos de Letreros de Identificación de estanterías, baldas, cajones, archivadores,... etc.(M.L.I.), Ver en diapositivas power point que adjuntamos dichos formatos

Descarga codificacion_almacenes_5S
Descarga letreros_estanteria_5S

2ª.-También se confeccionara por parte del L.5S con su equipo el  panel_5 S Panel Indicador del Progreso de las 5S(P.I.5S) para el seguimiento y control del progreso en la zona en estudio que le corresponda.
El seguimiento y control  visual del progreso  y establecimiento de una disciplina 5S del trabajo, que efectuara el D. C. con la ayuda de cada L.5S, jefe del Grupo 5S,que se hace cargo de los proyectos de mejora planificados. Para ello utilizaran  la hoja de Planificación Mensual de las Implantaciones. del Grupo. (P.M.I.) y recopilara, comprobando su validez y ejecución, toda la documentación  utilizada en el proceso de implantación de la zona y puestos de trabajo de la misma, así como las normas especificas que se apliquen, las cuales serán suministradas por el D.C. después de su debida comprobación y puesta al día.
Se utilizara para los paseos de inspección  unos indicadores de control visual que serán debidamente  descritos por el L.5S  en los documentos siguientes: Impreso para la Descripción del Control Visual(I.C.V.)  y el Listado de Control Visual(L.C.V.)

Descarga control_visual_ 5S

En cada reunión mensual de seguimiento se pondrá al día la P.M.I. y la C.P.F., cumplimentándose  el Modelo de Gráfico Indicador del Progreso en la implantación de las 5S(M.G.I.), viéndose las evaluaciones obtenidas siguiendo el documento Formularios para la Evaluación del grado de Implantación de las 5S(F.E.I.) y los Cuestionarios de Evaluación y Progreso de la Implantación de las 5S(C.E.P.)

Descarga grafico_ indicador_5S
Descarga formulario_evaluaciones_5s
Descarga cuestionario_evaluacion_5S

Seguidamente El L.5S y su grupo  comprobaran los documentos recopilados en el Panel Indicador del Progreso en las 5S(P.I.5S). y junto al D.C. rellenaran el registro progreso 5S Registro del Progreso en la Implantación de las 5S(R.P.I.). El cual se visualiza en la siguiente diapositiva power point:

Descarga panel_5 S

Todas las Acciones Correctivas que surjan después de las evaluaciones realizadas se efectuaran cumplimentando el formato:lista acciones correctoras 5 S Hoja de Acciones Correctivas por Grupo Implantador de las 5S(H.A.C.)y posteriormente el D.C. cumplimentara el Registro de AC en 5S Registro de Acciones de Mejora y correctoras en las 5S(R.A.M.).

Al finalizar cada reunión se confeccionara la anteriormente mencionada acta reunion mensual seguimiento 5S Acta de la Reunión Mensual de Seguimiento de las 5S(A.R.M.) Como orden del día se debe considerar la siguiente:
1.Exposición sobre lo realizado desde la reunión anterior, analizando la ultima hoja de Planificación Mensual de Inspecciones 5S y Programación Mensual de la Limpieza
2.Comprobación del nivel de progreso en la ejecución de las implantaciones programadas en la reunión anterior. Presentación de cada una de las hojas de Control del Programa con su situación para cada área de mejora , la cual será realizada por cada uno de los Lideres 5S responsables del Grupo 5S que le corresponda.
3.Estudio de la situación actual y reseña de los problemas y soluciones que se crean convenientes.
4.Incorporación a las hojas de Planificación y Programación de todas las nuevas implantaciones en puestos de trabajo surgidos desde la ultima reunión.
5.Análisis de la nueva situación y evaluacion de los problemas y soluciones propuestas, evaluándose las prioridades y tomándose decisiones de planificación al respecto.
6.Planificación de las acciones a seguir, fijando responsables, ejecutores y plazos de realización de los proyectos.

Las fases u etapas a considerar para la aplicación e implantación de las técnicas de las “5 “ son las siguientes:

  1. Definir la zona o Puesto de Trabajo a considerar.
  2. Dibujar un croquis o alzado de la zona, área, departamento o puesto de trabajo fijado.
  3. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios
  4. Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, según se trate.
  5. Listar todos los materiales o documentos innecesarios.
  6. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho.
  7. Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios.
  8. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
  9. Anular todos los focos de suciedad encontrados
  10. Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso, tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje,… etc.
  11. Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de unacodificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su ubicación correcta.
  12. Definir e incorporar los habitáculos, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios, archivadores… etc.
  13. Señalar con letreros y etiquetas los habitáculos en donde van a ser ubicados los materiales o documentos necesarios.
  14. Estudiar y analizar, si se trata de fabricación de productos, el lote económico del producto más conflictivo.
  15. Considerar y determinar elflujo de materiales mas adecuado durante el proceso de fabricación en el area, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
  16. Racionalizar la ubicación de la maquinaria y equipamiento necesario para las fabricaciones y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
  17. Definir y situar los pasillos de paso y zonas de circulación y descanso
  18. Fijar el tamaño y sitio para las zonas de espera y almacenes auxiliares de materiales enproceso y terminados
  19. Pintar los suelos, paredes, estanterías, siguiendo una normativa a definir.
  20. Planificar la limpieza periódica más idónea para el caso en estudio.
  21. Establecer los controles visuales más adecuados para efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado el sitio en estudio
  22. Planificar los paseos de seguimiento periódico del progreso en las “ 5 S “.

  23. Definir los indicadores de control de avance y método de evaluación a utilizarse.

NOTA.-Recomiendo la lectura del post ” Las 9 S y el Plan de Colaboración en el Puesto de Trabajo : PCPT”

 COMUNICACIÓN><CONOCIMIENTO><COMPETITIVIDAD

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