CAMBIO HACIA LA EXCELENCIA EN LA GESTION DE LAS PYMES

Leer los artículos de mi nuevo blog.

http://actualidadempresa.com/la-cultura-empresarial-en-las-organizaciones-y-su-proceso-de-cambio/

http://actualidadempresa.com/metodologia-para-implantar-un-proceso-de-cambio-hacia-la-excelencia-en-las-pymes/

“Proceso de cambio empresarial: sus principios, causas, clases, tipos y consecuencias”

“Reingeniería del cambio: historia, definiciones, causas, fases, principios y tipología”

“La autoevaluacion E.F.I.G. en la metodología del cambio”

“Organizacion del proceso de cambio empresarial”

“La autoevaluación EFQM en las PYMES con aspectos y areas de mejora a considerar”

1.-Limitaciones en metodologías y herramientas para la mejora continua.-

Después de haber implantado ISO 9001 e ISO 14000 en empresas y también EFQM , el C.M.I.-BSC,y las 5S, ademas de emplear diversas herramientas  de dirección, como los diagramas de Pareto, de causa-efecto, de flujo, de Gantt y otros , junto a  histogramas, tormenta de ideas, los cinco porqués, análisis DAFO ,ciclo PDCA de mejora continua, SMED, la cadena de valor, el benchmarking, así como numerosas matrices estratégicas o de evaluacion, entiendo que tienen importantes limitaciones.

Opino que, aunque las normas ISO y la autoevaluacion europea EFQM han ido mejorando en el transcurso del tiempo, su implantacion esta sujeta a diversas precariedades, a saber:

  • En cuanto a las normas ISO de aseguramiento de la calidad y medioambiente como la ISO 9000 se centran en exceso en obtener y mantener  un nivel estable de calidad , pero no debidamente en la mejora en si. Se considera más un requisito que una herramienta. Tiene un exceso de documentos, registros e indicadores con el propósito de “demostrar” lo que se hace, convirtiéndose en una burocracia nada satisfactoria, que muchas veces acaba esclava de la cumplimentación de documentos antes de las correspondientes inspecciones de las consultorias homologadas para su acreditación. Realmente la ISO 9000 no tiene en cuenta la cultura ni los comportamientos de las personas.
  • La EFQM en busca de la excelencia en la gestión,  hace demasiado énfasis en unos resultados que nunca son fiables. No consideran que la mejora de un proceso debe considerarse en relación a su aportación al conjunto, lo que produce graves distorsiones . La satisfacción de las personas se “mide” pero no se estimula la colaboración. Leer los posts “El modelo europeo de autoevaluación de la gestión empresarial: EFQM” y el “La autoevaluación en la metodología del cambio“.
  • El Cuadro de Mando Integral C.M.I. , con sus mapas estratégicos e indicadores
    que trata especialmente de incorporar el enfoque estratégico a las diversas áreas de la organización empresarial y de establecer un sistema adecuado de seguimiento y control de los resultados obtenidos con su implantacion. Leer el post “El Cuadro de Mando Integral(CMI): concepto, principios, interrelaciones, objetivos, mapa e implantacion
    La metodología de mejora 5S,que se centra especialmente en la organización, orden y limpieza en cada puesto de trabajo, no abarca otras cuestiones estratégicas o de otra índole necesarias para una buena gestión empresarial.  Leer los posts “ Las 9 S y el Plan de Colaboración en el Puesto e Trabajo: PCPT” y el “ Procedimiento para la implantación de las 5S

Durante  mi experiencia como director, empresario, consultor y profesor he llegado a la conclusión que cada una de las metodologías o herramientas de gestión aplicadas por separado no logran  éxitos rotundos quedándose en mejoras parciales , que, en la mayoría de los casos , no logran satisfacer los objetivos de competitividad a alcanzar por la organización.
Cada empresa es un mundo y requiere distintas herramientas, aunque la primordial es utilizar una metodología que permita realizar la implantacion de un proceso de cambio en continuidad, considerando las actuales necesidades de las organizaciones empresariales inmiscuidas totalmente en un entorno sujeto a cambios exponenciales  que desde la década de los 1950 están convulsionando la sociedad de la era del conocimiento en que estamos.
Desde  1997 en mis clases sobre organizacion empresarial ya expuse la necesidad de visionar la organización empresarial y su entorno con la aplicación de la teoría de los sistemas, lo cual expuse en un articulo sobre el proceso de cambio editado en la revista Nueva Empresa.
En mi blog personal  hay diversos posts que describen mi particular visualización de  la organización sistemática de la empresa y su entorno, empezando con el titulado: El sistema empresarial en el siglo XXI seguido por otros como: “La gestión del cambio en la empresa”, y “ La organización del proceso de cambio empresarial”.
Para comprender la filosofía de en busca de la excelencia con la EFQM , es preciso considerar la teoría de los sistemas aplicada al mundo de la empresa , visualizando el Sistema del Entorno , con sus subsistemas del entorno sociológico, tecnológico, ecológico y comercial( socio-económico, político-legal, tecnológico, ecológico, oferentes como proveedores, consultores, universidades,etc. , y de los demandantes como los clientes) rodea al sistema de la Empresa, el cual se divide en los subsistemas del Comportamiento( estilo de dirección y cultura empresarial), el subsistema Estratégico((competencias o conocimientos esenciales y estrategias básicas), el subsistema  operativo u organizacional( estructuras, sistemas y procesos, gestión del personal)y, por último el subsistema de Dirección (toma de decisiones). Los dos sistemas mencionados y sus subsistemas están a su vez totalmente interrelacionados por medio del posiblemente el sistema mas importante: el sistema de la comunicación externa del sistema Empresarial con el del Entorno e interna entre los subsistemas del sistema Empresarial, actuando como el sistema nervioso o sanguíneo en el cuerpo humano.
Evidentemente para mantenerse competitivo en la era de cambios turbulentos que vivimos hay que estar en un proceso continuo de cambio cultural, estratégico y estructural u organizacional. A continuación adjunto una representación power point del sistema empresarial , tal como lo concibo,;

Descarga sistema_empresarial

Es importante darse cuenta de las interrelaciones existentes entre la EFQM y el C.M.I. de Kaplan , así como de las 7 S de Mac Kinsey, citadas por Peters en “En busca de la excelencia(1987)”, ya que las mismas ayudaran a comprender los principios de la filosofía EFQM, descomponiendo sus agentes con las 7S y sus resultados con la satisfacción de la sociedad (entorno), de los clientes y del personal, junto a las mejoras en procesos , alcanzándose unos resultados económico-financieros óptimos para satisfacción de los accionistas. Leer los  posts “ La autoevaluacion en la metodología del cambio” , “La gestión del conocimiento en consultoria”. Seguidamente adjunto dos diapositivas power point que representan las interrelaciones mencionadas y la organización idónea para realizar un proceso de cambio empresarial en continuidad:

Descarga EFQM_7S_CMI
Descarga  organizacion_cambio

Siempre he utilizado mi lema de “La COMUNICACIÓN cataliza  el CONOCIMIENTO creando COMPETITIVIDAD” , apoyándome en el concepto de la COMUNICACIÓN TOTAL junto a una satisfacción generalizada y una mejora en continuidad para  lograr la rentabilidad de la organización de que se trate. Esto se puede ver en el esquema que presento en el post sobre “ Computo de lemas y frases”.Leer  el post ”La Comunicación Total  como sistema de organización” .Como aclaración de mis ideas adjunto tres representaciones power point sobre el concepto de la comunicación total:

Descarga  camino_excelencia
Descarga lema_ frases
Descarga las_3Cs

Pese a las reticencias mencionadas seguidamente expondré algunas de las metodologías EFQM empleadas en empresas PYMES  y también otras donde se indican las fases a seguir para implantar un Proceso de Cambio que lleve a la organización empresarial hacia la excelencia en la gestión.

2.-Recomendaciones para una implantación del Proceso de Cambio.-

Las limitaciones de las metodologías que se emplean normalmente para mejorar la competitividad de las organizaciones empresariales, se recrudecen especialmente, debido a la falta de la necesaria sensibilizacion y correspondiente motivación y movilización del personal.
El mayor problema es la falta de conciencia, por parte de la alta dirección, de que lo importante es enfocar un proceso de cambio en continuidad,que, sin duda, llevara a un planteamiento y análisis del sistema del comportamiento de la organización, evaluando el estilo de dirección y su capacidad de liderazgo, así como la cultura empresarial de la organización; es decir: su oficio, misión, visión y valores compartidos. Una encuesta del clima social y la cumplimentación de un cuestionario sobre el estilo de mando de la dirección, ayudara evidentemente a realizar el análisis mencionado.
Asimismo, se deberá realizar una profunda reflexión estratégica utilizando las siguientes herramientas de dirección: el diamante de Porter, la diagnosis del perfil competitivo por medio de técnicas de benchmarking, el análisis DAFO para comprobar la situación estratégica respecto al entorno y competidores, y las ventajas y desventajas de la propia organización. Este estudio nos dará una idea de la situación actual y permitirá definir las estrategias clave o básicas que hay que enfocar y consensuar para lograr una mayor competitividad en busca de la excelencia en la gestión. A continuación se deberá seguir analizando las estrategias a seguir en las unidades de negocio y distintos sectores de mercado , segmentos de clientes y familias de productos y/o servicios a suministrar, utilizando diversas matrices estratégicas que facilitan su estudio y la preparación siguiendo el C.M.I. con sus  mapas estratégicos que sirvan para su comprensión , definiendo las metas, objetivos  e indicadores para las perspectivas del personal, procesos internos, cartera de clientes y resultados económico-financieros. Una técnica para clasificar estrategicamente a los clientes y productos es la 4444 que explico en los posts Marketing de compras y relacional 444 de productos” y “ CEC:clasificación 4444 estratégica de clientes”
Por otra parte, se necesita sintetizar los conocimientos tecnológicos, organizacionales y personales, que sean mas adecuados para incrementar la competitividad definiéndose las competencias y sus conocimientos esenciales, para fundamentar una gestión del conocimiento y competencias esenciales que sean consecuentes.
Estas actividades mencionadas conllevan una visualización de la necesidad de cambio cultural y estratégico que se debe implantar, buscando su armonizacion y consenso, para asegurarse de la posibilidad de comenzar con garantía de éxito el consecuente cambio organizacional, estructural u operacional de la empresa.
Este ultimo cambio organizativo, se orientara a desarrollar proyectos de mejora normalmente en tres áreas especificas, a saber: la estructura, la gestión del personal y los procedimientos, sistemas y procesos operativos de la organización.
En el caso de la estructura empresarial, conviene establecer un nuevo organigrama jerárquico y funcional , que facilite la estructura horizontal con no mas de tres niveles jerárquicos, y dividida la corporación empresarial en unidades de negocio que, a poder ser, no superen los 50 miembros de personal. Ademas, deberá potenciarse el trabajo en equipo y la comunicación , con la institución de grupos de apoyo o facilitadores, junto a equipos o grupos de creatividad y mejora con sus correspondientes lideres.
En cuanto , a la gestión del personal, se deberá establecer una gestión del conocimiento , junto a un plan de formación continua que cuide de incrementar los conocimientos esenciales del personal, canalizando la situación del momento y promoviendo planificaciones de rotación y formación que consigan una polivalencia en el personal de la empresa. Asimismo, se requerirá implantar planes de incorporación, carrera , ademas de un procedimiento y comité de evaluacion  de las aptitudes para cada puesto de desempeño y las actitudes individuales, que  se consideren como valores mas solicitados; por ejemplo:la valoración 4444 ROCA( responsable+organizado+comunicativo+activo o trabajador). Leer el post Metodología 4444 en la evaluación del desempeño del hombre ROCA)”.
Respecto a los sistemas y procesos, se deberá realizar una diagnosis sobre el grado de utilización de las nuevas tecnologías informáticas y de telecomunicaciones TIC, para tratar de incorporar aquel equipamiento de hardware y software que de mayor facilidad de comunicación externa e interna, y, por tanto, mayor incremento del conocimiento intelectual e incremento de la competitividad. Como herramientas  y técnicas mas adecuadas para la mejora continua dentro de una gestión de procesos tenemos la posibilidad de utilizar las siguientes: utilización de la encuesta sobre el PCPT (plan de colaboración en el puesto de trabajo) que se explica en el post” Las 9S y el plan de colaboración en el puesto de trabajo:PCPT”, los layouts de plantas y diagramas de flujo, las técnicas JIT, SMED, 5S, etc. aplicadas en los procesos productivos y, por ultimo, las normas de aseguramiento de la calidad ISO. Tampoco debemos olvidar el utilizar técnicas de control de costos ABC y calculo de las tasas horarias de los procesos
Para seguir y controlar el progreso del proceso de cambio, se deberá utilizar el enfoque de la autoevaluacion europea EFQM, ayudada por los indicadores del C.M.I.- B.S.C., así como el ciclo PDCA que retroalimenta las desviaciones  del proceso buscando e implantando modificaciones que solucionen los problemas.

3.-Fases del Proceso de Cambio hacia la Excelencia en la Gestión.-

En una organización empresarial es necesario enfocar una filosofía de cambio continuo para ser mas competitivos y avanzar hacia la excelencia en la gestión. Como consecuencia del mismo hay que proceder a sensibilizar al personal mentalizándoles en la imperiosa necesidad de realizar un cambio cultural( estilo de dirección y cultura empresarial con su misión, visión y valores) y estratégico(estrategias esenciales y conocimientos competitivos) para seguidamente, y una vez consensuado, continuar estableciendo los cambios estructurales u operativos(estructuras, gestión del personal,sistemas y procesos) que sean mas idóneos para la situación de la organización. Al mismo tiempo, se debe instaurar un sistema de dirección(la autoevaluación EFQM con el C.M.I.) y  de comunicación que potencie con tecnologías TIC la comunicación interna y externa, formal e informal,  entre los miembros de la empresa y su entorno socio-político, tecnológico-ecológico y comercial con sus oferentes(proveedores, consultores, asesores) y demandantes (cartera de clientes,consumidores o usuarios).
Para ello , se deberá seguir un Proceso de Cambio consistente en cuatro etapas o fases de implantacion que seguidamente exponemos, valiéndonos de cinco diapositivas powerpoint que adjuntamos, a saber:

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1.Fase de Sensibilización de la Dirección y Consenso del Personal.-
Toma de liderazgo e iniciativa de la implantacion del proceso de cambio:

  • Estilo de dirección y liderazgo para el cambio
  • Análisis de la misión, negocio y visión de futuro
  • Decisión sobre los factores clave y metas objetivo
  • Preparación de las reuniones de presentación del proceso de cambio

Pronunciamiento publico del proceso y su decisión de mejora hacia la excelencia:

  • Presentación a la alta dirección del proyecto de cambio en continuidad
  • Presentación a las diferentes áreas de gestión de la organización
  • Definición de los valores y objetivos finales a lograr
  • Recopilación de opiniones sobre el proyecto de cambio

Designación directa del equipo o comité coordinador del proceso de cambio:

  • Elección del equipo o comité coordinador del proceso de cambio(CCC):
  • Designación de las  funciones y responsabilidades del CCC
  • Establecimiento de los lideres para las fases del procesoSeleccionar los grupos de apoyo o facilitadores del proceso

Creación del clima y cultura adecuado al modelo de cambio consensuado:

    • Análisis del sistema del comportamiento en la actualidad
    • Comprobar la armonía entre la cultura empresarial y la estrategias
    • Analizar el grado de rechazos al cambio existentes y como solventarlos
    • Obtener el compromiso a la movilización de todo el personal

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2.Fase de Diseño del Modelo y Planificación del Proceso.-
Evaluación de la situación actual de la empresa respecto al modelo de excelencia:

  • Autoevaluación EFQM  inicial del grado de excelencia
  • Diagnosis del nivel de cambio necesario
  • Estudio de los cambios culturales y estratégicos necesarios
  • Designación de los cambios estructurales a realizar en el futuro

Diseño del proyecto de implantacion del modelo para el proceso de cambio:

  • Definición del proceso de cambio consensuado
  • Elección de la estrategia de cambio a aplicar
  • Definición de las actividades a desarrollar
  • Elaboración de las listas de los recursos necesarios a utilizar

Implicación en el diseño a los responsables de la implantacion:

  • Designar las funciones de los grupos de apoyo o facilitadores
  • Establecer la periodicidad de las reuniones de apoyo y mejora
  • Formar los grupos de mejora en continuidad
  • Definir las funciones de los grupos de mejora y sus lideres

Elaboración de la documentación del modelo propuesto y su planificación:

  • Diseñar la metodología del proceso de cambio
  • Diseñar los documentos a utilizarse en el proyecto
  • Establecer el plan de realizacion del proceso de implantacion del cambio
  • Evaluar el costo de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto

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3.Fase de organización y Gestión del Desarrollo del Proceso.-
Planificación del nivel de formación requerido durante el proceso de cambio:

  • Comprobar el nivel actual de los conocimientos del personal
  • Definir los conocimientos estratégicos esenciales que se necesitan
  • Estudiar el grado de formación en continuidad necesario
  • Diseñar el plan de formación individual y general de la empresa

Implantación in situ de todas las fases del proyecto en las áreas de la empresa:

  • Desarrollo del “ las 5S “ en todas las áreas de apoyo y operativas
  • Obtener el certificado de las normas ISO 9000-200
  • Obtener el certificado medioambiental de las normas ISO 14.00
  • Lograr ser miembro del Club 500 de excelencia en la gestión

Definición de los indicadores del cambio y sus mejoras en continuidad:

  • Establecer los ejes de mejora continua.
  • Definir a los indicadores de mejora por cada area de la organización.
  • Designar los sistemas de medición a aplicar
  • Establecer la metodología “PDCA” para mejorar y retroalimentar.

Apoyo visible al funcionamiento del modelo de cambio propuesto:

  • Liderazgo de la  alta dirección en el proceso de cambio
  • Movilizar a toda la empresa en la ejecución del proceso de cambio
  • Diseñar los cuadros de mando para cada area de la organizacional
  • Definir los premios por la colaboración en el proceso de  cambio

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4.Fase de Seguimiento y Control del Progreso del Proceso de Cambio.-

Información frecuente/periódica de la evolución del proceso de cambio:

  • Cuadro cronológico del progreso mensual de las etapas del proceso
  • Información mensual de las acciones de apoyo realizadas
  • Actas de los grupos de mejora y su progreso en los proyectos en curso
  • Hojas de control del progreso de los proyectos de mejora

Auditorias frecuentes  de las implantaciones por áreas y etapas del proceso:

  • Designación de los valores e indicadores a auditar
  • Establecimiento del plan de auditorias de las implantaciones
  • Diseñar los documentos a cumplimentar
  • Establecer el circuito de información interna de información

Auditorias y control esporádico del funcionamiento de la metodología:

  • Diseñar los documentos de control esporádico
  • Establecer el circuito de retorno del resultado alcanzado
  • Definir los formatos de modificación y/o mejora
  • Establecer la información de las modificaciones a realizar

Evaluación esporádica de la situación con respecto al modelo:

  • Autoevaluaciones esporádicas del proceso de cambio en continuidad
  • Definición del sistema de evaluacion del cambio
  • Evaluación de las resistencias al cambio que surjan
  • Evaluar los premios a la colaboración en el proceso de cambio

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4.-La Autoevaluación E.F.Q.M. y su Implantación en las PYMES

Tratando de simplificar la implantaron de la autoevaluacion europea EFQM se describe su propósito , realizadores del proceso y como realizarlo , para proceder a la definición de cada uno de los agentes  y resultados  describiendo los aspectos a analizar y las  áreas de mejora que normalmente se encuentran. Como ayuda a su comprensión se adjuntan diez diapositivas powerpoint .

PROPOSITO: Servir como herramienta a empresas pyme que deseen realizar su autoevaluacion; la cual consiste en un examen global y sistemático de las formas de hacer y de los resultados alcanzados por la organización,que permite a esta identificar áreas de  mejora para el futuro.
¿QUIEN DEBE REALIZARLA?: La autoevaluacion debe ser realizada por el equipo directivo.
Cada organización debe decidir la conveniencia o no de que un asesor externo al equipo directivo haga de  facilitador o moderador durante el proceso de autoevaluacion
¿COMO DEBE REALIZARLA? :
1.-cada miembro del equipo directivo debe leer las preguntas del cuestionario ,reflexionando y anotando las áreas de mejora que crea oportunas.
2.-se reunirá todo el equipo directivo y consensuara las  áreas de mejora,partiendo de los análisis individualmente .Se consideran entre 15 y 50 áreas de mejora.
3.-el equipo directivo debe debatir,priorizar y seleccionar aquellas áreas de mejora que va a afrontar en los meses o  en el año próximo y planifique definiendo las acciones  concretas a realizar(como),las personas responsables de  llevarla a cabo(quien) y las fechas para la cual deberá  estar realizada la acción(cuando) este plan de mejora deberá ser revisado periódicamente , comprobando su progreso ,incorporándolo al plan anual

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1.- Liderazgo.-
El liderazgo hace referencia al comportamiento de todos los lideres para guiar la organización hacia la excelencia en la gestión. Lideres son aquellas personas que  tienen responsabilidad sobre otras,y deben asumir los cambios que implica un entorno incierto y cambiante:

 

  • la internacionalización de la economía y globalización de los mercados
  • el establecimiento de nuevos modelos económicos y sociales
  • el aumento de las exigencias de clientes y consumidores
  • el crecimiento de la responsabilidad de las organizaciones empresariales con la sociedad y su entorno

La principal aportación del liderazgo se refleja en su visión hacia el futuro y su actitud hacia el trabajo,hacia los demás e,incluso hacia si mismo , se caracteriza por:

  • una visión a largo plazo
  • estar abierto al cambio en continuidad,adaptándose al mismo
  • su compromiso personal con la organización
  • un esfuerzo continuo para que el personal se implique con la organización,movilizándose de manera adecuada
  • su ejemplaridad en hábitos de estudio,trabajo y accesibilidad

Aspectos a analizar:
l1.-¿hemos identificado quienes son los lideres de nuestra organización?
l2.-¿han recibido formación adecuada en la gestión de calidad total?
l3.-¿han desarrollado y difunden la misión y valores o principios éticos a compartir?
l4.-¿son coherentes en su día a día con lo que difunden y pregonan?
l5.-¿imparten formación dentro de la organización?
l6.-¿son accesibles y escuchan,manteniendo una política de puertas  abiertas?
l7.-¿animan a iniciar cambios y acciones de mejora?
l8.-¿participan en los proyectos de mejora?
l9.-¿reconocen los esfuerzos y logros de las personas?
l10.-¿participan en actividades de mejora con clientes y proveedores?
l11.-¿difunden la calidad total y gestión hacia la excelencia fuera de la  propia organización?
l12.-revisan y mejoran la efectividad de su liderazgo?
Ejemplos de Áreas de Mejora:

  • nuevo organigrama jerárquico y funcional
  • reflexión estratégica definiendo el negocio ,su misión,visión de futuro y valores esenciales
  • plan de formación en metodología pdca y el concepto de calidad total
  • planificación del proceso de cambio y su comité coordinación,grupos de apoyo y de mejora
  • establecer nuevo sistema retributivo que estimule y reconozca a individuos o equipos su contribución a los resultados de la organización
  • plan de colaboración con los clientes en actividades de mejora:encuestas,cursillos,…
  • fijar objetivos e indicadores de progreso en el comportamiento de los lideres de la empresa

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2.-Estrategia y Planificación.-
La correcta formulación de la estrategia es decisiva para las organizaciones,incidiendo en su desarrollo futuro,e incluso en su supervivencia .

Para ello es necesario:

  • tener en cuenta toda la información relevante,que contemple todas las necesidades actuales y futuras de los diferentes  grupos de interés(accionistas,clientes,empleados,proveedores estratégicos,…etc..)y otra información relativa a competidores, mercado,nuevas tecnologías,situación económica,…etc..
  • analizar la información externa e interna,actual e histórica,formulando alternativas y decidiendo las acciones a realizar. Para ello se creara un comité estratégico formado por las personas que mejor puedan contribuir al a planificación del adecuado  plan estratégico. El mismo deberá armonizar el estilo de dirección y cultura empresarial,con la misión,visión y valores consensuados con las estrategias básicas a considerar a largo y corto plazo.
    comunicar el plan estratégico a toda la organización e implantarlo estableciendo sus objetivos y planes a todos los niveles.
    revisar periódicamente los resultados que se van obteniendo,estando atentos a los cambios que pudieran darse en los grupos de interés y en el entorno,para proceder a actualizar y mejorar la estrategia y su planificación.

Aspectos a analizar:
e1.-¿hemos identificado nuestros grupos de interés y definido de quien,  como y cuando obtendremos información sobre los mismos?
e2.-¿hemos identificado otras fuentes de información relevante a través  de competidores,tecnologías emergentes,..etc..,definiendo su  manera de comunicación en cuanto a quien,como y cuando..?
e3.-¿hemos definido como distribuir esta información?
e4.-¿hemos establecido un proceso de reflexión que genere un  documento que recoja nuestras estrategias y planes de futuro?
e5.-¿comunicamos estrategias y planes a todos los grupos de interés?
e6.-¿conocen las personas de nuestra organización las estrategias y planes, como les afectan y cual debe ser su aportación ?
e7.-¿hacemos un seguimiento periódico de la puesta en practica de  nuestra estrategia y planes?
e8.-¿tenemos mecanismos de alerta si surgen alteraciones graves en los  grupos de interés o en el entorno?
e9.-¿revisamos y actualizamos periódicamente la estrategia y planes?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer sistema de vigilancia y toma de datos
  • nominar un comité estratégico
  • plan de formación en metodología de análisis d.a.f.o. y definición de estrategias básicas
  • aplicar una matriz de armonizacion entre los análisis , valores compartidos y las estrategias básicas
  • definir anualmente un plan estratégico a corto  y largo plazo
  • establecer una sistemática de divulgación del  plan estratégico y obtención de su aceptación
  • preparar planes alternativos en previsión de alteraciones y cambios internos o del entorno
  • crear una sistemática de seguimiento de progreso del desarrollo del plan estratégico

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3.-Gestión del Personal.-
La organización debe desarrollar el potencial de todas sus personas y aprovecharlo para llevar a cabo de la forma mas eficaz y eficiente la estrategia y planes que ha establecido.

Para ello es necesario:

 

  • Involucrar en el concepto de la Comunicación Total y hacer participes del proyecto de la organización a todas sus personas estableciendo mecanismos que refuercen la comunicación y el dialogo,desarrollando la capacidad de todas las personas de tomar decisiones y asumir responsabilidades
  • Analizar el nivel de conocimientos del personal y contrastarlo con los conocimientos esenciales que sean vitales para la  realización de la misión ,visión ,valores compartidos y plan estratégico consensuado,estableciendo a nivel individual y de grupo un plan de formación interno y externo que mejore en continuidad los conocimientos individuales y organizativos
    Organizar y estimular la formación de grupos de innovación y progreso que potencien la creatividad y las acciones de mejora establecido. Para en continuidad,llevando a cabo metodologías y técnicas de mejora continua(PDCA) y de resolución de problemas y toma de decisiones,enseñando al personal la utilización de dichas técnicas
  • Establecer un sistema de remuneraciones que estimule la colaboración del personal a nivel individual y de equipo en las acciones de mejora y de búsqueda de ideas,valorando los resultados que se obtengan

Aspectos a analizar:
H1.-¿Las estrategias y planes que llevamos a cabo para las personas están  formuladas a partir de la misión,visión,valores compartidos, y plan estratégico de la organización?
H2.-¿Como realizamos la selección de personas y su incorporación y desarrollo  profesional?
H3.-¿Como gestionamos la seguridad y salud laboral,especialmente en todo lo   relacionado con la prevención de riesgos laborales?
H4.-¿Garantizamos la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en todos los  aspectos relacionados con el empleo?
H5.-¿Como desarrollamos las competencias o capacidades de nuestra personas   mediante los planes de formación,el trabajo en equipo,los tutores internos o  facilitadores ,asesores externos u otros sistemas?
H6.-¿Como se ayuda a las personas a conseguir los objetivos que tienen establecidos,a mejorar su desempeño y como se evalúan sus logros?
H7.-¿Como estimulamos la participación en actividades de mejora?
H8.-¿Como animamos al personal a asumir responsabilidades y tomar decisiones?
H9.-¿Cómo reconocemos sus esfuerzos , logros y colaboraciones?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer plan de incorporación del personal
  • nominar un comité de evaluacion
  • diagnosticar y definir un plan de formación
  • definir y consensuar los valores compartidos
  • implantar un plan de rotación del personal
  • establecer una encuesta anual de clima social
  • aplicar un PCPT plan de colaboración en el puesto de  trabajo:las” 5 s “,prevención de riesgos,higiene, autocontrol,formación,control no-calidades,…
  • incorporar un sistema de remuneración que  premie no solo el trabajo funcional, sino todos los esfuerzos y colaboraciones realizados en acciones de mejora y de creatividad ,bien individualmente o bien formando parte de un equipo

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4.-Alianzas y Recursos.-
La organización debe establecer alianzas externas que refuercen su estrategia y planes. Asimismo debe gestionar los recursos de una forma eficaz y eficiente en apoyo de la estrategia y planes y del eficaz funcionamiento de sus procesos.

Entre estos recursos se deberán considerar:

  • La búsqueda de aliados clave que estén en línea y potencien el plan estratégico de la organización
  • Los recursos económicos y financieros que sean necesarios para una correcta financiación del plan estratégico establecido
  • Los edificios,equipos y materiales que se necesiten para la ejecución del plan estratégico,mejorando sus prestaciones y   logrando alianzas con los proveedores claves,ayudandoles en la mejora de aspectos esenciales para el plan estratégico
  • La tecnología,vigilando su desarrollo ,analizando las nuevas tecnologías emergentes y los movimientos de la competencia al respecto,tratando mejorar en las aplicaciones de las innovaciones tecnológicas para alcanzar las metas del plan estratégico
  • La información y el conocimiento,potenciando la obtención y ordenamiento de datos sobre los conocimientos individuales, organizativos,y tecnológicos de la organización , y del entorno,vigilando a los competidores actuales y potenciales mas señalados,los proveedores,las investigaciones básicas y las nuevas tecnologías que sirvan para incrementar nuestras ventajas competitivas

Aspectos a analizar:
A1.-¿Como se identifican los aliados clave en línea con la estrategia y planes establecidos?
A2.-¿Como se establecen las alianzas para ofrecer mayor valor añadido y satisfacción a los   clientes?
F3.-¿Como alineamos nuestra estrategia financiera con el plan estratégico de la organización?
F4.-¿Como gestionamos los riesgos financieros y evaluamos y decidimos las inversiones?
F5.-¿Como nos financiamos y controlamos los parámetros financieros a corto y largo plazo?
EM6.-¿Como mejoramos el uso de edificios e instalaciones y aprovechamiento de equipos?
EM7.-¿Como gestionamos las relaciones con los proveedores y establecemos alianzas con   ellos cuando sea preciso para potenciar la ejecución del plan estratégico?
EM8.-¿Como evaluamos los productos y servicios de nuestros proveedores?
EM9.-¿Cómo optimizamos los inventarios y la rotación de materiales?
EM10.-¿Como conservamos y reciclamos los recursos no renovables,minimizamos los  desperdicios y cuidamos el impacto medioambiental de los materiales?
T11.-¿Como identificamos y evaluamos las tecnologías relevantes nuevas y emergentes?
T12,.¿Como introducimos nuevas tecnologías y explotamos las ya existentes?
T13.-¿Como adquirimos,incrementamos y utilizamos el conocimiento en la organización?
IC14.-¿Como aseguramos la recogida,análisis y distribución de la información necesaria para que todas las personas dispongan de aquella que precisen para realizar su trabajo y  tomar decisiones?
IC15.-¿Como garantizamos la accesibilidad,seguridad y precisión de la información?
IC16.-¿Como adquirimos,incrementamos y usamos el conocimiento en nuestra organización?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • definir un plan financiero a corto y largo plazo
  • establecer una política de riesgos financieros
  • diseñar una política y plan de inversiones
  • establecer un control de costos analítico
  • estudiar un plan de alianzas con proveedores
  • establecer sistema de evaluacion proveedores
  • aplicar una gestión de existencias informatizada
  • definir una política medioambiental,con plan de  recuperación y eliminación de residuos
  • establecer un sistema de vigilancia tecnológica
  • normalizar la protección del capital intelectual
  • implantar un sistema de captación,clasificación, seguridad,difusión y uso de los conocimientos esenciales para la visión estratégica en curso

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5.-Procesos y Sistemas.-
La cadena de valor de una organización indica los procesos clave para la realización de su misión y departamentos clasificación de apoyo necesarios. Un proceso es una secuencia de actividades en las que intervienen personas,materiales,energía  y equipamiento de una forma lógica para producir un resultado planificado y deseado. Un proceso debe tener entradas y salidas(inputs-outputs)medibles y debe ser adaptable al cambio. La mayoría de los procesos son interfuncionales,  lo que significa que son personas y recursos físicos de varios departamentos los que deben participar para generar el  producto o servicio. La gestión de procesos es la metodología adecuada para una correcta  orientación a las necesidades de los clientes,debiendo tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • La identificación de los procesos clave que sirven para llevar acabo la misión,visión,valores compartidos y estrategias definidas
  • La definición de propietarios de los procesos clave,diseñándolos y estableciendo el sistema de gestión de los mismos(normas  ISO,sistemas de gestión medioambiental o de riesgos laborales)
  • Establecer prioridades y objetivos de mejora en las oportunidades que surjan,estimulando la creatividad de los empleados y  clientes,aplicando nuevos diseños de procesos en sus operaciones y tecnologías utilizadas
  • Diseño y desarrollo de productos o servicios basándose en las necesidades y expectativas de los clientes

Aspectos a analizar:
GP1.-¿Hemos identificado los procesos y subprocesos de nuestra organización,elaborando un mapa de procesos con ellos?
GP2.-¿Estamos gestionando los procesos,es decir,hemos nombrado propietarios,documentado los procesos(según normativa ISO 9000 u otros métodos),estableciendo sus equipos de mejora,indicadores, objetivos,…etc..)?
GP3.-¿Hemos identificado cuales son nuestros procesos clave partiendo de  la estrategia y planificación correspondiente?
GP4.-¿Como introducimos y comunicamos los cambios y mejoras en  nuestros procesos clave y evaluamos sus resultados?
OC1.-¿Como investigamos las necesidades actuales y futuras de clientes?
OC2.-¿Como diseñamos y desarrollamos nuevos productos y servicios a  partir de las necesidades de los clientes?
OC3.-¿Como adaptamos y mejoramos nuestros procesos a partir de ellas ?
OC4.-¿Como distribuimos nuestros productos y servicios?
OC5.-¿Cómo atendemos las quejas y reclamaciones de nuestros clientes?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • definir la cadena de valor del negocio
  • señalar los procesos clave prioritarios
  • elegir el sistema de gestión de procesos a usar
  • implantar dicho sistema de gestión(iso 9000,14000…)
  • establecer sistemas de medición de los proceso
  • fijar objetivos en las áreas de mejora elegidas
  • utilizar plantas piloto como prueba a controlar
  • plan de relación con los clientes para captar sus necesidades y satisfacerlas mejorando los  procesos  y los productos y servicios
  • establecer un servicio de atención al cliente
  • preparar sistemática de seguimiento de quejas y reclamaciones y encuestas de satisfacción

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6.-Resultados en los Clientes.-
Los clientes son las personas u organizaciones a las que van destinados los productos o servicios que generamos. Debemos medir que logros esta alcanzando nuestra organización con relación a las necesidades y expectativas de sistemática sus clientes. Para ello debemos utilizar dos tipos de medidas:

Medidas de percepción:Se refieren a la percepción que tienen nuestros clientes acerca de nuestros productos,servicios,trato y atención,etc..Lo podemos obtener mediante encuestas,entrevistas estructuradas o grupos focales. En primer lugar se debe conocer que aspectos y atributos son significativos para nuestros clientes y cual es su importancia relativa y posteriormente contrastar su percepción. Estas medidas podrán hacer referencia a la imagen general ,productos y servicios,ventas y servicio postventa, fidelidad
Indicadores de rendimiento: Son medidas internas que usa la organización para supervisar,entender,predecir y mejorar su  rendimiento.así como para prever la percepción de sus clientes externos. Los indicadores hacen referencia a la imagen externa,productos y servicios,ventas y servicio postventa,fidelidad
Aspectos a analizar:
RC1.-¿Hemos identificado a todos los clientes de nuestra organización?
RC2.-¿Hemos investigado e identificado cuales son los aspectos significativos y su importancia relativa para lograr la satisfacción de  nuestros clientes?
RC3.-¿Preguntamos periódicamente su satisfacción a nuestros clientes mediante encuestas,entrevistas estructuradas o grupos focales?
RC4.-¿Conocemos como nos ven en relación con nuestros competidores?
RC5.-¿Analizamos los resultados anteriores y sus tenencias,establecemos objetivos y planes de mejora y creamos equipos de mejora?
RC6.-¿Utilizamos comparaciones externas para identificar organizaciones mas avanzadas que las nuestras y aprendemos de ellas(“benchmarking”)?
RC7.-¿Hemos identificado “indicadores de rendimiento” internos que nos den información que complementa a la anterior?
RC8.-¿Analizamos los indicadores de rendimiento y sus tendencias,establecemos objetivos y planes de mejora y nos comparamos externamente?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer sistema abc de clasificación clientes
  • crear encuesta anual de satisfacción de clientes
  • diseñar codificación de clientes según valoración
  • utilizar técnicas de benchmarking en el sector
  • definir perfiles competitivos y analizarlos
  • sistematizar el análisis de tendencias en ventas
  • estudiar las necesidades de los clientes
  • implantar control de quejas y reclamaciones
  • identificar indicadores de satisfacción de clientes
  • establecer sistemática pdca de captación de datos sobre clientes y competidores,y el análisis de sus tendencias y reclamaciones,para indicar nuevas metas y planes de mejora,controlando  sus resultados y actuando en consecuencia

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7.-Resultados en las Personas.-
Debemos medir que logros se están alcanzando en nuestra organización con respecto a las personas. Es necesario conocer los sentimientos del personal con respecto a la empresa y su clima de trabajo,su grado de motivación y las posibilidades de formación y oportunidades de promoción en el futuro. Asimismo interesa conocer la conciencia sobre la cultura de la organización en cuanto a sus valores,visión y estrategia. Para ello debe utilizarse las medidas que seguidamente mencionamos:
Medidas de percepción:Se refieren a la percepción que tienen nuestras personas acerca de nuestra organización(comunicación, liderazgo y estilo de dirección,remuneración,instalaciones y recursos,entorno de trabajo,prestaciones sociales y de sanidad,…etc.)
. La podemos obtener mediante encuestas,entrevistas o grupos locales. En primer lugar se debe investigar que aspectos son significativos para nuestras personas y cual es su importancia relativa y posteriormente preguntarles su percepción.
Indicadores de rendimiento:Son medidas internas que usa la organización para supervisar,entender,predecir y mejorar  nuestro rendimiento y anticiparnos a la percepción de nuestras personas(participación,absentismo,quejas,rotación,bajas,…etc..)
Aspectos a analizar:
RP1.-¿Hemos investigado e identificado cuales son los aspectos significativos y su importancia relativa para lograr la satisfacción de  nuestras personas?
RP2.-¿Preguntamos periódicamente su satisfacción a nuestros clientes  mediante encuestas,entrevistas estructuradas o grupos focales?
RP3.-¿Conocemos como nos ven en relación con otras organizaciones de nuestro entorno y en especial con los competidores mas directos?
RP4.-¿Analizamos los resultados anteriores y sus tendencias,establecemos objetivos y planes de mejora y creamos equipos de mejora?
RP5.-¿Comunicamos los resultados mencionados a nuestro personal?
RP6.-¿Utilizamos comparaciones externas para identificar organizaciones mas avanzadas y aprender de ellas(“benchmarking”)?
RP7.-¿Hemos identificado “indicadores de rendimiento” internos que nos en información que complementa a la anterior?
RP8.-¿Analizamos los indicadores de rendimiento y sustendencias,establecemos objetivos y planes de mejora y nos  comparamos externamente?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer sistema de incorporación de novatos
  • crear encuesta anual sobre el clima social
  • vigilancia del nivel de seguridad e higiene
  • utilizar técnicas de benchmarking en el sector
  • establecer planes de carrera individuales
  • establecer sistema de evaluacion del personal
  • estudiar las motivaciones de las personas
  • control de quejas y reclamaciones del personal
  • crear indicadores de satisfacción del personal
  • sistematizar la divulgación de los valores,visión,y la estrategia,haciendo posible el compromiso del personal en su realizacion
  • implementar un plan social de prestaciones
  • establecer una política de comunicación total

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8.-Resultados en la Sociedad.-
Toda organización vive y se internacionalizar en una comunidad a la que deberá contemplar como uno o varios grupos de interés y tener en cuenta sus necesidades y expectativas a la hora de formular su estrategia y planes y también para gestionar sus procesos y recursos. Periódicamente debemos evaluar hasta que punto estamos satisfaciendo estas necesidades y expectativas de la sociedad,para lo cual podemos utilizar dos tipos de medidas,a saber:
Medidas de percepción:Se refieren a la percepción que tiene el entorno social y a la imagen de la organización que captan. Las podemos obtener mediante encuestas,entrevistas estructuradas o grupos focales. Estas pueden estar dirigidas a colectivos amplios o bien a personas destacadas o lideres de opinión o a ambos grupos.
Indicadores de rendimiento:Son medidas internas que usa la organización para supervisar,entender,predecir y mejorar nuestro rendimiento y anticiparnos a la percepción de nuestra sociedad(apariciones en prensa,apoyo a cultura y beneficencia,involucración en temas medio ambientales,…etc..)
Aspectos a analizar:
RS1.-¿Hemos investigado e identificado cuales son las aspectos mas focales. Estas  señalados de las necesidades y expectativas de nuestra sociedad con relación a nuestra organización(impacto ecológico,reducción de residuos y embalajes,ruidos,contaminación,obras  sociales,esponsoramiento de actividades deportivas,ayuda antidrogas,mecenazgos culturales,..etc..)?
RS2.-¿Hemos establecido una estrategia y planes adecuados al respecto?
RS3.-¿Realizamos medidas de percepción de nuestra comunidad?
RS4.-¿Utilizamos comparaciones externas para identificar organizaciones mas avanzadas  y aprender de ellas(“benchmarking”)?
RS5.-¿Hemos identificado “indicadores de rendimiento” que nos den información que complementa a la anterior?
RS6.-¿Nos hemos marcado objetivos de mejora y creado equipos o nombrado responsables para ello?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer plan de comunicación con el exterior
  • ayudar en formación profesional de los vecinos
  • vigilancia del nivel de contaminación
  • difusión de los logros medioambientales
  • ayudas a las sociedades deportivas del entorno
  • definir un plan de cobertura en prensa,radio y difusión, televisión si procede
  • control de reclamaciones de la sociedad
  • crear indicadores de satisfacción de la sociedad
  • implantar un plan de reducción de residuos y embalajes no-ecológicos
  • implementar un plan de de eliminizacion de ruidos y olores desagradables o emanaciones toxicas
  • crear un control de felicitaciones recibidas

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9.-Resultados Clave.-
Los resultados de la organización están relacionados con aquello que la organización ha determinado como logros esenciales y medibles para su éxito a corto plazo como para lograr su estrategia a largo plazo. Los resultados de la organización son medidas de la eficacia y eficiencia en la prestación de servicios y la consecución de metas y objetivos prefijados. Muchas de estas medidas estarán directamente relacionadas con la estrategia y con los procesos clave definidos,siendo financieras y no financieras. Pueden ser de dos tipos,a saber:
Resultados clave del rendimiento de la organizacion:Pueden hacer referencia a: Resultados económicos y financieros como ventas,márgenes,beneficios,dividendos,…etc.. Resultados no económicos como son la cuota de mercado,nuevos productos de nuestra sociedad.
Indicadores clave:Son las medidas operativas que nos permiten supervisar,entender,predecir y mejorar los probables resultados clave. Pueden hacer referencia a elementos de nuestros procesos y de nuestros recursos,como por ejemplo:Procesos con sus rendimientos,tiempos de ciclo,productividad. Economía y finanzas con rendimientos de activos,depreciaciones. Materiales con sus índices de defectos y rotaciones de existencias.
Aspectos a analizar:
RF1.-¿Hemos definido cuales son las medidas de los resultados clave de nuestra organización,en línea con nuestra estrategia y planes?
RF2.-¿Hemos definido cuales son los indicadores clave?
RF3.-¿Los resultados clave e indicadores clave están consensuados,al menos a nivel del equipo directivo?
RF4.-¿Utilizamos comparaciones externas para identificar organizaciones mas avanzadas y aprender de ellas(“benchmarking”)?
RF5.-¿Realizamos un seguimiento periódico de los  mismos,evaluamos sus tendencias y establecemos  objetivos y planes de mejora?
Ejemplos de áreas de mejora:

  • establecer un cuadro de mando integral
  • implantar gráficos indicadores de tendencias
  • controlar las cuotas de mercado y posicionamiento de la organizacion
  • diseñar plan de seguimiento de los plazos de lanzamiento de nuevos productos
  • establecer tasas de defectos y no-calidades
  • controlar los margenes de explotación y productividad en los procesos clave
  • control de la rotación de inventarios
  • control del cashflow y riesgos financieros
  • evaluar las mejoras con proveedores
  • evaluar las mejoras conjuntas con los clientes
  • sistemática de análisis financiero del balance

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COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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    • 6 años ago
  3. 6 años ago
    • 6 años ago

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