ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS : su desarrollo, configuración, unidades, relaciones, flujos de trabajo y de valor.

1.-Introducción.-

Antes de empezar con la lectura de este post , les recomiendo la lectura de su antecesor titulado “La organización empresarial : definiciones ,evolución y escuelas organizativas” .También recomiendo la lectura del post “El cambio estructural : las Formas Organizativas, el Organigrama, sus tipos, ejemplos y recomendaciones para su diseño”


Asimismo  recomiendo lean los post de mi blog referentes al proceso de cambio y reestructuracion realizadas, los cuales seguidamente indico:
Presentación del blog(reestructuraciones)” El sistema empresarial en el siglo XXI”
“Grupo nº1.Ideas utiles para mejorar la dirección empresarial”“Grupo nº4.Ideas utiles para mejorar la dirección empresarial”” La cadena de valor y sus aplicaciones”“Proceso de cambio hacia la excelencia en la gestión de las PYMES”” Restructuración del Area de Materiales”“La gestión del cambio en la empresa” “La organización del proceso de cambio empresarial” “La autoevaluación EFIG en la metodología del cambio”

Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades , por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. No obstante, conviene siempre tener muy presente el sistema empresarial y sus subsistemas para cualquier cambio organizacional que debamos realizar en cualquier organización. Se adjunta una representación power point del sistema empresarial para facilitar su comprensión.

Descarga sistema_subsistemas

En lo que respecta a la organización en cuanto a estructura, hay que considerar que de la misma manera en que es muy difícil que dos humanos sean completamente iguales, lo mismo sucede en las empresas. Una empresa no necesariamente se parece a otra aunque estén enmarcadas en el mismo sector y empleen igual tecnología de producción e incluso similar estructura productiva. Siempre existirán factores diferenciadores, no solo en el orden técnico-productivo, sino también en el orden social en cuanto a composición de la fuerza de trabajo, nivel de pertenencia y motivación, nivel de calificación, relación con los directivos, etc. De igual modo pueden existir diferencias de índole cuantitativas, respecto a número de trabajadores, nivel de venta, utilidad, estructura de los activos, cuota de mercado, entre otros.

Estas y otras diferencias determinan que a pesar de existir principios básicos para definir la estructura organizativa de las empresas, así como estructuras típicas, la estructura de dirección, de cargos, de funciones y la estructura por áreas, departamentos, divisiones, gerencias, etc, estarán en dependencia de las características, complejidad y condiciones de cada empresa.

2.-Desarrollo y definición de la estructura organizativa.-

La estructura organizativa no es la organización, es solamente un instrumento a través del cual la misma puede realizar sus objetivos.

La estructura no nace espontáneamente, sino que se crea por la dirección, siguiendo un proceso lógico. Tal proceso lleva a definir las actividades a desarrollar para lograr los objetivos, las personas que deben realizarlas, los recursos y los medios a emplear, las relaciones entre las personas, puestos de trabajo y unidades de la organización, los sistemas y los procedimientos para el mejor desarrollo de las actividades y el mejor empleo de los recursos.
Dentro de este proceso, la primera fase consiste en subdividir en una serie de tareas(conjunto de operaciones manuales y mentales desarrolladas por una persona) todo el trabajo necesario para alcanzar los objetivos de la empresa. Las tareas se agrupan luego en puestos de trabajo ( conjunto de tareas desarrolladas por una persona ), y éstos a su vez en unidades. Por último, para cada persona, puesto de trabajo y unidad, se piensan los lazos y conexiones con las restantes partes de la estructura. El resultado de este proceso es la estructura organizativa . La red de relaciones no se limita a las que existan entre individuos y entre grupos, sino que comprende los procedimientos, los sistemas , los flujos de trabajo y los procesos de decisión.
La estructura organizativa se define, por tanto, como esquema formal de relaciones, comunicaciones, procesos de decisión, procedimientos y sistemas dentro de un conjunto de personas, unidades, factores materiales y funciones con vistas a la consecución de los objetivos.
Se han elaborado muchas y diferentes definiciones de organización, pero todas tienen ciertos elementos esenciales o fundamentales. El comportamiento de las organizaciones se orienta hacia ciertas metas que los miembros del grupo conocen de alguna manera. Las organizaciones utilizan conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas. La organización implica actividades estructurales e integradas; es decir, individuos que trabajan juntos o cooperan en relaciones de interdependencia. La noción de interrelación supone un sistema social. Por ello, se puede afirmar que las organizaciones consisten en:

  • arreglos orientados a una meta, individuos con un propósito;
  • sistemas psicosociales, individuos que trabajan en grupos;
  • sistemas tecnológicos, individuos que utilizan conocimientos y técnicas;
  •  una integración de actividades estructuradas, individuos que trabajan juntos en relaciones estructuradas.

La estructura organizativa no surge por azar. Lo que la determina y configura es una necesidad de adaptación a las situaciones concretas de la organización, expresadas en términos de recursos humanos y materiales de necesidades técnicas, económicas y sociales de objetivos.

Según tales situaciones , la estructura se configura de una forma u otra.
Para comprender plenamente el porque de una estructura organizativa, el mejor camino es seguirla en la dinámica de su desarrollo, comprobando su evolución histórica en relación con las circunstancias del momento.
Normalmente la estructura comienza en embrión, como una célula, alrededor del núcleo central(dirección), con las funciones principales , que se van desarrollando paulatinamente a medida que la actividad empresarial aumenta, debiendo posteriormente generar funciones auxiliares y dependientes de las principales, debido a la expansión y complicación de la actividad. Como ejemplo de estructura en embrión podemos considerar la formada por las funciones de Dirección, Administración, Recursos Humanos, Comercial, Compras y Operaciones.
Las crecientes necesidades de coordinación entre las distintas partes del sistema que se va constituyendo llevan, como desarrollo lógico, a la creación primero de uno y después de varios niveles de posiciones intermedias, entre el supremo órgano directivo y los ejecutores.
Este proceso de especialización vertical es el que lleva a la subdivisión de las tareas en el ámbito del grupo, según el tipo, la naturaleza y la importancia de las decisiones a tomar y de la autoridad que implican.
Al mismo tiempo, el aumento de las dimensiones de la empresa o la mayor complejidad de las actividades desarrolladas llevan a una progresiva distribución de las funciones ejecutivas entre un numero creciente de puestos de trabajo y de unidades (especialización horizontal).

La estructura, por consiguiente, viene a tomar la forma de una pirámide, en la que en la base se encuentran los puestos de trabajo meramente ejecutivos; subiendo, por el contrario, las funciones ejecutivas que van reduciéndose en cada nivel a medida que se amplían las funciones directivas.
Se suelen distinguir, los órganos que participan de las funciones directivas en los distintos niveles, en tres grupos fundamentalmente, a saber:
1.-Alta Dirección : es la dirección de la empresa que puede diferenciarse en tres ramas, a saber:
a)La alta dirección en sentido estricto : Consejo de Administración, Consejo Delegado, Presidente, etc.
b)La dirección general: Que dirige la empresa dentro de los limites de los objetivos y políticas fijadas por la dirección.
c)La dirección de decisión : Con funciones directivas equivalentes a las del director general , pero reducidas al ámbito                                           de la división, sector, departamento , y dentro de los limites y autoridad fijados por la dirección general.
2.- Dirección Intermedia : Corresponde a la dirección de los servicios y departamentos directivos.
3.- Dirección Ejecutiva : Se refiere a la dirección de los servicios y departamentos subalternos.
Seguidamente se incluye una representación power point de la estructura piramidal expuesta:

Descarga estructura_piramidal

3.-Configuración básica organizativa.-

El concepto genérico de estructura organizativa ha recibido diferentes definiciones, aunque prácticamente todas ellas convergen en considerarla como una red de comunicación o como un conjunto de relaciones.
Para M.Mintzberg, la estructura se compone de cinco partes, unidas entre si mediante distintos flujos: de autoridad, de material de trabajo, de información y de procesos de decisión. Estas redes o sistemas de comunicación o de relaciones, integran tres aspectos estructurales, a saber:
a) Una estructura funcional o conjunto de tareas, actividades y procesos diferenciados, para lograr los objetivos de la organizacional.
b)Una estructura de autoridad, que ordena un conjunto de niveles jerárquicos y permite actuar a las personas bajo unos criterios de responsabilidad y de control de sus tareas.
c)Una estructura de decisión, por la que cada miembro, según su función y autoridad reconocida, y gracias a la información recibida, puede adoptar las decisiones mas adecuadas ( racionales y eficientes).
A medida que la organización crece y va adoptando divisiones de trabajo mas complejas, entre sus operarios aumenta la necesidad de una supervisión directa, necesitándose de un directivo para ayudar a coordinar el trabajo en su conjunto. Según va evolucionando este proceso, la organización empieza a inclinarse en mayor medida por la normalizacion, como medio de coordinación del trabajo en sus operarios. La responsabilidad de gran parte de esta normalizacion recae sobre un tercer grupo compuesto de analistas , por ejemplo: de estudios del trabajo, de control de calidad, planificadores de la producción, etc.
La introducción de estos analistas trae consigo un segundo tipo de división administrativa del trabajo entre los que lo realizan y los que lo normalizan. El analista “ institucionaliza” el trabajo directivo. Tenemos una organización que consiste en un núcleo de operarios, que realizan el trabajo fundamental de producción de servicios y productos, y un componente administrativo de directivos analistas que se responsabilizan parcialmente de la coordinación de su trabajo.
Esto nos conduce a la representación conceptual de la organización por medio de la imagen representativa de las cinco partes fundamentales de la organización, desarrollada por el mencionado Mintzberg.

Se adjunta su representación power point, la cual llamo E.T.E.(Estructura Típica Eficaz) , por su silueta similar a la fisiología del extraterrestre fílmico( Extra Terrestre Ente).

Descarga estructura-ETE

En la base del esquema representado vemos el “ Núcleo de Operaciones” dentro del cual los operarios realizan el trabajo fundamental de la organización : las tareas de “ input”, proceso, “output” y apoyo directo relacionados con la producción de servicios o productos. Justo encima, vemos el componente administrativo, dividido en tres partes, a saber:
En primer lugar tenemos a los directivos, divididos a su vez en dos grupos:
–los que ocupan es estrato superior de la jerarquía constituyen, junto con su “staff” personal , el “Ápice Estratégico”
–los que se sitúan por debajo de estos, vinculando dicho ápice con el núcleo de operaciones mediante la cadena de mando,            constituyen la “ Linea Media

A su izquierda, se sitúa la Tecnoestructura, donde los analistas desarrollan su labor de normalizacion del trabajo ajeno, aplicando también sus técnicas analíticas , a fin d facilitar la adaptación de la organización a su entorno,
Por ultimo, añadimos un quinto grupo, el “Staff” de Apoyo”, que figura a la derecha de la linea media, y que respalda el funcionamiento del núcleo de operaciones por vía indirecta, es decir, aparte del flujo fundamental de trabajo operativo.
Tenemos , por tanto, un reducido ápice estratégico(alta dirección) conectado por una linea media( mandos intermedios9 que se ensancha hasta llegar a un amplio y achatado núcleo de operaciones(ejecutores). Estas tres partes de la organización aparecen como una secuencia ininterrumpida para indicar que suelen estar conectadas mediante una única linea de autoridad formal. La Tecnoestructura y el staff de apoyo están situados a uno y otro lado para indicar su separación de dicha linea principal de autoridad, influyendo en el núcleo de operaciones de modo indirecto.
El termino de mandos intermedios incluye, por regla general,a todos los miembros de la organización que no están situados en el ápice estratégico, ni en el núcleo de operaciones. Por tanto, los mandos intermedios abarcarían tres grupos claramente diferenciados, a saber: los directivos o jefes de linea media, los analistas y el staff de apoyo. No obstante, utilizaremos el termino “Nivel Intermedio” para describir conjuntamente los tres grupos, reservando el mando para los directivos del ápice estratégico y de la linea media.
Calificaremos de “Staff” tanto a la tecnostructura como al staff de apoyo, esto es los grupos que figuran a ambos lados del esquema este. De manera que, pertenecerán a la linea las partes centrales de la figura, los directivos que participan en el flujo de autoridad formal desde el ápice estratégico hasta el núcleo de operaciones. El Staff no se dedica primordialmente a asesorar, sino que tiene que realizar una serie de funciones y tomar determinadas decisiones aunque estas solo se relacionen de modo indirecto con las funciones del núcleo de operaciones.
Luego seguidamente expondremos la descripción de las cinco partes mencionadas, a saber:
1ª.-El núcleo de operaciones de la organización abarca a aquellos miembros (los operarios) que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de productos y servicios. Los operarios desarrollan las siguientes cuatro funciones principales:
1.Asegurar los inputs para la producción (compras, recepción)
2.Transformar los inputs en outputs ( fabricacion)
3.Distribuir los outputs(ventas,distribución)
4.Proporcionar un apoyo directo a las funciones de input, transformación y output ( mantenimiento, almacenes)
Dado que es este núcleo de operaciones lo que intentan proteger las demás partes de la organización, suele ser ahí precisamente donde la normalizacion se aplica en mayor profundidad. El núcleo de operaciones constituye el centro de toda la organización.
2ª.-El ápice estratégico abarca a todas las personas encargadas de una responsabilidad general de la organización: el director general y los demás directivos de nivel superior cuyas preocupaciones sean de carácter global, incluidos quienes les asistan directamente como secretarias, adjuntos,etc. El ápice estratégico se ocupa de que la organización cumpla efectivamente con su misión y de que satisfaga los intereses de las personas que controlan o tienen algún poder sobre la organización. Ello implica tres conjuntos de obligaciones, a saber:

  • La supervisión directa, que implica velar porque toda la organización funcione debidamente como una unidad integrada.
  • La gestión de las condiciones, en los limites de la organización. Esto es, sus relaciones con el entorno, como portavoces, negociadores, representantes,etc.
  • El desarrollo de la estrategia de la organización, buscando llevar a cabo la misión de la organización, intentando incluso, en algunos casos, cambiar dicha misión.

3ª.-La linea media es el vinculo de unión del ápice estratégico con el núcleo de operaciones mediante la cadena de directivos de la linea media, provistos de autoridad formal. Dicha cadena de mando pasa de los directivos superiores, situados justo debajo del ápice estratégico, hasta los supervisores de primera linea(por ejemplo. Los jefes de taller) , que ejercen una autoridad directa sobre los operarios, constituyendo el mecanismo de coordinación que denominamos supervisión directa.
No obstante, el directivo medio, al igual que el superior, no puede limitarse a la supervisión directa. Tiene también que gestionar una serie de condiciones en los limites, condiciones horizontales relacionadas con el entorno de su unidad, que puede abarcar otras unidades dentro de la organización total, así como otros grupos exteriores (analistas, asesores de fuera, staff de apoyo, otros directivos de la linea media).
4ª.-La tecnoestructura en la cual se sitúan los analistas, así como su personal administrativo que sirven a la organización afectando el trabajo ajeno. La tecnoestructura solo resulta efectiva cuando puede recurrir a técnicas analíticas para hacer mas efectivo el trabajo ajeno, suponiendo un compromiso implícito de cambio , de perpetuar mejoras en continuidad. La organización perfectamente estable no necesita Tecnoestructura alguna.
Los analistas que la componen estudiaran la adaptación , el cambio de la organización, en función de la evolución del entorno, y también habrá otros que estudiaran el control , la estabilización y la normalizacion de las pautas de actividad en la organización. Estos analistas de control de la Tecnoestructura sirven para afianzar la normalizacion en la organización. Lo cual reduce la necesidad de supervisión directa, capacitando al personal administrativo para ocuparse de lo que antes hacia el directivo.
Aparte de los analistas del cambio, distinguimos tres tipos de analistas de control, que corresponden a tres formas de normalizacion, a saber:
los analistas de estudios de trabajo , que normalizan los procesos de trabajo(ingenieros industriales)
los analistas de planificación y control (por ejemplo: los planificadores a largo plazo, los analistas de métodos y tiempos, etc.)
En una organización plenamente desarrollada la Tecnoestructura puede funcionar en toda la escala jerárquica. En los niveles inferiores de la empresa de fabricacion, los analistas normalizan el flujo de trabajo de operaciones programando la producción, llevando a cabo estudios de métodos y tiempos sobre el trabajo de los operarios, e instaurando sistemas de control de calidad.
En los niveles intermedios, intentan normalizar el trabajo intelectual de la organización, por ejemplo: formando a los directivos medios y realizando estudios de investigación de operaciones sobre las tareas informativas.
Al nivel del ápice estratégico, se harán cargo del diseño de sistemas de planificación estratégica y desarrollaran sistemas financieros y cuadros de mando para controlar los objetivos de las unidades principales.
Así pues, los analistas dedicaran mucho de su tiempo a la comunicación informal.
5ª.-El staff de apoyo consiste en personal que forma parte de unidades especializadas, cuya función es proporcionar un apoyo a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones. Estas unidades de apoyo son claramente distintas de la Tecnoestructura, ya que no se preocupan por la normalizacion y no pueden verse del todo como asesores, aunque a veces si lo sean, sino que tienen una serie de funciones determinadas que desempeñar. Gran parte de los servicios que ofrecen podrían adquirirse de proveedores externos, pero la organización opta por proporcionarlos ella misma( p.e. El servicio de limpieza, la cantina, el servicio de seguridad, etc.).Esto es así para reducir la incertidumbre dentro de la organizacion y controlar los propios asuntos.
Muchas veces las unidades de apoyo constituyen microorganizaciones, incluso disponiendo de su propio núcleo de operaciones ( p.e., taller de prototipos). Estas unidades toman recursos de la organización global, proporcionándole a cambio una serie de servicios concretos, funcionando siempre independientemente del núcleo de operaciones. Por ejemplo, el servicio de mantenimiento, sera un servicio directo y parte integrante del núcleo de operaciones , en cambio la cantina quedara separada de dicho núcleo como unidad de apoyo.
Las unidades de apoyo pueden hallarse en distintos niveles jerárquicos, según quienes reciban sus servicios. Normalmente, las relaciones publicas y el asesoramiento jurídico ocupan posiciones elevadas, dado que suelen servir directamente al ápice estratégico. En los niveles intermedios encontramos las unidades que se dedican a la determinación de precios, la investigación y el desarrollo, etc. En los niveles inferiores encontramos la cantina, el reparto del correo, la recepción y la oficina de pagos, por ejemplo.
En síntesis, la estructura de la organización se compone de diferentes elementos que pueden ser agrupados de la forma siguiente.
1.- Componentes principales o partes básicas , que agrupan procesos ( funciones ), actividades y tareas.
2.- Unidades organizativas o centros que desarrollan actividades diferenciadas.
3.- Relaciones formales e informales que conectan o comunican, según la naturaleza de sus papeles, a las personas y grupos que    integran la organización. Relaciones que constituyen el sistema de flujos, que a continuación estudiaremos.
Asimismo, las cinco partes principales explicativas de las funciones organizativas básicas son, en resumen y por lo expresado anteriormente :

  1. ALTA DIRECCION:Conjunto que representa el papel de la dirección general de la empresa o la función del empresario.
  2. DIRECCION INTERMEDIA: Conjunto que representa el papel de los mandos intermedios o de los ejecutivos o directivos de la linea jerárquica de la empresa.
  3. BASE OPERATIVA: Conjunto que recoge los centros operativos de la empresa y el grupo de personal ( técnicos y trabajadores ) que están directamente relacionados con la producción y venta de los bienes y servicios.
  4. TECNOESTRUCTURA: Conjunto que representa el papel de los analistas, especialistas o expertos en las distintas funciones de la dirección y de la explotación económica de la empresa.
  5. ESTRUCTURA DE APOYO: Conjunto que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logisticamente y asesoran el desarrollo de las actividades básicas y funciones directivas de la empresa.

4.-Las unidades organizativas.-

La estructura organizativa se compone de centros y unidades organizativas , que se diferencian según los papeles que desempeñan de la manera siguiente:
1.-Unidades directivas jerárquicas: Centros de autoridad y responsabilidad sobre los flujos de trabajo. Integran la alta dirección y la intermedia.
Esta escala jerárquica se compone de determinados niveles, que pueden dar lugar a formas mas o menos altas, conocidos como organización piramidal u horizontal respectivamente, según se minimice el numero de niveles jerárquicos de la estructura organizativa.
2.-Unidades de gestión funcional: Centros especializados en alguna función empresarial ( directiva o técnica) , que apoyan a los flujos de trabajo. Integran la tecnoestructura.
Las unidades de gestión funcional, siguiendo , siguiendo el símil fisiológico, son los distintos órganos del cuerpo (ETE), especializados en determinada función empresarial, tanto del sistema técnico como del sistema de dirección, unidades que constituyen la tecnoestructura. Por tanto podemos identificar dos tipos de unidades, a saber:
Unidades de gestión funcional técnica: vinculadas directamente a los procesos técnicos de la organización (p.e. Unidades de programación de la producción, de ingeniería de sistemas de control de calidad,etc.)
-– Unidades de gestión funcional administrativa: relacionadas con cualquier tipo de proceso de la organización y propias a las tareas de las funciones directivas ( p.e. Unidades de planificación estratégica, de control de la gestión, de contabilidad , de gestión del personal,etc.)
3.-Unidades de Apoyo : Centros con funciones de apoyo logístico ( mantenimiento, conservación y suministros) y de asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente. Integran la estructura de apoyo.
Las unidades de apoyo representan funciones de tipo logístico y de asesoramiento en determinadas cuestiones y actividades, tanto para unas como para otras categorías de las unidades organizativas antes comentadas. Son unidades propias de servicios distintos, que mantienen , conservan o facilitan el desempeño de los procesos de las unidades anteriores y que, en muchos casos, pueden ser controladas en el exterior y no tener representación estable en la estructura organizativa
Son unidades que solo tienen competencias en su función y no poseen autoridad respecto a las tareas o flujos de trabajo. Por ejemplo. Asesoría jurídica, relaciones publicas, investigación y desarrollo, obra social, servicios de mantenimiento,etc. Fisiologicamente , se pueden considerar como miembros artificiales para ayudar a las extremidades.
4.-Unidades operativas : Centros de actividad económica de la empresa o en donde se desarrollan las tareas o los flujos de trabajo ( plantas, fabricas, almacenes,puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la base operativa.
Las unidades operativas, comprenden la base de operaciones de la organización, es decir, donde se desarrollan las tareas y se ejecutan los distintos flujos de trabajo. Son unidades de acción que concretan la actividad económica del sistema técnico. Respecto al símil fisiológico representan las extremidades y los sistemas básicos del cuerpo humano, como el aparato digestivo y comercialización y venta , así como las transacciones financieras propias del sistema técnico, a través de una serie de plantas, fabricas, talleres , almacenes, tiendas, oficinas, etc.
Este conjunto de unidades organizativas tienen que encajar en una estructura determinada, como respuesta a los objetivos y parámetros de diseño y a las fuerzas influyentes o factores de contingencia, y se conformaran siguiendo los principios organizativos.
Durante mi vida profesional he ido realizando numerosas reestructuraciones organizativas, para finalmente haber recalado , como modelo de estructura, en una reestructuracion mas generalizada , que me reporto eficacia operativa y mejora en los flujos de comunicación. La misma he esquematizado en una representación power point que adjunto a continuación:

Descarga  reestructuracion_modelo 

A resaltar que en el esquema solo se mencionan las funciones mas señaladas , sin citar los niveles de autoridad y tareas jerárquicas de la alta dirección y linea media. Siendo importante el establecimiento de un Centro Coordinador, que aglutine todos los flujos de comunicación de manera que se tenga una información en tiempo real de la situación en la organización de que se trate.
Asimismo , es muy importante , antes de proceder a ningun cambio estructural , el tener muy presente la llamada cadena de valor ,sobre la cual ya explicamos sus variantes en el post titulado: “ La Cadena de Valor y sus aplicaciones” y que representamos con una diapositiva power point que seguidamente adjuntamos.

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El concepto de la Cadena de Valor desagrega una empresa en actividades y conjuntos de procesos encadenados que estrategicamente son fundamentales para entender y gestionar las ventajas competitivas de una organización empresarial. La cadena de valor de una empresa esta incorporada a una cadena mas amplia de actividades, ya que esta conectada con las cadenas de valor de sus clientes, proveedores y canales de distribución.

5.-Las relaciones organizativas.-

El anteriormente mencionado Mintzberg en su libro “La estructuración de las organizaciones”(1979), describió los distintos mecanismos o sistemas de coordinación de las tareas y actividades de las organizaciones. Los descompuso en cinco mecanismos de control, para explicar las formas fundamentales en que las organizaciones coordinan su trabajo. Los mismos son :
1.ADAPTACION MUTUA.-Las tareas se coordinan mediante la simple comunicación informal, tanto vertical como horizontal. En este caso, el control del trabajo corre a cargo de los que lo realizan.
2.SUPERVISION DIRECTA.- Las tareas se coordinan a través de la jerarquía , al responsabilizarse una persona del trabajo de los demás, dándoles instrucciones y controlando sus acciones.
3.NORMALIZACION DE LAS TAREAS.- Las operaciones se coordinan al especificarse y programarse el proceso de acción en cada una de las fases. Por ejemplo, las instrucciones de montaje de un mecanismo.
4.NORMALIZACION DE LAS HABILIDADES.- Las tareas se coordinan gracias a los conocimientos y preparación requerida para realizar el trabajo, especificándose el tipo de preparación necesaria.
5.NORMALIZACION DE LOS RESULTADOS.- Las tareas se coordinan a partir de la definición de lo que se quiere conseguir o de las características a lograr por el trabajo. Por ejemplo, se pueden normalizar las dimensiones del producto o del rendimiento a alcanzar. De esta manera todos los jefes de sección se comunican con el núcleo central a propósito de las normas de rendimiento, teniendo la obligación de producir determinados niveles de beneficio y de crecimiento periódicamente, aunque el modo en que lo logren corresponde a su libre criterio.
Las relaciones que integran la red de comunicación que pone en contacto las unidades y centros a través de un determinado sistema de flujos, son las que permiten que la organización desarrolle sus flujos de trabajo o lleve a cabo sus tareas u operaciones.
Estas relaciones pueden ser formales o informales como vimos en el post La organización empresarial: definiciones, organización y escuelas organizativas” ; las primeras han sido previamente definidas y las segundas se ocasionan como consecuencia de las comunicaciones interpersonales y las formas de coordinación en las tareas y en los centros de actividad. También las relaciones pueden ser de naturaleza individual o grupal.
Con respecto a su vinculación con los flujos de trabajo, las relaciones organizativas se pueden clasificar como sigue:
A) LINEALES O DE JERARQUIA :Relaciones de autoridad entre jefe y subordinado, que van configurando los distintos niveles jerárquicos de la organización. “ Linea2 por la que se desarrollan los procesos de acción o los flujos de trabajo.
B) FUNCIONALES O DE STAFF DIRECTIVO : Relaciones funcionales entre especialistas y la linea jerárquica. No tienen autoridad directa sobre la configuración d los flujos de trabajo, aunque si son responsables y controlan los objetivos de su función concreta respecto a los mismos.
C) DE APOYO Y DE SATAFF ASESOR. Relaciones de apoyo y de asesoramiento sobre la linea jerárquica, con el fin de facilitar el buen desarrollo o equilibrio de los flujos de trabajo o procesos de acción.

6.-Los flujos de trabajo.-

Tradicionalmente, se ha descrito la organización de acuerdo con un diagrama organizativo llamado organigrama. El mismo constituye una polémica representación de la estructura, dado que, mientras la mayoría de organizaciones siguen considerándolo indispensable, muchos teóricos organizativos lo rechazan por juzgarlo una descripción incompleta de lo que realmente sucede en la organización. Esto es evidente en cuanto haya de representar la llamada organización informal o las relaciones de poder y de comunicación que realmente no constan en los procedimientos , sistemas y normativas existentes en la organización.
No obstante, el organigrama no debe rechazarse, sino situarse en su contexto, puesto que nos puede indicar puntos utiles aunque oculte otros. Por tanto, aunque el organigrama no nos muestre las relaciones informales, proporciona una fiel representación de la división del trabajo, permitiéndonos ver en una rápida ojeada las posiciones existentes dentro de la organización ( niveles jerárquicos),como se agrupan estas en unidades ( departamentos) y como fluye entre ellas la autoridad formal ( linea de mando o apoyo) con su supervisión directa o indirecta. Constituye de hecho el esqueleto de la organización o flujo de autoridad formal de la misma, que estructura básicamente la organización.
Es interesante realizar una superposición del organigrama con la configuración básica de los cinco sistemas de coordinación mencionados anteriormente, de manera que se vislumbra la organización superpuesta a una red o sistema de flujos regulados., los cuales se muestran en el gráfico como una red de flujos de materiales de trabajo, de información y de procesos de decisión, ademas de las relaciones jerárquicas o de apoyo existentes en la organización, identificándose cinco flujos claramente diferenciados, cuyas representaciones solo en parte aparecen en los organigramas, aunque si se recogen en los manuales de organización de las empresas.
Seguidamente , para su comprensión, incluimos una representación power point donde se comprueba la superposición mencionada.

Descarga  superposicion_flujos

1.- Flujos de trabajo de operaciones.-
Es el que atraviesa la base o núcleo de operaciones y que aparece en forma simplificada con  flechas  en la zona inferior del gráfico, las cuales corresponden a las funciones de input, proceso y output de las operaciones de transformación, tratándose de una organización industrial o de fabricacion.
Los flujos de trabajo de operaciones abarcan los movimientos de los materiales y de la información en muchas combinaciones distintas. En las empresas de servicios el material que se transforma es la información que fluye en forma de documentos. Por ejemplo, en una empresa de seguros se reciben solicitudes que se analizan, se confeccionan pólizas y se facturan por primas que se cursan. A veces, el mismo cliente es objeto del flujo de trabajo, como sucede en una clínica o en un centro de estética o peluquería.
Este flujo regulado de trabajo del núcleo de operaciones y con sus mismas peculiaridades puede producirse en otros niveles de la jerarquía.
2.- Flujos de control regulados(Verticales).-
Serán aquellos involucrados con la información y toma de decisiones, y que regulan los flujos verticales que suben y bajan desde la base de operaciones, atravesando la cadena de autoridad.
Estos flujos verticales de control reglado aparecen como vías que suben y bajan por la linea media. El flujo ascendente es la información de “ feed-back2 o retroalimentacion, respecto al trabajo de operaciones, correspondiendo el descendente a las ordenes e instrucciones de trabajo. Ademas, hay que considerar en cada nivel jerárquico, la existencia de un rol de decisiones de los directivos medios del sistema de control.
Así tenemos que las ordenes e instrucciones van transmitiéndose en sentido descendente a partir del núcleo de alta dirección o de un puesto de linea media de mando, elaborándose a medida que van bajando de nivel jerárquico.
El sistema de control ascendente existe como sistema de información directa, que recopila y clasifica datos sobre el rendimiento a partir de la base de operaciones. A medida que la información atraviesa cada nivel de la jerarquía, se van agregando datos, hasta alcanzar finalmente el núcleo de alta dirección o estratégico, en forma de un resumen aproximado del rendimiento global de la organización,como cuadro de mando integrado de la misma.
El sistema de control regulado de la organización comprende también la definición de los tipos de decisiones que pueden tomarse en cada nivel jerárquico, lo cual representa de hecho la división vertical de la labor de toma de decisiones.
Cuando combinamos esta acción de la división vertical del trabajo de la toma de decisiones con la de los flujos regulados de información agregada, en sentido ascendente en la jerarquía y de las ordenes elaboradas en sentido descendente, descubrimos que los directivos de distintos niveles pueden interrumpir dichos flujos para tomar decisiones adecuadas para su nivel . Las ordenes que bajan de la jerarquía pueden detenerse en determinado nivel y recibir un tratamiento determinado.
Por otra parte, la información sobre excepciones o situaciones de decisiones que no pueden tratarse en un nivel determinado, va subiendo por la escala jerárquica , hasta llegar a manos de un directivo con la suficiente autoridad formal como para poder efectuar la gestión debida.
3.-Flujos de información, apoyo o staff(Horizontales).-
El tercer aspecto del sistema de control es el flujo de comunicación entre linea y staff, algo que consiste en proporcionar la información y asesoramiento del personal de apoyo a las decisiones de la linea de mando. Dichos flujos aparecen en sentido horizontal, entre directivos de linea, en medio y entre el staff de apoyo y el de análisis de la tecnoestructura en ambos lados del gráfico E.T.E. representado.
Suele ser la tecnoestructura , en especial los contables, los que diseñan y ponen en funcionamiento el sistema de información para los directivos de linea. Por otra parte, determinados grupos de staff se especializan en la recopilación de información de inteligencia para dichos directivos, es decir, información externa a la organización, proveniente del entorno.
4.-Flujos de comunicación informales.-
Estos flujos suceden tanto en sentido vertical como horizontal , de muy difícil representación, y que pueden concebirse como una serie de vías de comunicación informales, conectadas por centros neurálgicos formados por individuos situados en las encrucijadas entre distintas vías de información. Estos individuos recopilan información de distintas vías y la transmiten selectivamente a otras.
Es una realidad en cualquier organización la existencia de centros de poder carentes de reconocimiento oficial, los cuales se basan en la adaptación mutua como mecanismo de coordinación , en lugar de la supervisión directa o de la normalizacion.
Los directivos de todo tipo se inclinan mas por las vías verbales del sistema informal que por los documentos protocolarios, aparte de comunicarse muchísimo fuera de la cadena de autoridad formal, ya que, para ellos, las vías controladas formales son a menudo demasiado lentas y de escasa confianza. Ademas, la gente necesita relacionarse como seres humanos , tanto por razones de amistad como par descargar tensión.
Así tenemos que determinados especialistas del staff se encuentran en la situación de centro neuralgico de información, debido a su acceso a una amplia gama de directivos de lineas de distintos niveles jerárquicos. Otros adoptan este papel gracias a su condición de “ porteros” que controlan la entrada de importante información externa a la organización, como sucede con la recepcionista de una empresa.
Por ultimo, los propios directivos tienen una función de centro neuralgico, dado que se sitúan no solo en l flujo vertical de información, sino también en el horizontal, entre los analistas tecnologías , el satanás de apoyo, los demás directivos y las personas del exterior de la empresa.
5.- Flujos de agrupaciones de trabajo.-
Se basan en que, a menudo, la organización adopta la forma de un conjunto de agrupaciones de trabajo de exclusivos círculos prácticamente independientes , con individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su particular nivel jerárquico.
Normalmente, las personas de las organizaciones suelen trabajar en grupos exclusivos, pequeños círculos de compañeros basados en relaciones que, sobre todo en los niveles inferiores, se forman de acuerdo con la especialización funcional del flujo de trabajo, mientras que en los niveles directivos suelen abarcar distintas especialidades y funciones.
Cuando las personas trabajan en estrecha colaboración y comparten una serie de intereses comunes , se comunican extensa e informalmente entre si en grupos exclusivos. Estos grupo o agrupaciones de trabajo están ligeramente acoplados, cabiendo suponer que cada grupo informalmente se responsabiliza de una serie de decisiones determinadas dentro de la organización, produciéndose, por tanto, una gran proporción de la comunicación informal y de la toma de decisiones de la organización, en el seno de estas agrupaciones, efectuando los mencionados centros neuralgicos mucha de la comunicación entre ellas y recopilando los porteros o núcleos cognoscitivos gran parte de la información externa.
Las agrupaciones de trabajo oscilan entre lo formal y lo informal, entre grupos de trabajo que figuran como unidades claramente diferenciadas en el organigrama, y grupos constituidos de modo informal al reunirse individuos de unidades distintas para formular decisiones de cierto tipo. Por ejemplo, esto sucede cuando los investigadores , los diseñadores y los jefes de producción y de ventas tienen que planificar juntos el lanzamiento de nuevos productos, en cuyo caso, este grupo podría ser semi-formal si se nombrara oficialmente como comité permanente.
Es de esperar que la mayoría de las agrupaciones de trabajo de la base operativa correspondan al flujo de trabajo, quedando reflejada como unidades formales en el organigrama.
Paralelamente, es de esperar el encontrar en el staff de apoyo una correspondencia directa entre muchas de las unidades formales y las agrupaciones de trabajo, constituyendo cada unidad de apoyo una agrupación con un estrecho acoplamiento interno, pero ligeramente acoplada con el resto de la organización. Por ejemplo, la cantina o el departamento de relaciones publicas o el centro de atención a los clientes , proporcionan servicios concretos y dentro del a propia organización formal.
En cuanto a la tecnoestructura y a la linea media, se puede suponer que contrariamente las agrupaciones de trabajo serán menos formales, atravesando a menudo las fronteras oficiales entre distintos departamentos. Los analistas realizan su trabajo modificando el de los demás, por lo que tienen que formar agrupaciones con otros, particularmente con directivos de linea, a fin de llevar a cabo dichos cambios. Los directivos de linea , por su parte, participan en complejos conjuntos de relaciones , en realidad son agrupaciones de trabajo, no solo con los analistas, sino también con determinados miembros del staff de apoyo y con directivos de otras unidades.
Así tendremos , por ejemplo, una agrupación de nuevos productos , en la que participan analistas, miembros del staff de apoyo y directivos de marketing de linea directa, ademas de los ingenieros del departamento de investigación y desarrollo.
Otro ejemplo es la agrupación de administración de la producción, encargada de programar la producción, normalizar el trabajo de fabricacion y hacer frente a los problemas que surjan en la fabrica, abarcando a a analistas y supervisores de producción de primera linea.
Por ultimo, hay dos agrupaciones de trabajo conectadas con la alta dirección, la agrupación de finanzas, que enlaza a los altos directivos con los miembros del staff financiero, mientras que la agrupación de planificación estratégica vincula a los altos directivos con algunos miembros del consejo de dirección y con los analistas de alto nivel dentro de la tecnoestructura.

En resumen , podemos considerar un conjunto de flujos de trabajo que pueden dividirse de la siguiente forma:
1.- FLUJOS OPERATIVOS :Conjunto de tareas y actividades del sistema técnico de la organización desarrolladas básicamente en torno a la linea jerárquica y con respecto a la organización formal de la base operativa.
2.-FLUJOS DE INFORMACION Y DECISION : Conjunto de tareas y actividades del sistema de dirección, que controlan y apoyan a los procesos anteriores del sistema técnico. Estos, a su vez, se pueden subdividir en:
2.1.-Flujos de Autoridad: Conjunto de tareas de supervisión y responsabilidad de las operaciones desarrolladas y que establecen la jerarquía formal-
2.2.-Flujos de Información : Conjunto de tareas que facilitan los datos para ejercer la autoridad y la retroalimentación, pudiendo , a su vez, descomponerse en
a) Horizontales, que es el flujo de comunicación de la información y asesoramiento entre lineas de dirección y el staff de apoyo y de analistas de la tecnoestructura.
b) Verticales, que es el flujo descendente y ascendente de control regulado e información directiva , y que atraviesa todos los
niveles de la jerarquía.
2.3.- Flujos de Decisión : Conjunto de tareas para proceder a la elección económica y permitir la planificación y control de las actividades, tanto en las relaciones lineales como funcionales. Este flujo representa formalmente la división vertical de la labor de toma de decisiones y la localización de los directivos de distintos niveles que forman las decisiones pertinentes.
2.4.- Flujos de Comunicación : Conjunto de tareas que llevan a cabo las relaciones humanas o entre las personas de la organización. Estos pueden, a su vez, dividirse en:
a) Neurálgicos ,que son los flujos en sentido horizontal y vertical de forma informal y aglutinados en centros neuralgicos de información y comunicación interpersonal, interpretados por personas individuales.
b) Agrupaciones, que son los flujos entre grupos de trabajo o agrupaciones, que indican como se trabaja en equipo. Los mismos pueden ser formales o informales, según coincidan con unidades organizativas o departamentos existentes en la organización formal, o sean agrupaciones de generación espontanea, o a veces en forma de comités semiformales (“ task force”) para la realizacion de actividades o proyectos con ejecución durante un cierto periodo.

7.-Los Flujos de Valor.-

Otra perspectiva de composición de una estructura organizativa es considerar los flujos de valor, partiendo de la idea de que los flujos crean valor para el cliente. Los flujos de valor son un conjunto de actividades que de manera agrupada crean valor a un cliente interno o externo de la empresa

Ahora que el “personal” se ha convertido en “capital humano”, y las maneras diferenciales de trabajar en “capital intelectual”, podemos cometer el fallo de actuar como si la mera acumulación de este capital intangible fuera un fin en si mismo.
Claro que es importante atraer el mejor talento posible, y almacenar know-how para su uso futuro, pero lo esencial es activar estos recursos al máximo en la creación de valor. Esa activación la vamos a asociar a varios flujos.
Así tenemos que el capital intangible realiza su valor cuando se aplica a los flujos de trabajo en los procesos de creación directa o indirecta de valor añadido para clientes actuales o futuros.
Cada proceso debe ser desbrozado y ejecutado por un equipo con plena autonomía para su mejora, tratando de simplificarlo al máximo ,centrándose en la satisfacción de las necesidades de los clientes internos (otras áreas ,unidades de negocio,etc.) o externos ,utilizando las ultimas tecnologías y sistemas de información que sean adecuados.

Por tanto,se estructura la organización partiéndose de una visión de la empresa como un conjunto de flujos y acumulados de valor, en la que analizamos la aportación de los flujos en la creación de valor añadido para clientes finales, y secundariamente en la acumulación de capital intangible, que representa nuestro potencial para actuar.
Ya que estos flujos consisten en las actividades cotidianas de la organización, nuestra capacidad para reconducirlos en ‘tiempo de mercado’ marcará la diferencia entre la gestión flexible o el posible anquilosamiento debilitante. La sincronización y aceleración de estos flujos, así como su mejora continua para adaptar la empresa a los cambios en el entorno, es el fin a perseguir.
A continuación adjuntamos una representación power point del cambio de una organización por funciones a otra por flujos de valor:

Descarga  flujos_valor   

COMUNICACIÓN>>CONOCIMIENTO>>COMPETITIVIDAD

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