GESTIÓN DEL TIEMPO

1.-Introducción.-

Todos somos conscientes de la sentencia de “EL TIEMPO ES ORO”. Sin embargo, mas bien, pocos dirigentes lo tienen en cuenta al administrar su tiempo en el desempeño de su trabajo como profesionales, y, seguramente, en su propia vida particular.
Fruto de mi experiencia como consultor en programas de capacitación y procesos de coaching para líderes empresariales , he podido comprobar que la administración del tiempo es uno de los factores clave para la superación personal, y la mejora organizacional, siendo uno de los factores mas señalados a la hora de comprobar el estilo de dirección y capacidad de liderazgo de los dirigentes.
Por ello, he de recomendar encarecidamente , la dedicación prioritaria a controlar la utilización del tiempo durante la jornada laboral, ya que es importantísimo para alcanzar una eficacia y eficiencia optima como responsable en dirección..
Es indudable que de nuestra capacidad de cambiar de hábitos deriva la mejora de la administración del tiempo, siendo necesario reconocer la ecuación de que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo “Urgente” y lo “Importante”, entre el “Hoy” y el “Mañana”.
Muchas veces, priorizamos los resultados a corto plazo y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo .
Por tanto, necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo.

2.-Conceptos sobre el tiempo.-

Cada dirigente tiene un concepto diferente sobre su trabajo profesional en una escala de valores de las actividades humanas implicadas, así como sobre el rendimiento que puede lograr del desempeño de su trabajo.
Los conceptos básicos que un dirigente debe considerar para gestionar con eficacia el tiempo son:

  • Todo el empeño de un buen dirigente debe estar orientado a optimizar el empleo de su propio tiempo.
  • Así obtendrá el máximo rendimiento de la cuota fijada de tiempo de que dispone. La eficacia conseguida le conducirá al éxito profesional.
  • El uso racional del tiempo permite disminuir el esfuerzo personal y consiguiente cansancio, condiciones necesarias para una buena salud física y psíquica.

A continuación mencionaremos diversos conceptos sobre la gestión del tiempo que conviene tener muy presentes para enfocar correctamente su administración sin caer en errores de concepto que pueden distorsionar la capacidad de lograr una buena administración del tiempo del dirigente, a saber:

  1. Manejar bien el tiempo es cuestión, sobre todo, de trabajar deprisa. No, Manejar bien un recurso escaso es cuestión de rentabilizarlo empleándolo en aquello que pueda producirnos mas recursos.
  2. La mayoría de las personas pueden resolver sus problemas de tiempo trabajando más horas. No. No es cosa de trabajar más tiempo, sino de trabajar más inteligentemente. De nada sirve dedicar más tiempo si no es aumentando los resultados.
  3. Los que se concentran en trabajar eficientemente son los más eficaces. No. Es cuestión de hacer las cosas adecuadas, no simplemente de hacer algo adecuadamente.
  4. Manejar el tiempo es cosa, sobre todo, de reducir el tiempo empleado de diversas actividades No. No se trata tanto de reducir el tiempo en determinadas cosas como de invertirlo en las que, por su repercusión sobre los objetivos, interesa realizar.
  5. Hacer varias cosas a la vez garantiza un uso óptimo del tiempo. No. No se pueden hacer eficazmente, en general, varias cosas a la vez. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una sola, terminarla y abordar otra con igual concentración.
  6. Mi trabajo implica trato con gente y, como todo el mundo es importante, no puedo establecer prioridades No. Una cosa es tratar bien a todo el mundo y otra distinta dar, en lo que a tiempo se refiere, el mismo trato a un cliente importante que a otro menor.
  7. La mayoría de las personas tienen exceso de trabajo por las propias exigencias de su puesto . No. La realidad es que el tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer; y es preciso elegir.
  8. No siempre se pueden trabajar en función de prioridades. No. Siempre hay cosas más importantes que otras, por conducir más directamente a los objetivos. Y son éstas las que requieren prioridad.
  9. La mayoría de las actividades diarias no necesitan ser planificadas; y, en todo caso, la mayoría de la gente no podría hacerlo. No. La planificación es sólo una forma mejorada de previsión. La elección está entre prever o dejarse llevar. Y obviamente, siempre cabe establecer una previsión. Lo que no quiere decir que esa previsión deba ser respetada ciegamente si más tarde surge una actividad alternativa de mayor interés.
  10. De ordinario, solemos saber en qué empleamos nuestro tiempo y cuáles son las causas que hacen que lo perdamos a veces. No. Es raro encontrar a personas que tienen una conciencia medianamente precisa de en qué han empleado su tiempo o de las causas que le ha hecho no utilizarlo según su propio criterio.
  11. Los individuos más atareados y activos son los que obtienen los mejores resultados. No. La eficacia puede hacer obtener mejores resultados que el trabajo duro. Es evidente que, a igualdad de eficacia, una mayor actividad produce mejores resultados. Pero una gran actividad, por si misma no garantiza nada.
  12. La simplificación de las funciones directivas es una buena manera de ahorrar tiempo No. El tiempo es ahorrado en estas funciones se compensará sobradamente con él que se perderá sin duda los problemas surgidos como consecuencia ce una mala dirección.
  13. El intento de controlar el tiempo lleva a perder muchas oportunidades inesperadas pero interesantes. No. Una oportunidad no prevista pero interesante debe ser siempre atendida. Lo importante es hacerlo de modo deliberado, y no compulsivamente.
  14. Manejar bien el tiempo supone trabajar como un robot. No. La libertad, característica que nos distingue de las máquinas, se preserva, precisamente, con la elección deliberada del empleo de nuestro tiempo. Y no, dejándonos arrastrar las circunstancias.
  15. La personas de mayor responsabilidad deben trabajar más tiempo para dar ejemplo. No. La responsabilidad, la dificultad o la calidad del trabajo no tiene porqué manifestarse en mayor cantidad de horas trabajadas.
  16. Mi responsabilidad me exige estar siempre disponible para quien me necesite. No. La responsabilidad y la disponibilidad son dos conceptos independientes. Tampoco se puede estar disponible simultáneamente para más de una persona.
  17. Probablemente, la calidad de las decisiones se podría mejorar tomándolas con más tiempo. No. Una vez recogida la información suficiente, cuanto más tiempo se deje pasar, menos eficaz resultará la decisión. Nunca se dispondrá, por otra parte, de toda información que se querría tener.
  18. La gente de más nivel jerárquico puede tomar, habitualmente, mejores decisiones. No. A mayor jerarquía mejora, habitualmente, la visión de conjunto. Pero se pierde información de detalle. Se está más lejos del problema y la información puede perder calidad.
  19. Delegando se libera un montón de tiempo, lo que permite aliviar responsabilidades. No. La delegación debe suponer, a plazos medios y largo, un importante ahorro de tiempo. Pero no alivia las responsabilidades, que se mantienen íntegramente, sin perjuicio de que también las asuma íntegramente la persona a quien se delega.
  20. Hacerlo uno mismo permite ahorrar tiempo. En otras palabras, sigue siendo un buen consejo “si lo quieres bien hecho, hazlo tú mismo”. No. Dirigir no es hacer las cosas uno mismo sino conseguir resultados a través de un equipo. Cada uno tiene capacidad y habilidades distintas y limitadas. Si no desarrollan y se capacitan los subordinados, se está hipotecando la capacidad del equipo de obtener resultados importantes. Por otra parte, mienta más cosas hace uno mismo, menos hará el equipo, que acabará atrofiado, sin asumir responsabilidades nuevas, sin motivarse y sin implicarse seriamente en una tarea común.

3.- Tiempo comprimido.-

Desde la limitación e inestabilidad del tiempo disponible es prácticamente imposible abarcar todo el conjunto de actividades involucradas en la dirección de organizaciones empresariales.
El desarrollo de la vida en nuestra época de cambio exponencial ha introducido en nuestra vida profesional un nuevo concepto: el de prisa en el trabajo. La prisa produce en los dirigentes tensiones distorsionadoras de la personalidad y puede llegar a producir una depresión que en sus ultimas consecuencias desemboca en el “surmenage” típico del hombre de empresa.
Por tanto, es vital aumentar el rendimiento del dirigente disminuyendo el propio esfuerzo, mediante un mejor aprovechamiento del tiempo.
El tiempo se ha comprimido con el paso de los años, debido a los cambios drásticos que suceden en nuestra época, especialmente respecto al desarrollo demográfico acaecido, doblándose el numero de habitantes del planeta en solo el transcurso de 30 años, cuando antes se necesitaban siglos y , también, respecto al desarrollo tecnológico de manera que el conocimiento de la humanidad requiere hoy en día escasamente 5 años para doblegarse gracias a los avances en la comunicación y su capacidad catalizadora del conocimiento.
Este fenómeno del tiempo comprimido es evidente en nuestra vida cotidiana y profesional. No tenemos tiempo. No podemos desarrollar muchas actividades que desearíamos realizar, por falta de tiempo suficiente.
El trabajo representa la mayor dedicación del tiempo consciente de nuestra existencia. Por ello, vale la pena que nos detengamos para estudiar su mejor aprovechamiento enfocando nuestro análisis en conocernos a nosotros mismos para sacar el máximo provecho del tiempo disponible.
Ganar tiempo es mas importante, para los dirigentes y sus empresas, que ganar dinero. El tiempo es un recurso mas critico que el dinero en el mundo de los negocios.
La eficiencia consiste en “hacer más en menos tiempo”. Pero el supuesto subyacente es que la “cantidad” y la “velocidad” son lo mejor. Existe una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto.
La idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás, pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar.
La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición secuencial del tiempo chronos.
Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo.

4.-Metodología.-

Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

  • Identificar metas, objetivos y prioridades.
  • Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.
  • Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
  • Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
  • Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

Los principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo son :

  • Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
  • Esta comprobado y es un principio fundamental de la planificación del tiempo, que toda hora empleada en planificar eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
  • Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de la jornada laboral en planificar el día siguiente.
  • El tiempo del dirigente rara vez se utiliza exactamente como el lo planifica. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
  • Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planificados, más que por la pura casualidad.
  • El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los dirigentes deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
  • El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los dirigentes, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
  • Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
  • No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
  • El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
  • Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
  • Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
  • Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
  • El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
  • El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Las características de un emprendedor que administran eficientemente el tiempo son :

  • Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
  • Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
  • Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
  • Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
  • Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
  • Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
  • Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planificados.
  • Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es una habilidad, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

El método CAPAz.-Por mi parte recomiendo una metodología que he llamado “C.A.P.A.z” con la cual se puede alcanzar un buen grado de administración del tiempo que ayude a que el dirigente sea CAPAZ de gestionar su tiempo con eficacia. La misma , comprende cuatro fases o etapas para su desarrollo , a saber:
1.C: CONTROL.
2.A: ANÁLISIS
3.P: PLANIFICACIÓN
4.A: ACTUALIZACIÓN
Seguidamente adjuntamos una representación power point del método CAPAz:

Descarga  metodo_CAPAz

1.-Control.-
Si deseamos optimizar el aprovechamiento de nuestro tiempo y su eficacia en nuestra vida profesional sera útil, ante todo, conocer cuales son nuestras tendencias, temperamento, carácter y hábitos. Es decir , que el autocontrol de la administración personal del tiempo es fundamental para mejorar nuestra capacidad de dirección.
Las estrategias y métodos a realizar no pretenden otra cosa que el cambio de ciertas costumbres o hábitos adquiridos con el tiempo en la vida profesional.
Es frecuente que al iniciarse en un nuevo puesto de trabajo aprovechamos mejor el tiempo que después de un año, al permanecer en el mismo  periodo durante el cual hemos ido transigiendo en aceptar como normales hechos que al principio hubiéramos rechazado.
No se puede aumentar la disponibilidad de tiempo si no es con un gran esfuerzo personal. Supondrá gran fuerza de voluntad, sobre todo al principio, hasta que, al repetir los hechos, estos constituyan un habito en cuyo momento ya no nos costara esfuerzo alguno.

2.-Análisis.-

Adjuntamos una representación power point en que se indican doce presuntas causas de la pérdida de  tiempo y las soluciones para solventarlos a saber:

  • 1.Falta de planificación
  • 2.Exceso de papeleo
  • 3.Escritorio sobrecargado
  • 4.Rutina y asuntos triviales
  • 5.Querer abarcar demasiado
  • 6.Exceso de interrupciones
  • 7.Visitantes inoportunos
  • 8.El teléfono
  • 9.Las reuniones
  • 10.Las visitas
  • 11.La indecisión
  • 12.Dejar las cosas para otro día

Descarga causas_tiempo ( 3 hojas)

Los elementos malgastadores de tiempo se deben a las razones que originan la malversación del tiempo, a saber:
De los demás.-

  • Retrasos y bajo rendimiento en las comunicaciones
  • Falta de preparación de los asistentes a las reuniones.
  • Interrupciones de colaboradores, jefes, subordinados y visitas.
  • Llamadas telefónicas internas y del exterior.
  • Errores de colaboradores y subalternos.
  • Exceso de burocracia.
  • Retrasos en los desplazamientos.
  • Falta de interés del personal.
  • Interrupciones de los superiores jerárquicamente.

De uno mismo.-

  • Falta de organización en mi trabajo.
  • Falta de prioridades en resolver mis asuntos.
  • Falta de delegación en mis colaboradores.
  • Exceso de optimismo en la apreciación de mis fuerzas.
  • Intentar abarcar un campo demasiado amplio.
  • Fallos de puntualidad y de control en mi horario.
  • Toma de decisiones precipitadas , sin estudio previo.
  • Dilación en la decisión por falta de seguridad en uno mismo.

Seguidamente adjuntamos una representación en excel de una hoja de control de malgastadores de tiempo:

Descarga  control_malgastadores 

Es muy importante realizar nuestra propia lista de malgastadores de tiempo, apoyándonos en la colaboración de nuestra secretaria y colaboradores mas cercanos.
La secretaria debe aprender a rellenar las fichas de control del tiempo del dirigente.
Una vez escrita se ordenara de mayor a menor importancia. Esto sera el primer paso para pasarnos a pensar en qué perdemos el tiempo.
Ya podremos empezar a modificar algún detalle en nuestro tiempo, considerando un inventario del tiempo, describiendo qué actividades nos roban nuestro tiempo, en qué asuntos tenemos tendencia a entretenernos y qué sistemas de obtener un mayor rendimiento tenemos descuidados y olvidados.
Veremos la gran diferencia entre la distribución teórica que creemos hacer de nuestro tiempo y la distribución real que obtendremos.
El análisis de nuestro tiempo se deberá empezar con un autocontrol diario de tareas e interrupciones para , a continuación, seguir confeccionando un diario de control y análisis del tiempo y sucesivamente un programa y control semanal, para ir realizando este control semanal, para seguir realizando este control durante un mes.
La hoja de control diario del tiempo deberá detallar los siguientes datos:

  • Horario :habitual de trabajo en frecuencia de media hora.
  • Nombre : de la persona que se controle
  • Trabajo :con un breve resumen de las tareas que se van realizando durante el día.
  • Unidades: si es posible medir las tareas ( nº de datos leídos,dictados…)
  • Tiempo: duración de cada trabajo, hallado por diferencia entre el inicio de dos tareas consecutivas.
  • Interrupciones : por parte de los colaboradores, cuyos nombres se indicaran.
  • Otras interrupciones: teléfono, visitas, salidas,…
  • Observaciones: notas sobre las interrupciones.

Se adjunta una representación en excel de una hoja de autocontrol de tareas e interrupciones:

Descarga  autocontrol_diario

A cada incorporación podemos anotar, el hecho de que ha existido, marcando una cruz en la casilla correspondiente o utilizando distintos signos según la urgencia o importancia del motivo de la interrupción .El código puede ser el siguiente.

  • 1 : Importante y urgente
  • 2 : Importante, pero no urgente.
  • 3 . Urgente, pero no importante.
  • P : Programable
  • X . Inútil.

Al acabar la jornada deberá cada dirigente hacer un repaso de su hoja de control diario.
Al termino de la semana y, aun mejor del mes, se estará en disposición de hacer un análisis de los datos recogidos, el cual comprenderá las siguientes fases:
1.Relación de actividades y tiempos.
2.Análisis de interrupciones.
3.Adaptación de estrategias y decisiones.

a)Relación de actividades y tiempos.-La hoja deberá anotar la relación de todas las tareas que realiza y citar el tiempo dedicado a cada tarea y el promedio diario.
Adjuntamos una hoja en excel como ejemplo de hoja resumen de tareas y tiempos citada.

Descarga  tareas_tiempos

Asimismo deberá hacerse una lista completa de todos los trabajos anotados en las hojas semanales y mensual, sean o no repetitivos. Se calculara el tiempo total que se ha empleado en cada una de ellos. Se ordenara por orden de mayor a menor gasto de tiempo, y, se hallara el valor porcentual que representa cada uno de ellos respecto al total de su tiempo de trabajo.
Se incluye en excel una ejemplo de hoja de lista completa de tareas y porcentajes.

Descarga  tareas_porcentajes

Probablemente saltara a la vista un exceso de dedicación a determinadas actividades y posiblemente un defecto de atención a otras. Entonces anotaremos las observaciones al respecto sin tomar, todavía, decisiones.

b) Análisis de interrupciones.– A continuación se analizaran las interrupciones anotadas en las hojas de control semanal y mensual que tengan un mismo origen y se hará una lista de los originadores de interrupciones comenzando con los mas frecuentes.
Se adjunta un ejemplo en excel de hoja con listado de originadores de interrupciones.

Descarga  lista_originadores

Seguidamente se anotara la importancia , urgencia, programabilidad y utilidad de las interrupciones, haciéndose un resumen de los datos recogidos, con lo que se encontrara gran cantidad de interrupciones inútiles y programables.

c) Adopción de estrategias y decisiones.– Seguidamente, se adoptaran unas estrategias y decisiones , para lo cual se realizaran las estrategias siguientes, hablando con los colaboradores y secretaria, estableciendo un sistema de faltas o cribado de llamadas del exterior, con el fin de reducir las interrupciones y delegar tareas.
Como ejemplo de aplicación del control de tiempos y planificación de tareas, se adjuntan dos hojas en excel que recopilan el trabajo realizado hace unos años para controlar los tiempos de los trabajos desempeñados diariamente por el personal administrativo en una empresa, y así poder establecer una nueva distribución de sus tareas durante la semana, logrando con el mismo personal ser mas eficaces.

Descarga  estudio_tareas
Descarga  plan_tareas

3.-Planificación.-
En síntesis el tiempo del dirigente vendrá ordenado según una Jerarquización del trabajo y el establecimiento de prioridades.
El secreto de una buena planificación del tiempo estriba en conjugar adecuadamente los dos términos del binomio: urgencia-importancia, que a veces se nos presenta un tanto confuso.
La planificación de nuestro tiempo esta en función de la Jerarquización de los trabajos según su importancia y urgencia, lo que permite establecer una escala de priorizacion.
La planificación reduce el tiempo de ejecución. El tiempo dedicado a pensar en cómo se desarrollara un trabajo no es tiempo perdido.
A continuación adjuntamos una representación power point , donde se ve la importancia de la planificación para gestionar bien el tiempo.:

Descarga importancia_planificar

Toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos a los que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. El equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
Se confunden frecuentemente, los términos urgencia e importancia. Un trabajo puede ser muy urgente y debe ser hecho por alguien inmediatamente y no ser importante. Los trabajos muy importantes para un dirigente ejecutivo acostumbran no ser los mas urgentes.
Una ordenación y planificación del trabajo traerá como consecuencia una reducción del numero de urgencias, pero no su eliminación total. Para establecer unas estrategias adecuadas que nos protejan de los efectos negativos de las urgencias se deberá conocer el origen de las urgencias, que podrán estar generada por los tres orígenes siguientes.

  • Unas estar generadas por nosotros mismos individualmente. Se deberán a nuestra falta de previsión o de errores de nuestro plan de administración del tiempo. En este caso , la única estrategia a seguir es mejorar constantemente nuestros métodos de planificación del trabajo con una correcta asignación de prioridades. Si , en cambio, nos las generamos nosotros mismos de manera inconsciente, al resolver los asuntos con rapidez, bajo presión, precipitadamente,Entonces hay que analizar, honradamente, nuestros hábitos de trabajo, haciendo un esfuerzo por crear otros hábitos mas adecuados.
  • Otras por nuestros colaboradores . Existen dos fenómenos frecuentes que son causa de este tipo de urgencias, a saber:
    • el rebote de los problemas. En este caso nos referimos a lo que acostumbra suceder en que los directivos procuran eludir responsabilidades pasando los mismos a su inmediato superior. El directivo no debe caer en la trampa exigiendo a su subordinado o colaborador que se responsabilice del asunto. También es una buena solución solicitar siempre al colaborador la presentación de por lo menos una resolución al problema.
    • el bloqueo de los asuntos. Ahora nos referimos al hecho de que cuando en algún departamento se ha producido un fallo, error o desviación importante, suele suceder que el responsable trate de retener el asunto, pensando que puede enderezar la situación antes de que su jefe se entere. En este caso conviene revisar los sistemas de comunicación e informacion para evitar ser engañados.
  • Otras pueden provenir del entorno exterior de la empresa. Es necesario tener presentes por medio de una lista a los trabajos provocados por interrupciones desde el exterior, a pesar de haber establecido filtros de llamadas telefónicas y para las visitas, con la colaboración de la secretaria que deberá hacer la correspondiente criba. El resto de interrupciones tal vez pueda arreglarse por medio de la delegación . Nunca vendrá mal reservar una buena cantidad de tiempo libre(un 20%) en nuestro horario para atender las urgencias que no sean delegables.

En nuestra condición de dirigentes de empresa, la solución al aumento del trabajo, no es el aumento de nuestras horas de dedicación al mismo, porque el tiempo es inelástico y no dará para mas, mientras que el trabajo es elástico y seguirá creciendo. La solución es saber discernir entre:

  • lo que debemos hacer
  • lo que no debemos hacer personalmente

Realmente no es fácil llegar a una jerarquización de nuestros trabajos para determinar las correspondientes prioridades.
Si aplicamos el principio de Pareto o ley del 20/80 al trabajo de dirigente podemos afirmar que aproximadamente el 20% de nuestros esfuerzos y trabajos producen el 80% de los resultados o beneficios y que el resto del 80% solo son trabajos triviales-

Seguidamente adjuntamos una representación power point del diagrama o ley de Pareto.

Descarga  Pareto_ABC ( 2 hojas )

El dirigente inteligente no debe dejar uno solo de los trabajos realmente productivos, pero no debe caer en el vicio de trabajar personalmente los asuntos triviales o de escaso rendimiento practico y que le ocupan el 80% de su tiempo.
Basándose en el principio de Pareto , se puede confeccionar una curva , también llamada ABC, que se aplica al tiempo empleado en obtener unos resultados eficaces del trabajo de los dirigentes.

  • En la zona A es donde con un 20% de nuestro tiempo obtendremos el 80% de los resultados. Esta es el area de los resultados clave, donde debemos concentrar nuestros esfuerzos.
  • La zona B es la de interés medio
  • la zona C, que nos ocupa una gran cantidad de tiempo, es la zona de los asuntos triviales.

Asimismo se puede representar una curva que relacione el valor de los trabajos realizados comparando la importancia de la tarea con el tiempo empleado en su ejecución. Adjuntamos una representación power point con esta curva:

Descarga desastre_perfeccion  

La matriz de administración del tiempo .-Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego desarrollar el modelo propuesto.

  • Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
  •  Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
  • Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos , reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía.
  •  Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

Seguidamente adjuntamos una representación power point de esta matriz de la administración del tiempo.

Descarga matriz_tiempo  (2 hojas)

Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a resolver problemas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos dirigir en circunstancias tranquilas . Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante. Es primordial, ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente. Es decir que : “ Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante.“
Uno de los mayores malgastadores de tiempo son las reuniones, debiéndose normalmente a un inadecuado uso de ellas. En este caso el factor mas importante , en cuanto al aprovechamiento del tiempo, es el propio director de la reunión, ya que debe haber preparado cuidadosamente la misma, habiendo estudiado los temas, e incluso las posibles alternativas que puedan presentarse, así como las posibles soluciones a los problemas que se puedan derivar del tema en cuestión, junto a tener bien calculada las respuestas a todas las previsibles preguntas que pueda prever.
Por mi experiencia , es muy recomendable establecer una planificación del día y hora, fijando la duración de la reunión, participantes, local,, documentos y representaciones o esquemas a presentar y un orden del día normalizado.
Ajunto un ejemplo de metodología establecida para reuniones de coordinación

Descarga  metodología_reunión

La distribución del tiempo entre actividades directivas y operativas se puede representar en un esquema power point , que adjunto, donde se observan diferentes porcentajes del tiempo a la acción y a la dirección, según sea el nivel jerárquico del dirigente, el cual debe disminuir su dedicación a “ hacer trabajos”, a medida que esta situado en una mas alta posición en la organización, aumentando su dedicación a “ mandar hacer los trabajos” a otros.

Descarga  tiempo_jerarquia

Una forma totalmente aceptable para restringir las perdidas de tiempo, reside en delegar una buena parte de nuestro trabajo a nuestros colaboradores.
La delegación es conferir a un subordinado el encargo de realizacion de un trabajo marcándole unos objetivos, pero dejándole libertad en el empleo de los medios. El hecho de haber delegado una función o una tarea, con las correspondientes atribuciones para su ejecución, no exime al delegante de su responsabilidad sobre la misma. Delegar autoridad no es ceder responsabilidad..
Por tanto, para delegar correctamente debemos asegurarnos e la cualificación y capacidades del subordinado para asumir el trabajo a delegar, viendo si su formación es suficiente para desempeñar con éxito las tareas asignadas.

4.-Actualización.-

Esta ultima fase del método CAPAz es vital para mantener con eficacia la utilización del tiempo en el desempeño del trabajo de un dirigente en una organización empresarial.
Se trata de revisar por lo menos una vez al año , la utilización de nuestro tiempo con la ayuda de los correspondientes controles y participación de la secretaria y los colaboradores mas inmediatos o cercanos.

Seguidamente por medio de una representación power point describimos el proceso , con sus pasos o fases , que nos parecen mas adecuado para mejorar la gestión del tiempo de un dirigente:

Descarga  mejora _tiempo

Como recomendación para mantener actualizado nuestra administración del tiempo durante nuestra jornada laboral , les sugiero la lectura del articulo de mi blog, titulado :  Grupo nº 7.-Ideas útiles para mejorar la dirección empresarial “ Párrafo nº 32.-
< La administración del tiempo, es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.
Particularmente, siempre ha sido vital el control de la distribución del tiempo, buscando ser mas eficaz y eficiente en mi trabajo. Para ello, utilizo los siguientes pasos:
1.Realizar , con ayuda de la secretaria u otro colaborador, un análisis de la distribución de mi tiempo durante una semana completa. Este análisis se debe hacer, por lo menos una vez al año, siendo primordial ejecutarlo a los tres meses de la incorporación a un nuevo puesto de trabajo.
2.Disponer de una planificación a medio y largo plazo, fijando en nuestro horario las fases mas rutinarias e imprescindibles, como: dirección itinerante, firmas, descanso, reuniones, entrevistas evaluacion, y tiempo para pensar.
3.Disponer siempre de una lista de las actividades de una semana completa.
4.Disponer siempre, realizada a ultima hora del día anterior, la lista de los trabajos a realizar en el día, desglosados en rutinarios, urgentes , necesarios y posibles.
5.Utilizar los últimos minutos de trabajo, en planear el día siguiente.
6.Procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
7.Ejecutar lo primero aquellos trabajos que sean mas incómodos , dejando para el final los mas gustosos, siempre que sea posible.
8.Blindar un tiempo a poder ser de una hora para centrarse en pensar sin ser molestado.
9.Ignorar aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos.
10.Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales son delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
11.Las actividades similares se agrupan para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones .
12.Ocuparse del seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. >

Como podéis comprobar, se trata de un compendio de rutinas que he ido aplicando y mejorando durante el transcurso de mi vida profesional, y que sirvieron perfectamente para conseguir ser eficaz y eficiente en el desempeño de mi trabajo como dirigente, consultor y coacher de empresas.

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